Von Melchior Neumann
Seit der Einführung von ChatGPT im November 2022 hat der KI-Chatbot von OpenAI eine rasante Entwicklung hingelegt und viele dazu bewegt, die Künstliche Intelligenz in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Auch in der Steuerberatung zeigt sich eine steigende Tendenz zur Nutzung der Technologie.
Vor sechs Monaten habe ich die Grundlagen und ersten Einsatzmöglichkeiten von ChatGPT in der Steuerberatung in einem ersten ChatGPT-Beitrag auf tax-tech.de beleuchtet.
Seitdem hat sich ChatGPT erheblich weiterentwickelt, insbesondere mit dem Übergang zu GPT-4, der eine deutlich verbesserte Performance und Fachkenntnis mit sich brachte. In diesem Beitrag werde ich die neuen Funktionen von ChatGPT vorstellen und zeigen, wie sie damit die Arbeit in der Steuerberatung optimieren können.
Hinweis: Die genannten Funktionen sind nicht kostenlos verfügbar. Um vollen Zugriff zu haben, benötigt man ChatGPT Plus, das aktuell 20 Dollar/Monat kostet (Stand: Oktober 2023).
Klare Prompts, klare Antworten
Die Interaktion mit ChatGPT beginnt mit einem klaren und präzisen Prompt, dem Befehl, der den Dialog mit ChatGPT einleitet.
Vollständige Sätze: Ein guter Ausgangspunkt ist die Verwendung von vollständigen Sätzen. Vollständige Sätze helfen ChatGPT, den Kontext besser zu verstehen. Zum Beispiel: Statt „Jahressteuergesetz 2023“, könnte man sagen: „Was ändert sich steuerlich ab 2023?“
Präzision: Es ist außerdem ratsam, spezifisch zu sein. Spezifische Prompts leiten die Antwort in die gewünschte Richtung. Ein Beispiel: Statt „Steueränderungen 2023“, könnte der Prompt lauten: „Liste die Steueränderungen auf, die für Freiberufler:innen im Jahr 2023 relevant sind.“
Schlüsselwörter: Die Verwendung von Schlüsselwörtern ist ebenso wichtig. Sie helfen ChatGPT, das Thema schnell zu identifizieren. In einem Prompt wie „Beschreibe die umsatzsteuerlichen Änderungen für die Gastronomie in 2024“ stellen „Umsatzsteuer“, „Gastronomie“ und „2024“ die Schlüsselwörter dar.
Rolle: Geben Sie ChatGPT eine Rolle. Viele Themen kann man aus mehreren Blickwinkeln betrachten. Damit Sie die gewünschte Antwort erhalten, können Sie ChatGPT sagen, aus welcher Perspektive geantwortet werden soll. Statt „Erkläre das Wachstumschancengesetz” könnte der Prompt lauten „Erkläre das Wachstumschancengesetz wie ein Steuerberater.”
Konkrete Ziele setzen: Bevor Sie ChatGPT befragen, sollten Sie sich über das genaue Informationsziel im Klaren sein. Möchten Sie eine Übersicht, eine detaillierte Analyse oder nur eine kurze Zusammenfassung? Beispiel: Statt „Erzähl mir etwas über Abschreibungen“, könnten Sie sagen: „Schreibe mir einen Blogbeitrag über die Abschreibung von immateriellen Wirtschaftsgütern.“
Darstellungsform wählen: Je nach Bedarf können Sie ChatGPT bitten, die Antwort in einer bestimmten Form zu liefern, sei es als Liste, Fließtext oder in Stichpunkten. Beispiel: Statt „Nenne mir Steuervorteile für Unternehmen“, könnten Sie schreiben: „Liste die Top 5 Steuervorteile für Unternehmen in Deutschland auf.“
Die Praxis zeigt, dass eine kleine Investition in die Formulierung des Prompts oft zu einer deutlich besseren Auskunft führt. Dies kann besonders in der Steuerberatung, wo Genauigkeit und Klarheit entscheidend sind, von großem Wert sein.
Benutzerdefinierte Anweisungen in ChatGPT
Das Problem an langen und präzisen Prompts ist, dass es sehr zeitaufwändig werden kann, sie zu schreiben. Wenn man alle wichtigen Informationen in jedem Chatfenster wiederholen muss, kostet das Zeit und man wird sich irgendwann die Frage stellen, ob man durch ChatGPT wirklich einen Effizienzgewinn hat.
Mit der Einführung von benutzerdefinierten Anweisungen („Custom instructions“) in ChatGPT hat OpenAI einen Weg gefunden, das Problem der wiederholten Eingaben zu lösen. Durch diese Funktion können Nutzer ihre Präferenzen und spezifischen Anforderungen einmalig eingeben, die dann für alle zukünftigen Konversationen berücksichtigt werden.
So können Nutzende beispielsweise ihre berufliche Rolle, die gewünschte Tonalität, die Ansprache (Du oder Sie) und die Art der Antwort festlegen, die sie erhalten möchten. Für Steuerberater:innen bietet die Funktion der benutzerdefinierten Anweisungen eine effektive Möglichkeit, die Antworten von ChatGPT zu optimieren und zu individualisieren.
Beispiel: Ein Steuerberater spezialisiert sich auf die Beratung von Freiberufler:innen. In den benutzerdefinierten Anweisungen gibt er an, dass er präzise Informationen bevorzugt, dass seine Mandant:innen Freiberufler:innen sind und er diese duzt. Bei zukünftigen Anfragen erhält er nun automatisch passende, auf Freiberufler:innen zugeschnittene Antworten, ohne die speziellen Anforderungen erneut eingeben zu müssen.
Bilder analysieren
Die Menge an digitalen Dokumenten wächst rasant, vor allem in der Steuerberatung. Diese Dateien, seien es gescannte Dokumente oder digitale Rechnungen, enthalten wichtige Informationen, die oft zeitaufwändig in einem manuellen Arbeitsschritt gelesen und interpretiert werden müssen.
Hier kommt die Bildanalyse von ChatGPT ins Spiel. Mit GPT-4 kann ChatGPT jetzt Bilder verstehen und analysieren. Egal ob es sich um Scans, Bilddokumente oder Infografiken handelt, ChatGPT kann den Inhalt erkennen und in Text umwandeln.
In der Steuerberatung kann das zum Gamechanger werden. Zum Beispiel die Rechnungsprüfung und Kontierung: Statt jede Rechnung „per Hand” zu prüfen, könnte man ChatGPT nutzen, um die Rechnungen automatisch zu lesen, die Daten zu extrahieren und einen Buchungssatz vorzuschlagen. So kann Zeit gespart und Fehler vermieden werden.
Browsing-Funktion in ChatGPT
Die Browsing-Funktion von ChatGPT adressiert die Aktualitätsproblematik von Informationen. Vor ihrer Einführung konnte ChatGPT nur auf bereits vorhandene, oft veraltete Daten zugreifen, was in sich schnell ändernden Branchen wie der Steuerberatung problematisch war.
Exkurs: Das „Cutoff“-Datum (Cutoff Date) bezieht sich auf den Zeitpunkt, bis zu dem ChatGPT trainiert wurde und auf den Stand der Informationen, über die es verfügt. Beispielsweise wurde eine frühere Version von GPT-3 bis zu einem bestimmten Datum im Jahr 2020 trainiert. Für ChatGPT, oder speziell GPT-4, liegt das Cutoff-Datum im Januar 2022. Das bedeutet, dass ChatGPT ohne die Browsing-Funktion keine Informationen über Ereignisse oder Entwicklungen abrufen kann, die nach diesem Datum stattgefunden haben.
Die Browsing-Funktion ermöglicht es ChatGPT, das Internet zu durchsuchen und aktuelle Informationen zu finden. Mit der Bing-Suchmaschine greift ChatGPT auf das Web zu und hilft Nutzenden, relevante Informationen zu finden. Die Browsing-Funktion transformiert ChatGPT von einem Textgenerator zu einem Tool, das Echtzeitdaten nutzen kann.
In der Steuerberatung hilft diese Funktion, schnell aktuelle gesetzliche Bestimmungen zu identifizieren. Zum Beispiel könnten Steuerberater:innen ChatGPT nutzen, um sich über neuste BMF-Schreiben oder BFH-Urteile informieren oder diese für ihre Mandantschaft zusammenfassen zu lassen.
Datenanalyse mit ChatGPT
Daten bilden die Grundlage der täglichen Arbeit von Steuerberater:innen. Sie analysieren Unternehmenskennzahlen, bereiten Jahresabschlussgespräche vor, bieten betriebswirtschaftliche Beratung an, bereiten Betriebsprüfungen vor und analysieren Datensätze wie Kontotransaktionen oder Kassendaten. Die manuelle Analyse dieser Daten kann sehr zeitaufwendig und mühsam sein. Hier bietet die „Advanced Data Analysis“- Funktion von ChatGPT eine effiziente Lösung.
Mit der Advanced Data Analysis-Funktion können Daten direkt in ChatGPT hochgeladen und ausgewertet werden. Dies ermöglicht es, komplexe Datensätze schnell zu durchdringen und Visualisierungen wie Diagramme zu erstellen, die eine klare Interpretation der Daten ermöglichen. Ohne jegliche Programmierkenntnisse.
Beispiel: Ein Steuerberater bereitet sich auf das Jahresabschlussgespräch mit einer Mandantin vor. Er lädt die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) des Jahres in ChatGPT hoch. Mithilfe der Advanced Data Analysis analysiert er die Daten, um Auffälligkeiten wie unterjährige Schwankungen und Veränderungen im Vergleich zum Vorjahr zu identifizieren. Außerdem berechnet er wichtige Unternehmenskennzahlen wie den Rohertrag und die Eigenkapitalrendite. Die gewonnenen Einsichten und Visualisierungen helfen ihm, das Gespräch effektiv vorzubereiten und dem Unternehmen fundierte Ratschläge zu geben.
Bilderstellung mit DALL-E
DALL-E kann Text in Bilder umwandeln. In der Steuerberatung kann dies zum Beispiel im Bereich Marketing von Nutzen sein. So könnte eine Kanzlei DALL-E nutzen, um visuelle Inhalte für ihre Website, Social Media-Beiträge, Newsletter oder Präsentationen zu erstellen.
Mit einer Textanweisung wie „Erstelle eine Grafik zum Thema Steuererklärung“ könnte DALL-E eine passende Grafik entwerfen. So kann DALL-E helfen, online Aufmerksamkeit zu erregen und komplexe Steuerthemen ansprechend zu visualisieren, was die Kanzlei in den sozialen Medien und auf ihrer Webseite attraktiver macht.
ChatGPT-Plugins für die Steuerberatung
Der ChatGPT Plugin-Store gleicht einer Werkzeugkiste, in der Nutzende spezielle Erweiterungen finden, um die Funktionalität von ChatGPT zu verbessern und an die individuellen Anforderungen anzupassen. Die Plugins fungieren als kleine Helfer, die den Zugang zu aktuellen Informationen, die Durchführung von Berechnungen oder die Nutzung von Drittanbieterdiensten ermöglichen.
ChatGPT lässt sich gut mit dem Betriebssystem iOS auf dem iPhone vergleichen. Einige Apps sind auf jedem iPhone vorinstalliert, wie die Mail-App oder der Safari-Browser. Bei ChatGPT gibt es auch solche „vorinstallierten“ Apps. Diese tragen bei ChatGPT die Namen „Browse with Bing“ oder „Advanced Data Analysis“. Doch erst durch die Millionen an Apps, die man im App Store herunterladen kann, entfaltet das iPhone seinen wahren Wert. Ähnlich verhält es sich bei ChatGPT, dessen App Store der Plugin-Store ist.
In den kommenden Monaten und Jahren wird es äußerst spannend sein zu beobachten, welche neuen Plugins und Unternehmen entstehen werden, die das ChatGPT-Ökosystem für sich nutzen.
Meine Top 3 ChatGPT-Plugins für die Steuerberatung
AskYourPDF: Dieses Plugin ermöglicht es, die Informationen in PDF-Dokumenten effizient zu nutzen. Es bietet die Möglichkeit, in PDFs nach spezifischen Informationen zu suchen und diese schnell abzurufen.
Doc Maker: Doc Maker ist ein vielseitiges Werkzeug für die Dokumentenerstellung. Es unterstützt die Dateiformate DOCX, XLSX, PDF, CSV, TXT, HTML und XML. Dieses Plugin könnte besonders nützlich für Steuerberater:innen sein, die verschiedene Arten von Dokumenten direkt in ChatGPT erstellen und bearbeiten wollen.
Diagrams: Show Me: Das Plugin ermöglicht die Erstellung und Bearbeitung von Diagrammen direkt im Chat. Dieses Plugin ist ideal für diejenigen, die Daten auch visuell darstellen möchten.
Zukunftsaussichten und Weiterentwicklung
ChatGPT und ähnliche KI-Technologien befinden sich in einem kontinuierlichen Entwicklungsprozess, der die Möglichkeiten innerhalb der Steuerberatung erheblich erweitern könnte. In den nächsten Monaten werden wir voraussichtlich bei diesen Themen die größten Innovationen sehen:
Datenschutz: OpenAI arbeitet am Thema Datenschutz und man kann inzwischen ausschließen, dass der eigene Chat dafür genutzt wird, um das Modell zu trainieren (Einstellungen > Datenkontrollen > Chat-Verlauf & Training). Allerdings werden die Daten weiterhin in den USA verarbeitet, was die Arbeit mit personenbezogenen Daten unmöglich macht und die Nutzungsmöglichkeiten von ChatGPT ganz erheblich einschränkt. Das wird sich (hoffentlich) zeitnah ändern.
Verbesserte Genauigkeit und Kompetenz: Die Genauigkeit von ChatGPT bei der Interpretation und Beantwortung steuerlicher Fragen dürfte sich in Zukunft weiter verbessern. Die Integration von spezialisierten Steuerdatenbanken (Haufe, NWB, Beck, DATEV etc.) und die Weiterentwicklung der Algorithmen könnten wesentlich dazu beitragen.
Integration mit bestehenden Systemen: Die nahtlose Integration von ChatGPT in bestehende Steuerberatungssysteme und -software könnte die Effizienz und den Nutzen von ChatGPT erheblich steigern. Mit Copilot von Microsoft erfolgt in Kürze beispielsweise die Integration in die Office-Welt wie Word, Excel und PowerPoint.
Erweiterungen und Plugins: Die Entwicklung von Erweiterungen und Plugins, die speziell auf die Bedürfnisse der Steuerberatung zugeschnitten sind, könnte sehr spannend werden. Der Kreativität sind kaum Grenzen gesetzt, wenn man überlegt, wie umfangreich der App Store für Smartphones seit dem Launch geworden ist.
Die kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung von ChatGPT und ähnlichen KI-Systemen versprechen eine spannende Zukunft für die Steuerberatungsbranche. Die Zusammenarbeit von Entwickler:innen und Steuerexpert:innen in diesem Bereich könnte die Art und Weise, wie Steuerdienstleistungen in Zukunft erbracht werden, fundamental verändern.
Tax Tech-Magazin Spezial:
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Was ChatGPT zu bieten hat und welche möglichen Auswirkungen
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Melchior Neumann ist Mitgründer der Kontist Steuerberatung in Berlin. Nach seiner Ausbildung zum Steuerfachangestellten war er bei KPMG tätig und arbeitete später freiberuflich für verschiedene Tax Tech-Unternehmen wie lexoffice, felix1, Debitoor und Klarna. Er ist regelmäßig auf Branchenevents präsent, beteiligt sich an Diskussionen und schreibt Artikel zu aktuellen Entwicklungen in der Steuer- und Technologie-Welt.
