Von Stefan Droß
Jeden Monat erreichen Kanzleien viele Seiten mit Rechnungspositionen der DATEV. Oft fehlt die Zeit, diese Rechnung überhaupt zu lesen. Sie wird bezahlt und abgelegt. Aber gibt es wirklich keine Möglichkeit, diese Rechnung auch zu verstehen und die eigene Kosteneffizienz zu steigern? Doch, die gibt es!
Die DATEV-Rechnung
Die DATEV versendet monatliche umfangreiche, seitenlange Rechnungen mit einer Aufzählung aller Kosten. Die Rechnung ist auf den ersten Blick unübersichtlich und tatsächlich ist es einfach zu viel, um alles zu lesen oder zu prüfen.
Der DATEV-Arbeitsplatz bietet die Möglichkeit, sich seine Rechnungspositionen als Datei herunterzuladen und in Excel zu betrachten. Dort können Sie ersehen, welche Kosten in welcher Produktgruppe entstehen.
Wählen wir ein Beispiel: Die Cloud-Services in der Personalwirtschaft. In diesem Beispiel ist eine weitere Filterung möglich. So können wir ersehen, dass das Lohnjournal im Monat X beim Mandanten ABC viermal erstellt wurde und welche Kosten das verursacht hat. Jede Artikelnummer mit ihrer Zuordnung zur Personalwirtschaft und den Cloud-Services wird einzeln aufgezeigt. Es werden zudem Positionen angezeigt, die keine Kosten verursachen. Da diese in Komplettpaketen enthalten sind, werden auch sie mit der jeweiligen Menge, aber ohne Kosten angezeigt.
Des Weiteren können wir mit der Excel-Filterfunktion unsere Mandantinnen und Mandanten anhand ihrer Kosten analysieren oder prüfen, welche Positionen welche Kosten verursachen.
Unsere Rechnungsdaten können wir für verschiedene Monate oder für ein Jahr ausgeben. Das hat den Vorteil, dass man Kostensteigerungen feststellt und Potentiale zur Kostensenkung erkennt.
Die DATEV-Rechnungskostenanalyse
Hier kommt die DATEV-Rechnungskostenanalyse ins Spiel. Mit speziell entwickelten Auswertungstools werden die Rechnungsdaten in Bereiche unterteilt und können nach Monat, Mandant oder Artikel gefiltert werden. Anhand einfach zu bedienender, grafischer Auswertungen sehen Sie auf den ersten Blick, welche Positionen Kosten verursachen, wo die Kosten ausschlagen oder sinken und welche Bereiche die großen Kostentreiber sind.
Mit wenigen Klicks lässt sich jedes Diagramm von der jährlichen Ansicht auch auf bestimmte Monate, Mandant:innen oder Artikel reduzieren. So kann man die größten Kostentreiber ausfindig machen, die „teuersten“ Mandant:innen filtern und ggf. neue Honorarvereinbarungen in Betracht ziehen.
Es können beliebig viele Monate miteinander verglichen werden. Artikel können einzeln oder mandantenbezogen betrachtet werden. Eine Aufstellung nach Mandant:innen mit ihren jeweiligen Kosten ist mit einem Klick sichtbar. So ergeben sich enorme Einsparpotentiale.
Die Nutzung eines Tools zur DATEV-Rechnungskostenanalyse führt dazu, dass die Kanzlei einen detaillierten Überblick über die monatlichen Kosten erhält. Anhand der Aufsplittung nach Mandant:innen, kann die Kostendeckung der eigenen Rechnungen in Bezug auf das jeweilige Mandat überprüft werden. Zudem kann der Jahresübersicht schnell und einfach entnommen werden, wo die DATEV-Kosten gestiegen sind.
Unsere Erfahrung zeigt, dass viele Kanzleien viel zu häufig für Leistungen bezahlen, die nicht mehr in Gebrauch sind und tatsächlich nicht benötigt werden. Auch hohe Speicherplatzkosten können mit wenigen Schritten gesenkt werden.
Fazit: Ein Schritt zu mehr Kosteneffizienz
Ein genauer Blick in die DATEV-Rechnung lohnt sich immer und mit wenigen Klicks können Sie die Kosten effektiv senken. Für die optimale Kostenrechnungsanalyse empfiehlt sich die Beratung durch eine Spezialistin bzw. einen Spezialisten.
