Von Sven Gosda
In einer Welt, die zunehmend digitalisiert wird, hat die Art und Weise, wie wir Dokumente authentifizieren und Unterschriften leisten, eine entscheidende Wende erfahren. Gerade im Umfeld der Steuerberatung, wo eine große Menge an Dokumenten anfällt, spielt die elektronische Signatur eine immer größere Rolle. Denn sie bietet eine besonders einfache und gute Möglichkeit, Dokumente effizient und sicher zu unterschreiben. Dabei ist sie einfach anzuwenden, spart Zeit und Geld und schont Ressourcen.
Das Einsparpotential von eSignaturen erkennen:
Schauen sie sich zunächst an, wie viele Dokumente von ihren Mandant:innen unterzeichnet werden müssen und versuchen sie, eine ungefähre Gesamtanzahl pro Jahr zu ermitteln. Dann können Sie jedes Dokument mit Kosten von ca. 14 Euro veranschlagen und haben somit die Gesamtkosten für das manuelle Einholen von Unterschriften errechnet.
Was ist die elektronische Signatur?
Im Kern ist die elektronische Signatur das digitale Pendant zur traditionellen, handschriftlichen Unterschrift. Sie dient der Authentifizierung digitaler Dokumente und nutzt kryptografische Techniken, um die Identität des Unterzeichnenden zu bestätigen. Ein zentraler Aspekt dabei ist die Integrität des Dokuments: Einmal signiert, kann jede Änderung am Dokument erkannt werden, was Manipulationen verhindert.
In der EU sind elektronische Signaturen durch die eIDAS-Verordnung (910/2014) geregelt. Zusätzlich gelten in den Mitgliedsstaaten länderspezifische Regelungen, z. B. in Deutschland der § 126 BGB.
Grundsätzlich gibt es drei Stufen der elektronischen Signatur mit unterschiedlichen Sicherheitsniveaus:
- Einfache Elektronische Signatur (EES): Sie stellt die grundlegendste Form dar, ist dabei unreguliert und erfordert keine speziellen technischen Sicherheitsmaßnahmen. Sie kann z. B. eine gescannte Unterschrift oder ein per E-Mail übermittelter Name sein. Die Schriftform kann sie nicht ersetzen.
- Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES): Diese Signatur muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet werden können und jegliche nachträgliche Veränderungen des Dokuments erkennbar machen. Sie muss mit Mitteln erstellt werden, die der bzw. die Unterzeichnende unter seiner alleinigen Kontrolle hat.
- Qualifizierte Elektronische Signatur (QES): Diese Form der Signatur ist die sicherste und juristisch verbindlichste Form. Sie erfordert die Verwendung eines qualifizierten Zertifikats und die eindeutige Identifizierung des Unterzeichners bzw. der Unterzeichnerin, z. B. mittels eID oder Video-Ident. Das Zertifikat muss von einem anerkannten Vertrauensdiensteanbieter nach dem Vertrauensdienstegesetz ausgestellt werden.
Um Rechtssicherheit zu gewährleisten, muss eine elektronische Signatur die Vorgaben der eIDAS-Verordnung einhalten. Zudem soll diese ein elektronisches Zertifikat verwenden, um die Identität des Unterzeichners/der Unterzeichnerin zu überprüfen. Außerdem darf das Dokument nachweislich seit der Unterzeichnung nicht verändert worden sein.
Es ist wichtig zu beachten, dass elektronische Signaturen und digitale Unterschriften nicht immer synonym sind. Eine digitale Unterschrift kann jede Art von elektronischer Bestätigung sein, z. B. ein gescanntes Bild einer handschriftlichen Unterschrift. Eine elektronische Signatur dagegen hat immer den oben beschriebenen kryptographischen Hintergrund.
Warum ist die elektronische Signatur sicher?
Die Sicherheit elektronischer Signaturen stützt sich auf die Public-Key-Infrastruktur (PKI), welche zwei Schlüssel nutzt: einen privaten für die Signaturerstellung, der allein beim Unterzeichner bzw. bei der Unterzeichnerin bleibt, und einen öffentlichen zum Überprüfen der Signatur. Änderungen nach der Signatur werden sofort sichtbar. Hier kommen die sogenannten Trust Service Providers (TSPs) ins Spiel; sie bieten notwendige Vertrauensdienste, wie elektronische Signaturen an und sind zentral für die eIDAS-Verordnung, die ein sicheres digitales Umfeld schafft. In Deutschland unterliegen TSPs europäischen und nationalen Regelungen und der Aufsicht des BSI.
Die alte Welt des Papierkrams
Die traditionelle Methode der Unterschrift ist nicht nur umständlich, sondern auch kostspielig und umweltschädlich. Das Drucken, Versenden und Empfangen per Post, sowie das Aufbewahren und Einscannen von Papierdokumenten, verbraucht wertvolle Ressourcen und Zeit, ganz zu schweigen von den Kosten für Papier, Drucker, Tinte, Porto und weiteren Aufwendungen. Dieser Prozess kostet eine Kanzlei mehrere tausend Euro pro Jahr und die Arbeitszeit beläuft sich auf hunderte von Stunden.
Hier ist das Einsparpotenzial durch die Nutzung elektronischer Signaturen enorm, insbesondere bei der Arbeitszeit sind Softwarelösungen deutlich im Vorteil. Das Einsparpotenzial an Zeit liegt bei ca. 80 Prozent. Das ist ein klarer Vorteil der eSignatur.
Vorteile der elektronischen Signatur
Die Vorteile der eSignatur gehen aber weit über die offensichtlichen Einsparungen von Zeit und Ressourcen hinaus und berühren zentrale Aspekte der modernen Geschäfts- und Rechtspraktiken.
- Rechtliche Anerkennung: Elektronische Signaturen haben die gleiche rechtliche Gültigkeit wie handschriftliche Unterschriften, insbesondere die QES; hier gibt es nur wenige Ausnahmen. Dies bedeutet z. B., dass Dokumente, die mit QES signiert wurden, der Beweislastumkehr unterliegen.
- Erhöhung der Transparenz und Rückverfolgbarkeit: Elektronische Signaturverfahren bieten oft eingebaute Audit-Trails, die detaillierte Informationen darüber liefern, wer ein Dokument wann und wo signiert hat. Dies ist entscheidend für die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen und kann bei der Aufklärung von Unstimmigkeiten oder bei Rechtsstreitigkeiten von unschätzbarem Wert sein.
- Unterstützung für Fernarbeit und digitale Transformation: In Zeiten, in denen Homeoffice und digitale Geschäftsprozesse immer mehr zur Norm werden, bietet die elektronische Signatur eine essenzielle Infrastruktur, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Prozesse nahtlos und sicher in die digitale Welt zu verlagern.
- Vertrauensbildung bei Mandantschaft und Partner:innen: Die Verwendung elektronischer Signaturen signalisiert ein Engagement für modernste Sicherheitspraktiken. Dies kann das Vertrauen von Mandant:innen und Geschäftspartner:innen stärken, indem es zeigt, dass das Unternehmen Wert auf die Integrität und Vertraulichkeit ihrer Daten legt. In einer Zeit, in der Datenschutz und Datensicherheit oberste Priorität haben, kann dies ein entscheidender Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit sein.
Praxisbeispiel aus einer Kanzlei
Im Alltag der Steuerberatung müssen zahllose Dokumente und Verträge verwaltet, organisiert und verarbeitet werden. Bei Zöller & Dicke, einer renommierten Steuerkanzlei, hat das Team täglich mit einer Vielzahl verschiedener Mandant:innen zu tun. Jeder und jede dieser Mandant:innen bringt einzigartige Anforderungen und Vorlagen für Steuererklärungen, Verträge und unterschiedlich formatierte Berichte mit sich.
Diese Aufgabe stellte eine enorme Herausforderung für das Team von Zöller & Dicke dar. Sie mussten Hunderte von separaten Verträgen, Steuererklärungen und anderen finanziellen Dokumenten für die diversen Mandant:innen und Dienstleistungen erstellen und verwalten.
Stimmen aus der Praxis
Mit der eSignatur konnte die Kanzlei die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse deutlich verbessern. Stefan Zöller: „Mit elektronischen Signaturen sparen wir ca. 40 Stunden Arbeit im Monat und bis zu 1.000 Euro für den Druck, Versand und Bearbeitung. Den Anteil von eSignaturen in unserer Kanzlei werden wir in Zukunft noch weiter steigern. Unser Ziel ist es, dass nahezu alle Dokumente digital unterschrieben werden. Auch die Durchlaufzeiten konnten erheblich verringert werden, was wir und unsere Mandant:innen sehr zu schätzen wissen.“
Fazit: Es lohnt sich, auch die Unterschrift in die digitale Welt zu übertragen
Die elektronische Signatur symbolisiert einen signifikanten Fortschritt in der Art und Weise, wie wir Dokumente authentifizieren und unterschreiben. Sie bieten nicht nur verbesserte Sicherheit und Effizienz, sondern tragen auch zum Umweltschutz bei. In einer sich schnell verändernden Welt ist die elektronische Signatur ein entscheidendes Werkzeug, das Unternehmen, Organisationen und Individuen dabei unterstützt, den Herausforderungen des digitalen Zeitalters gerecht zu werden.
Sven Gosda, Gründer und CEO der tegoly GmbH, hat sich auf Prozesse rund um das Thema „Digital in Microsoft Teams unterschreiben“ spezialisiert. Durch seine langjährige Erfahrung im Management und als CEO, weiß er, auf welche Details es dabei ankommt.
