Die papierlose Steuerkanzlei: Tipps für die digitale Transformation

Von Fin Glowick

Während die Digitalisierung in vielen Branchen bereits umgesetzt wurde, herrscht in der Zusammenarbeit zwischen Steuerkanzleien und ihren Mandant:innen ein deutliches Digitalisierungsgefälle: Viele Unternehmen haben ihre Arbeitsabläufe bereits modernisiert und wickeln dabei Aufgaben, wie etwa die Buchhaltung und das Belegmanagement, digital ab. In Steuerkanzleien zeigt sich jedoch ein konträres Bild – dicke Ordner voller Dokumente verstauben in den Regalen und für das Management der Mandant:innen wird auf das gute alte Adressbuch in Papierform zurückgegriffen. Selbst die anschließende Kommunikation verläuft oft noch über traditionelle Wege, zum Beispiel per Post, Telefon oder unverschlüsselt per E-Mail – was nicht DSGVO-konform ist. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dieser Beitrag verrät Ihnen, mit welchen Schritten Sie die Digitalisierung in Ihrer Kanzlei voranbringen und papierloses Arbeiten einführen können.

Neustart Steuerberatung: Von traditionell zu digital

Trotz Digitalisierungsgefälle: Der Wille zur digitalen Steuerkanzlei ist oftmals gegeben. Denn der geschickte Umgang mit digitalen Tools und die daraus resultierende Automatisierung von Routineaufgaben, wie die Datenübermittlung an eine Software, ermöglicht es Steuerberater:innen, Fehler zu reduzieren und wertvolle Zeit einzusparen. Zudem können digitalisierte Steuerkanzleien ortsunabhängig arbeiten – ein Wettbewerbsvorteil, um in Zeiten des Fachkräftemangels potenzielle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewinnen. Durch die neu gewonnene Flexibilität können Steuerkanzleien Mandant:innen im gesamten Bundesgebiet betreuen. Ein weiterer Pluspunkt ist die Transparenz: Wichtige Belege und Verträge können jederzeit im Original eingesehen und Fristen, zum Beispiel zur Abgabe von Dokumenten, nachvollziehbar kommuniziert werden.

Ein besonders wichtiger Aspekt, der für den Einzug der Digitalisierung in Steuerkanzleien spricht, ist die damit einhergehende Effizienz. Ein Cloud-Service beispielweise ermöglicht Steuerberater:innen sowie Mandant:innen, wichtige Dokumente digital und DSGVO-konform austauschen zu können. Dadurch sparen Steuerkanzleien und Mandantschaft Kosten, unter anderem für das Porto bei der Dokumentenübermittlung. Diese Lösung beinhaltet aber auch Features, wie die Verschlagwortung und die Volltextsuche, und ermöglicht so einen schnellen Zugriff auf die gewünschten Unterlagen beider Seiten. Außerdem können Mandant:innen wichtige Dokumente und Verträge schnell per digitaler Signatur unterschreiben – all das papierlos. Durch Schnittstellen können sie zudem Daten aus der Buchhaltung von der Buchhaltungssoftware in die Kanzleilösung übertragen. Und das sicher und direkt.

Strategie über Hektik: Der Masterplan für Kanzleien

Damit digitale Tools den Alltag in Kanzleien vereinfachen, müssen Steuerberater:innen diese richtig einsetzen. Die Herausforderung: Es gibt viele Tools, die beim produktiveren Arbeiten unterstützen sollen. Allerdings adressieren sie meist nur ein spezifisches Problem und sind somit keine ganzheitliche Antwort. Stand-alone-Lösungen können die digitale Umstellung behindern, da sie oft nicht mit anderen Systemen kommunizieren und entsprechende Schnittstellen fehlen. Die Software, die die Mandantschaft nutzt, kann folglich inkompatibel zum verwendeten Tool der Steuerkanzlei sein. Kein Wunder also, dass mit den Digitalisierungsbestrebungen im Vorfeld bei vielen Kanzleien Zweifel auftreten.

Umso wichtiger ist es, das Thema Digitalisierung mit Strategie anzugehen. Dabei sollten Steuerkanzleien insbesondere die folgenden drei Punkte berücksichtigen:

Die Planung zur Digitalisierung der Kanzlei sollte die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv einbeziehen, indem sie frühestmöglich über das Digitalisierungsvorhaben informiert werden. Möglicherweise möchten sie sich am Transformationsprozess beteiligen. Dies steigert die intrinsische Motivation, das Projekt voranzutreiben.
Steuerkanzleien müssen für die Umsetzung der Digitalisierung Zeit einplanen, beispielsweise für Schulungen zu dem bevorzugten Tool durch den Softwareanbieter.
Die Kanzlei sollte ihre Mandant:innen frühzeitig über den neuen digitalen Ansatz informieren und Unterstützung bei der Einführung der neuen Anwendung anbieten. Im besten Fall übernimmt der Anbieter der gewählten Software diesen Schritt.

Fazit

Für eine gelungene Etablierung eines digitalen Tools für Kanzleien ist eine strategische Vorgehensweise unerlässlich. Diese beinhaltet die Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich unter anderem anhand von Schulungen auf den Digitalisierungsprozess vorbereiten und so eine solide Basis für die kanzleiweite, digitale Transformation schaffen können. Bei der Auswahl des richtigen Tools ist Fingerspitzengefühl gefragt: Während Stand-alone-Lösungen lediglich spezifische Probleme adressieren, bieten integrierte Plattformlösungen ein optimales Umfeld für die effiziente digitale Zusammenarbeit zwischen Steuerkanzlei und Mandantschaft. Kanzleien sollten bestenfalls ein Tool wählen, das eine klare Kommunikation zwischen allen Beteiligten fördert und gleichzeitig hohe Sicherheitsstandards gewährleistet.

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