Digitale Prozessoptimierung in der Steuerberatung: Wie 8P interne Abläufe modernisiert

Vom internationalen Vertrieb in die Kanzlei

Dass Daniela Sahm heute interne Kanzleiprozesse verantwortet, war nicht geplant. Sie startete im internationalen Vertrieb – unter anderem in der Brauerei-Branche – und stieß dort auf ihr heutiges Fachgebiet: die Umsatzsteuer. „Umsatzsteuer verbindet Einkauf, Vertrieb und Buchhaltung. Sie ist die ideale Prozesssteuer“, sagt sie rückblickend. Über eine Empfehlung kam sie zur Steuerberatung – mit viel Lust auf Ganzheitlichkeit, aber wenig Vorwissen.

Der Schlüsselmoment: Zwei Ordner auf dem Schreibtisch

Als sie 2020 bei 8P begann, wurde ihr zunächst klassische Deklarationsarbeit zugeteilt – bis der Moment kam, der für sie alles veränderte. „Mir wurden zwei Ordner auf den Tisch gestellt – und keiner wusste so recht, wie wir jetzt arbeiten sollten.“ Sahm kannte bereits digitale Arbeitsweisen aus ihrer früheren Kanzlei. Für sie war klar: Das geht besser.

Mit Corona kam zusätzlicher Veränderungsdruck – und die Chance, Dinge neu zu denken. Gemeinsam mit einem Kollegen aus der IT gründete sie ein Digitalisierungsteam. Er sprach „Tech“, sie „Fach“ – zusammen wurden sie zu internen Übersetzern zwischen Software und Kanzleialltag.

Struktur statt Feuerwehraktionen

„Am Anfang waren wir wie die Feuerwehr. Überall Einzelfälle, überall Ad-hoc-Lösungen.“ Schnell war klar: Eine sinnvolle digitale Prozessoptimierung in der Steuerberatung braucht Struktur. Es folgten regelmäßige Meetings mit Vertretern der Geschäftsleitung, strategische Zielsetzungen und die Einführung eines „Engagementprozesses“ für neue Mandate. Heute werden Mandatsanfragen über standardisierte Fragebögen aufgenommen, direkt in DATEV überführt und über ein zentrales Übertragungsteam organisiert.

„Wir wollten nicht nur Technik, wir wollten Verantwortung klären – und Abläufe entlasten“, sagt Sahm. Dass dieser Wandel nicht nur organisatorisch, sondern auch kulturell gedacht werden musste, wurde spätestens im Onboarding-Prozess deutlich.

Wissen bündeln, Menschen mitnehmen

Ein zentraler Erfolgsfaktor: die Schulung und Einbindung der Mitarbeitenden. „Gerade in einer großen Kanzlei mit vielen Standorten war das Know-how sehr verteilt.“ Die Lösung: Eine interne Schulungsplattform, hybride Formate, und eine zentrale Wissensdatenbank, in der alle relevanten Inhalte auffindbar sind.
Ziel war es, die digitale Prozessoptimierung in der Steuerberatung nicht nur als Top-down-Projekt zu denken, sondern mit den Menschen gemeinsam.

„Wir arbeiten mit freiwilligen Kompetenzteams, setzen auf Erklärungen statt Vorgaben – und lassen Raum für Mitgestaltung.“

Mit Klaus zur Akzeptanz: KI als Kollege

Ein kreativer Moment zeigt, wie wichtig Kommunikation ist: Bei der Einführung des DATEV Automatisierungsservice Rechnungswesen stießen Sahm und ihr Team auf Skepsis. Die Lösung: Sie stellten die KI als neuen Kollegen „Klaus“ vor – inklusive Geburtsdatum und Rolle. „Klaus ist wie ein Azubi. Er kann schon viel, aber nicht alles. Und wir schauen gemeinsam, was er braucht.“ Die Personifizierung half: Akzeptanz und Nutzung stiegen deutlich.

Parallel wurde eine eigene KI-Richtlinie aufgesetzt, Zugänge bereitgestellt und erste interne Anwendungsbeispiele gesammelt. „Gerade kleine repetitive Aufgaben können mit KI entlastet werden – aber es braucht Raum zum Ausprobieren.“

Technik ist das Werkzeug, nicht das Ziel

Sahm betont: Die Technik ist wichtig, aber nicht das Zentrum der Veränderung. „Ein schlechter Prozess wird digital nicht besser.“ Deshalb legt das Team bei 8P großen Wert auf Prozessaufnahme, Priorisierung und laufende Anpassung.
Beispielhaft zeigt sich das auch bei der Digitalisierung des Bescheidversands: Statt nur neue Tools einzuführen, wird gemeinsam mit den Mandant:innen abgefragt, wie der neue Weg aussehen soll – und warum er Vorteile bringt.

Neue Rollen – neue Verantwortung

In der Anfangsphase haderte Daniela Sahm mit ihrer Rolle. „Ich bin doch eigentlich Steuerberaterin – was mache ich da eigentlich den ganzen Tag?“ Heute sieht sie es klarer: „Ich bin nicht die Umsatzerzielerin, ich bin die Kostenreduziererin.“ Wenn Prozesse besser laufen, bleibt mehr Zeit für Qualität – und weniger Stress im Alltag.

Entsprechend wichtig ist die interne Kommunikation. „Viele wussten nicht, dass ich für Prozesse und Umsatzsteuer zuständig bin. Gerade neue Kolleg:innen müssen wissen, wer wofür Ansprechpartner:in ist.“ Das Team arbeitet deshalb auch an organisatorischer Klarheit – mit festen Zuständigkeiten und internen Expert:innenrollen.

Aktuelle Agenda: Signatur, Bescheidversand und Lohnprozesse

Die nächsten Schritte in der digitalen Prozessoptimierung in der Steuerberatung sind bereits definiert:

• Einführung einer einheitlichen digitalen Signaturlösung (als Ersatz für DATEV Freizeichnung Online)
• Prozessaufnahme in den Bereichen Lohn und FIBU
• digitaler Bescheidversand inkl. Stammdatenerhebung und Mandantenkommunikation

Ziel ist ein durchgängiger, konsistenter digitaler Prozess – ohne Insellösungen und ohne Überforderung der Teams.

Was wir mitnehmen können

Der Praxisbericht aus dem Siegerland zeigt: Digitale Prozessoptimierung in der Steuerberatung gelingt, wenn Menschen mitgenommen, Strukturen geschaffen und Verantwortung neu verteilt werden. Daniela Sahm bringt es auf den Punkt: „Wir brauchen Raum, um innezuhalten und nachzudenken – erst dann können wir besser arbeiten.“

Was 8P vorlebt, kann auch für kleinere Kanzleien ein Vorbild sein: Es geht nicht um Technik allein. Es geht darum, wieder Zeit zu gewinnen – für Beratung, für Qualität, für den Menschen.