tax-tech-abc

Beim Lesen der Überschrift ist Ihnen vielleicht schon der eine oder andere Begriff eingefallen, den Sie persönlich mit Tax Tech verbinden. Vielleicht arbeiten Sie in Ihrer Kanzlei schon mit innovativen Anwendungen oder kennen zumindest eine Person in Ihrem Team, die sich mit der Digitalisierung in ihren verschiedensten Facetten auseinandersetzt. Einige Begriffe sind in Zeiten von KI, Chatbots, Metaverse und weiteren rasanten Entwicklungen erklärungsbedürftig. Welche Begriffe Sie kennen sollten, erfahren Sie in diesem Tax Tech-ABC.

A wie All-in-One-Software

Anbieter von All-in-One-Software versuchen, möglichst viele Funktionen in einer Software zu vereinen, ohne dabei die Kernkompetenz der DATEV anzutasten. Steuerkanzleien können so auf die Anschaffung separater Anwendungen z. B. für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), das Projektmanagement und die Mandantenkommunikation verzichten und stattdessen die Arbeitsabläufe durch die Bündelung dieser Funktionen auf einer Plattform vereinfachen. Mögliche Anbieter sind UNIZO, milia.io und TaxDome.

B wie Belegverarbeitung

Digitale Tools zur Belegverarbeitung können Unterlagen wie Rechnungen, Quittungen und Auftragsdokumente für Buchhaltungs-, Berichts- und Prüfungszwecke nicht nur zugänglicher und nachvollziehbarer machen – die elektronische Speicherung von Dokumenten ebnet auch den Weg für die Automatisierung vieler Prozesse. Moderne Dokumentenverarbeitungssysteme nutzen häufig automatisierte Technologien wie OCR (Optical Character Recognition), um Daten aus Dokumenten zu extrahieren und in Datenbanken oder ERP-Systemen (siehe Definition ERP-Systeme) zu integrieren. Dank Automatisierung und intelligenter Algorithmen ist aber noch viel mehr möglich: Papierbelege können beispielsweise eingelesen, automatisch ausgewertet oder sogar vorkontiert werden, ohne dass Nutzende etwas tun müssen. Mögliche Anbieter sind beispielsweise lexoffice, Finmatics und BuchhaltungsButler.

beSt (besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach)

Das beSt dient der Korrespondenz mit den Gerichten, vorrangig mit den Finanzgerichten. Zudem kann es für die sichere und medienbruchfreie Korrespondenz mit der Steuerberaterkammer, Behörden und Angehörigen anderer freier Berufe genutzt werden, soweit diese einen elektronischen Zugang über ein besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo) eröffnet haben. Nach dem Steuerberatungsgesetz ist eine Registrierung und Aktivierung des beSt erforderlich, auch für Steuerberaterinnen und -berater, die keine Mandanten vor Gericht vertreten.

C wie Chatbots und ChatGPT

Chatbots erfreuen sich in Zeiten des ChatGPT-Hypes wachsender Beliebtheit. Sie bieten u. a. die Möglichkeit, auf der Kanzleiwebsitedurch automatisierte Antworten Anfragen herauszufiltern, die ohnehin nicht zu einem Mandat führen würden. Es gibt zwei Arten von Chatbots: regelbasierte Chatbots, die einer Wenn-Dann-Struktur folgen, oder KI-Chatbots, die auf Sprachmodellen basieren und so die Intention der Frage verstehen und aus Interaktionen mit Nutzenden lernen können. Stellt man einem KI-Chatbot eine Frage, sucht dieser in einer vom Nutzer angelegten Wissensdatenbank nach der passenden Antwort. Mit Tools wie Userlike und ChatBot4You können Kanzleien ihre eigenen Chatbots erstellen.

ChatGPT (Generative Pre-trained Transformer) ist ein Chatbot des US-amerikanischen Unternehmens OpenAI, der auf die Erkennung von Textmustern spezialisiert ist und (nicht auf Korrektheit geprüfte) Quellen auswertet. Trotz Debatten ist ChatGPT als System einzuordnen, das mit einer schwachen KI (siehe Definition schwache KI) arbeitet.

E wie ERP-Systeme

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine Softwarelösung zur Integration und Verwaltung verschiedener Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens. Sie soll so die parallele Nutzung verschiedener Anwendungen obsolet machen und die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens verbessern. Steuerkanzleien können durch die Nutzung Aufgabenbereiche wie die Personalverwaltung, Löhne und Gehälter, das Mandantenmanagement und Marketing vereinen. Während All-in-One-Software auch für kleinere Unternehmen geeignet ist, richten sich ERP-Systeme häufig an mittlere bis große Unternehmen, da sie größere Anpassungsmöglichkeiten an spezifische Geschäftsprozesse bieten. Bekannte Anbieter sind Haufe X360, DATEV und Scopevisio.

H wie Honorartools

Honorartools bieten Steuerkanzleien die Möglichkeit, standardisiert und schnell Honorarvereinbarungen zu erstellen. Durch die Vorgabe von Parametern in den Tools sind Steuerprofis damit rechtlich auf der sicheren Seite und können ihrer Mandantschaft Transparenz bieten. Anbieter sind z. B. Kanzleipilot und SmartEagle.

K wie Kollaborationsplattformen

Viele Kanzleien nutzen mehrere Kanäle zur Kommunikation mit der Mandantschaft: E-Mail, Telefon, Messenger-Dienste – dabei sind einige Angebote nicht datenschutzkonform und die in den Nachrichten enthaltenen Informationen müssen noch den jeweiligen Akten zugeordnet werden. Es gibt jedoch eine Reihe von Softwareanbietern, die kollaborative Kommunikationsplattformen anbieten, über die Kanzlei und Mandantschaft Dateien austauschen, mobil kommunizieren und sich über noch fehlende Unterlagen informieren können. Beispiele für solche kollaborativen Plattformen sind die 5F-Software und Beleg anbei.

L wie Large Language Models (LLM)

Ein Large Language Model ist ein Sprachmodell, das auf sogenannten neuronalen Netzen basiert. LLMs werden mit riesigen Textmengen trainiert und sind dann für Aufgaben wie das Beantworten von Fragen, Zusammenfassen, Übersetzen oder Erzeugen von Texten einsetzbar. Diese Sprachmodelle lösen mittlerweile auch Aufgaben, für die sie wenig oder nicht trainiert wurden – z. B. das Erstellen von Programmcode oder das Erkennen von Bildinformationen. Beispiele für bekannte Large Language Models sind die GPT-Sprachmodelle (von Open AI) oder BERT (Algorithmus von Google).

Tax Tech für Einsteiger und Fortgeschrittene

Digitalisierungsmöglichkeiten und Erfolgsgaranten für Kanzleien von morgen

L wie Low Code/N wie No Code

Keine Programmierkenntnisse? Kein Problem. Sogenannte Low Code- oder No Code-Programme ermöglichen es Kanzleien, Programme selbst zu entwickeln und das (gänzlich) ohne Programmiererfahrung. Die Anwendung eignet sich besonders bei immer wiederkehrenden monotonen Aufgaben zur Prozessoptimierung. Mögliche Einsatzgebiete sind z. B. die Erstellung eines kanzleieigenen Chatbots zur Beantwortung immer wiederkehrender ähnlicher Anfragen, Datenbanken oder Kontaktformulare – der Phantasie sind kaum Grenzen gesetzt.

M wie Metaverse

Das Metaverse ist ein virtueller Raum, der eine Plattform für digitale Interaktionen und Geschäftsprozesse bietet, indem sich die Teilnehmenden als Avatare präsentieren. So können Steuerkanzleien virtuelle Räume für Mandantenbesprechungen und Kanzleiveranstaltungen nutzen, um ihre Dienstleistungen unabhängig von physischen Standorten anzubieten. Bevor eine Kanzlei in das Metaverse einsteigt, müssen die hohen technischen Anforderungen, z. B. an die Internetgeschwindigkeit, berücksichtigt werden, die Investitionen und strategische Planung erfordern.

M wie MyGPT

MyGPTs sind maßgeschneiderte Chatbots, die innerhalb der kostenpflichtigen ChatGPT-Version genutzt werden können und auf die spezifischen Herausforderungen der Steuerbranche zugeschnitten sind. Beispiele für bereits existierende, auf Kanzleien zugeschnittene MyGPTs sind JudgeSum von Steuerberater Jens Henke (Zusammenfassung von Rechtsprechung der Deutschen Finanzgerichte) sowie der Kennzahlen-Fuchs von Kanzleiberaterin Angela Hamatschek (erklärt betriebswirtschaftliche Kennzahlen für Unternehmerinnen und Unternehmer in verständlicher Sprache).

P wie Prompt

Ein Prompt ist der Input, auf den ein KI-System einen Output liefert. Damit KI-Systeme möglichst passende Ergebnisse liefern, sollten diese Anfragen möglichst umfassend und präzise sein. Das sogenannte Prompt Engineering beschäftigt sich deshalb mit der systematischen Entwicklung von Eingaben unter Berücksichtigung der Anforderungen der jeweiligen KI-Systeme. Mittlerweile gibt es auch eine Weiterbildung zum Tax Prompt Engineer,  die Teilnehmende in die Lage versetzt, den Arbeitsalltag in Steuerberatungskanzleien mittels generativer KI zu optimieren.

Eine Prompt-Datenbank mit vielen verschiedenen Prompts für die Steuerberatung finden Sie auf ki-in-kanzleien.de.

V wie Verfahrensdokumentation

Bei der verpflichtenden Verfahrensdokumentation können heute digitale Tools eine große Hilfe sein, indem sie die Anwenderinnen und Anwender durch gezielte Abfragen Schritt für Schritt durch alle dokumentationsrelevanten Aspekte führen. Die Dokumentation wird so möglichst einfach und effizient gestaltet und kann unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden. Bekannte Tools sind z. B. Verfahrensdokumentation.pro und EasyDoku.

Bild: Adobe Stock/®TarikVision

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