Von Patrick Nassall
Digitale Kollaborationslösungen gewinnen in der Finanzbuchhaltung immer mehr an Bedeutung. Insbesondere die anhaltende Pandemie hat ein langfristiges Umdenken sowie die Akzeptanz von digitaler Zusammenarbeit zwischen Steuerberater:innen und Mandant:innen begünstigt. So erfolgen Beratungsgespräche zunehmend am Computer oder per Telefon. Papierbelege, Zettelwirtschaft und Pendelordner hingegen sind für eine reibungslose Kollaboration weder zeitgemäß noch effizient. Große Chancen bergen digitale Prozessabläufe durch Software und Schnittstellen. Dieser Beitrag zeigt, wie Steuerkanzleien Zettelwirtschaft und Pendelordnern auf Nimmer Wiedersehen sagen und moderne Mandantenkommunikation und bessere Beratung begrüßen.
Ein alltägliches Szenario in vielen Steuerkanzleien: Mandant:innen sammeln, sortieren und kopieren zahlreiche Belege rund um Zahlungs- und Liefervorgänge, heften diese im Pendelordner ab und schicken diese ins Steuerbüro. Dort beginnt die Sortierarbeit: Belege werden erneut nach dem eigenen System strukturiert und die Daten in der Kanzleisoftware eingespeichert. Im Anschluss daran macht sich der Pendelordner wieder auf die Reise zurück zum Mandanten bzw. zur Mandantin. Dieser Prozess ist für die Finanzbuchhaltung essenziell – kostet in dieser Form aber jede Menge Aufwand, ist durch Medienbrüche und Doppeleingaben fehlerhaft und bietet keine echte Wertschöpfung. Außerdem werden besondere Potenziale verpasst, denn Auswertungen stehen für Unternehmer:innen meist erst am Ende des Monats zur Verfügung, wenn der alte Ordner abgeholt und der neue gebracht wird.
Dass diese Form der händischen Zusammenarbeit nicht sein muss, dafür sorgt die Digitalisierung. Wenn Unternehmen ihre Buchhaltung digital abwickeln, bietet dies sowohl für sie selbst als auch für Steuerkanzleien eine Vielzahl an organisatorischen und personellen Vorteilen. Daher empfehlen immer mehr Steuerberater:innen ihren Mandant:innen, durchgängig digitale Prozesse zu etablieren. Denn Online-Lösungen ermöglichen die Belegübergabe einfach per Mausklick. Alle Belege werden korrekt vorkontiert und mit Buchungsvorschlag für die Kanzleisoftware versehen. Und sowohl Mandant:innn als auch die Mitarbeitenden der Steuerkanzlei haben jederzeit Zugriff auf die vollständigen Daten.
Das Resultat für die Steuerprofis: Hohe Zeitersparnis, die mehr Beratungszeit für die Kundschaft und Freiräume für die Neukundenakquise schafft.
Erfolgreiche Zusammenarbeit durch ganzheitliche Datenkontrolle in Echtzeit
Die Arbeitsweise der Steuerberater:innen wird durch die Digitalisierung nachhaltig verändert. Dank der digitalen Prozesse entfällt das händische Einpflegen der Belege. Der inhaltliche Fokus liegt nun nicht mehr auf der Erfassung aller Daten, sondern vielmehr auf deren Überwachung und Kontrolle. Entsprechend wird die Arbeit anspruchsvoller. Durch die Einsicht in alle Geschäftsprozesse, Umsatzanzeigen und Anlagen haben Steuerkanzleien jederzeit einen allumfassenden Blick auf die Buchhaltung ihrer Mandant:innen und können diese anhand tagesaktueller Daten gezielter und effektiver unterstützen. Der Fokus liegt ab sofort auf sämtlichen Beratungstätigkeiten und Lösungsansätzen rund um die eigene Kundschaft. Dank des stetigen Datenexports in die eigene Kanzleisoftware kann frühzeitig auf Probleme hingewiesen und wertvolle Tipps gegeben werden.
Darüber hinaus fördert die Nutzung einer digitalen Buchhaltungslösung das gegenseitige Verständnis zwischen Unternehmen und Steuerkanzleien – und stärkt somit langfristig die Geschäftsbeziehung. Bislang hatten Mandant:innen keinen Einblick in den Kosten- und Zeitaufwand rund um die traditionellen Buchhaltungsprozesse. Das fehlende Verständnis für die vielschichtigen Arbeitsschritte stellte oftmals ein großes Konfliktpotenzial dar. Digitale Lösungen lagern genau diese Tätigkeiten der Finanzbuchhaltung an die Mandant:innen aus. Das hat zur Folge, dass diese intensiver in den gesamten Arbeitsprozess eingebunden werden und somit einen umfassenden Überblick über den Status Quo ihres Unternehmens erhalten.
Hilfreiche Schnittstellen: Automatisierte Datenübertragung zur Reduzierung des Arbeitspensums
Einige Buchhaltungslösungen setzen zudem auf eine Schnittstelle zur DATEV Cloud: dem Buchungsdatenservice. Dieser ersetzt den oftmals aufwändigen und fehlerbehafteten Prozess des Datenaustauschs zwischen der Buchhaltungslösung und der Kanzleisoftware durch nur einen einzigen Arbeitsschritt. Mit einem Klick werden sämtliche Belege und Daten automatisch in die DATEV Cloud hochgeladen. Im Anschluss ist das digitale Belegbild inklusive aller Buchungssätze abrufbar. Dieses kann dann von Steuerberater:innen zur weiteren Bearbeitung verwendet werden.
Durch den Buchungsdatenservice als Schnittstelle wird jedoch nicht nur das Arbeitspensum von Steuerkanzleien um mehr als die Hälfte reduziert und somit maßgeblich erleichtert. Insbesondere Mandant:innen schätzen die automatisierte Datenübertragung. Diese ermöglicht ihnen den aktiven Austausch mit den Steuerberater:innen in Echtzeit. Dies kommt besonders vielen digital-affinen Unternehmen und Start-ups zugute: Gründer:innen arbeiten seit Beginn digital und schätzen die Vorteile von automatisierten Prozessen sehr. Entsprechend erwarten diese auch, dass die Arbeit mit dem Steuerberater bzw. der Steuerberaterin digital erfolgt.
Berufswandel der Steuerberatungsbranche durch mehr Beratungsleistung
Digitale Buchhaltungslösungen bilden die Basis zur Effizienzsteigerung, Kostenreduzierung und Prozessoptimierung zwischen Steuerkanzlei und Mandant:innen. Triviale Buchungsaufgaben werden dank digitaler Lösungen automatisiert und die Kollaboration mit wichtigen Kanzleisoftwares dank Schnittstellen reibungslos umgesetzt. So können Steuerkanzleien ihren Fokus vollständig auf ihre Mandant:innen legen und diese hinsichtlich adäquater Einsparpotenziale und geeigneter Umstrukturierungen beraten. Einhergehend mit der digitalen Transformation hat sich folglich auch das Berufsbild der Steuerberater:innen gewandelt – weg von der Buchhaltung hin zur Beratung.
Praktische Tools zur Mandantenkommunikation finden Sie hier in unserem Tax Tech-Verzeichnis.
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Fotos: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG
Patrick Nassall ist seit 2013 ein Teil des lexoffice-Steuerberater-Teams aus dem Hause Lexware. Als Digitalstratege ist er für die Kommunikation mit Steuerberater:innen verantwortlich und erarbeitet Zukunftsszenarien für die Zusammenarbeit von Mandant:innen und Steuerberater:innen. Er ist Gründer der Initiative „Zukunftskanzlei“ und verantwortlich für die Planung, Durchführung und Organisation aller damit verbundenen Aktivitäten.
