Verfahrensdokumentation

VonAndreas Gschwendner

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen von Unternehmen an verschiedenen Stellen die Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt die steuerrelevanten Geschäftsprozesse, die IT-Infrastruktur sowie die Daten- und Ablagesysteme eines Unternehmens. Sie wird bei einer Betriebsprüfung von der Finanzverwaltung verlangt, um den Prüfern nachvollziehbar zu machen, wie in Ihrem Unternehmen steuerrelevante Daten oder Belege erzeugt und verarbeitet werden.

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erscheint somit als ein durchaus komplexes und aufwändiges Unterfangen. Lohnt es sich dennoch, sich als Steuerkanzlei intensiver mit diesem Thema zu befassen?

Verfahrensdokumentation nach GoBD - Ärgernis oder Chance!?

Immer mehr Steuerkanzleien erkennen, welches Potenzial in den GoBD und damit in der Verfahrensdokumentation liegt. Mit der Unterstützung der Mandant:innen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation können nicht nur die Risiken im Zuge einer Betriebsprüfung reduziert werden, sondern auch das digitale Zusammenspiel zwischen Mandantenbetrieb und Steuerkanzlei spürbar verbessert werden. Nicht zuletzt kann die Kanzlei durch die Beratungsleistung spürbare zusätzliche Umsätze generieren.

Bei einer Betriebsprüfung achten die Prüfer:innen vermehrt auch auf die im Mandantenbetrieb eingesetzte Software und lesen die Daten aus vorgelagerten Systemen aus. Erfüllt die eingesetzte Fakturierungssoftware die Anforderungen der GoBD? Was passiert mit elektronischen Eingangsrechnungen? Die Beantwortung u. a. dieser Fragestellungen kann zu deutlichem Mehraufwand für die Kanzlei führen. Eindeutig vorteilhaft ist es, wenn kritische Themen gemeinsam mit dem Mandant:innen vor einer Betriebsprüfung identifiziert und verbessert werden. Genau hierfür eignet sich die Verfahrensdokumentation!

Auswirkungen auf den Workflow

Auch aus Sicht des „Workflows" zwischen Mandantenunternehmen und Kanzlei ergeben sich klare Vorteile: Vielen Steuerkanzleien ist nicht vollumfänglich bekannt, welche IT-Systeme im Mandantenbetrieb eingesetzt werden. Beispielsweise verfügen Fakturierungssysteme zumeist über eine Exportmöglichkeit, um Daten oder Belege in die Kanzleisoftware zu übernehmen. Diese Möglichkeiten, die sowohl für einen Mandanten als auch für die Kanzlei eine Arbeitserleichterung bedeuten würden, bleiben oftmals ungenutzt. Das kostet Zeit, sowohl für den Mandanten als auch für die Kanzlei. Im Rahmen einer Verfahrensdokumentationsberatung werden oftmals ungenutzte Schnittstellen oder Exportmöglichkeiten von Daten erkannt, welche für einen effizienten Beleg- oder Datenaustausch zwischen Mandantenunternehmen und Kanzlei genutzt werden können.

Es besteht also oftmals offenkundiger Handlungsbedarf, der zum Wohle des Mandanten und der Kanzlei umgesetzt werden kann bzw. sollte. Denn nur, wenn der Mandant digital arbeitet und seine Daten und Belege digital bereitstellt, ist eine weitestgehend digitale Arbeitsweise der Kanzlei möglich. Die Beratung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist im Kern eine Prozess- bzw. Organisationsberatung, bei der regelmäßig Verbesserungspotenziale aufgedeckt werden können. Somit kann die „Beratungsleistung Verfahrensdokumentation" sowohl für den Mandanten als auch für die Kanzlei selbst nützlich sein und auf beiden Seiten für zukünftige Zeitersparnis sorgen.

Zeit und Ressourcen als Hemmnis

Sicherlich haben die meisten Steuerkanzleien ihre Mandant:innen inzwischen darauf hingewiesen, dass das Vorhalten einer Verfahrensdokumentation, insbesondere bei einer Betriebsprüfung, sehr empfehlenswert ist. Was aber, wenn ein Mandant die Steuerkanzlei um Unterstützung bei der Erstellung bittet? In Zeiten voller Terminkalender, knapper Ressourcen und staatlicher Sonderaufträge ist dies nicht für jede Steuerkanzlei machbar. Zumal die Erstellung einer Verfahrensdokumentation durchaus viel Zeit verschlingen kann und einiges an Wissen über Unternehmensprozesse und IT-Systeme erfordert.

Mit einem „weißen Blatt Papier" zu beginnen, um IT-Systeme oder Prozessabläufe zu dokumentieren, würde vermutlich jedes zumutbare Zeitbudget sprengen. Auch die im Internet frei verfügbaren „Musterdokumentationen" bieten nur einen überschaubaren Nutzen, da die Gesamtkomplexität eines Unternehmens zumeist nicht abgebildet wird. Empfehlenswert ist es hier sicherlich, auf professionelle Anbieter von Softwarelösungen zurückzugreifen, die eine strukturierte Bestandsaufnahme der eingesetzten IT-Systeme sowie die Dokumentation der damit verbundenen Prozesse unterstützen. Um das in allen Kanzleien bestehende Zeitproblem in den Griff zu bekommen, sollte es softwareseitig möglich sein, einen mehr oder weniger großen Teil des Erstellungsaufwands auf den Mandanten zu verlagern und als Kanzlei ggf. nur unterstützend mitzuwirken. Auch hier gewinnt die Kanzlei einen wertvollen Einblick in die IT-Struktur des Mandantenunternehmens und die damit verbunden Verbesserungsmöglichkeiten hinsichtlich der Schnittstellennutzung oder des Belegflusses.

Fazit: Druck im Bereich der Verfahrensdokumentation steigt

Die Grundsätze und Forderungen der GoBD werden zukünftig bei den Betriebsprüfungen eine immer größere Rolle spielen. Hierdurch steigt für Mandant:innen und Kanzleien der Druck, in diesem Bereich Lösungen zu finden.

Auch wenn die GoBD bzw. deren Forderung nach einer Verfahrensdokumentation durchaus einen administrativen Mehraufwand mit sich bringen, stecken sowohl für die Kanzlei als auch für den Mandanten reale und spürbare Vorteile in dieser Vorgabe. Diese sollte zum Anlass genommen werden, sich intensiver und systematischer mit der IT-Landschaft des Mandantenbetriebs sowie mit einem möglichst effektiven Beleg- und Datenaustausch zwischen Mandant und Kanzlei zu befassen. Begreift man die Unterstützungsleistung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation als Geschäftsmodell für die Kanzlei, lassen sich spürbare Umsätze mit dieser „Organisationsberatung" generieren und Mehrwerte für Mandant und Kanzlei umsetzen. Auch der Staat fördert übrigens Organisations- bzw. Digitalisierungsberatungen. Kanzleien, die sich für die entsprechenden Förderprogramme registriert haben, können Ihre Beratungsleistungen für den Mandanten bezuschussen lassen!

Tipp

Fragen Sie Ihre Mandant:innen, welche Software sie für buchhaltungsrelevante Tätigkeiten einsetzen und welchen Weg steuerrelevante Daten und Belege im Mandantenbetrieb nehmen. Damit machen Sie übrigens schon den ersten Schritt in Richtung Verfahrensdokumentation! Entwickeln Sie einen Fragenkatalog, den Sie bzw. Ihre Mitarbeitenden gemeinsam mit den Mandant:innen durchgehen können. Stellen Sie beispielsweise Fragen wie:

  • Mit welcher Software erstellen Sie Ihre Ausgangsrechnungen?
  • Wie archivieren Sie digitale Eingangsrechnungen?
  • Drucken Sie digitale Eingangsrechnungen für die weitere Bearbeitung aus?
Andreas Gschwendner

Andreas Gschwendner ist Mitgründer von smartdocu und ist als Steuerberater in Chieming am Chiemsee tätig.
Seit 2012 ist er Fachberater für Unternehmensnachfolge (DStV e.V.).

Bild: Adobe Stock/©NicoElNino

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