Von Dr. Oliver Mock
Seit der Coronapandemie ist die Arbeit aus dem Homeoffice auch in Steuerkanzleien zur Normalität geworden – zu 100 Prozent von zu Hause aus arbeiten allerdings noch die wenigsten. Dabei kann die Einführung von Remote Work in der Steuerkanzlei in Zeiten des Fachkräftemangels sinnvoll sein. Die Kanzlei Mock-Steuerberatung hat den Wandel von einer Präsenz- zu einer Remote-Kanzlei bereits durchlaufen: Die familiengeführte Kanzlei mit Spezialisierung auf dem ambulanten Gesundheitswesen hat ihren Sitz eigentlich in Hamburg, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind aber inzwischen deutschlandweit zu finden.
Partner Dr. Oliver Mock verrät uns im Interview, was die Kanzlei dazu bewogen hat, remote arbeitende Mitarbeiter einzustellen, wie das Teamgefühl in der Kanzlei trotzdem aufrechterhalten wird und welche Tipps er für andere Steuerkanzleien hat, die überlegen, Remote Work in ihrer Kanzlei zu etablieren.
Herr Dr. Mock, eine wichtige Voraussetzung für Remote Work sind funktionierende digitale Prozesse innerhalb der Steuerkanzlei. Wie haben Sie Ihre Prozesse digitalisiert?
Bis vor einigen Jahren waren wir auf einem durchschnittlichen Niveau in Bezug auf die Digitalisierung. Das heißt, wir hatten einige Mandate, die schon auf Unternehmen online umgestellt waren. Ansonsten war es noch sehr papierlastig, vor allem im Bereich der Einkommensteuer. In den letzten Jahren haben wir sehr viel Zeit und Energie in die Digitalisierung unserer Arbeitsabläufe investiert. Am einfachsten war es noch, zunächst die Prozesse umzustellen, die die Mandantinnen und Mandanten nicht berühren. Da muss man keine Überzeugungsarbeit leisten. Will man aber wirklich eine papierlose Kanzlei haben, dann muss man im nächsten Schritt auch die Mandanten und Mandantinnen „mitdigitalisieren“ – das ist die Voraussetzung, um Remote-Arbeitsplätze sinnvoll anbieten zu können. Alternativ digitalisiert man alles für die Mandanten und Mandantinnen vor Ort – das kann man zwar machen, wäre aus meiner Sicht aber eher eine Zwischenlösung als eine Endlösung. Wir bieten das noch für einige wenige Mandanten und Mandantinnen an, aber das ist ein immer kleiner werdender einstelliger Prozentbereich.
Mit welchen Argumenten haben Sie Ihre Mandanten und Mandantinnen von der Digitalisierung überzeugt?
Gute Argumente sind natürlich die Vorteile für die Mandantinnen und Mandanten, die die digitale Arbeit bietet. Zum Beispiel, dass sie immer Zugriff auf alle Belege haben und alles viel schneller funktioniert, z. B. dass die BWA oder die Gehaltsauswertungen online zur Verfügung stehen. Damit kann man einen relativ großen Anteil an Mandanten und Mandantinnen überzeugen, auf die digitale Zusammenarbeit zu wechseln. Dann bleibt aber natürlich immer noch ein gewisser Prozentsatz übrig. Wir hatten während der Pandemie umgestellt und konnten darauf verweisen, dass wir den Betrieb weiterhin am Laufen erhalten, aber natürlich mit Homeoffice-Arbeitsplätzen. Und um das möglich zu machen, müssen die Daten digital vorliegen. Damit haben sich dann nochmal einige Mandanten überzeugen lassen.
Ist die vollständige Digitalisierung bzw. eine papierlose Kanzlei eine Voraussetzung für die Einstellung von Mitarbeitenden, die ausschließlich aus dem Homeoffice arbeiten?
Bei uns sind inzwischen fast alle Prozesse digital und ich glaube, das ist für Remote Work auch der sinnvollste Weg, da man keine Medienbrüche hat. Wenn man von null anfängt, kann man zunächst Teilbereiche digitalisieren. Wenn ich zum Beispiel eine Lohnkraft habe, die remote arbeitet, dann könnte man sicherlich erst einmal den Lohnbereich digitalisieren und müsste noch nicht gleichzeitig auch Finanzbuchhaltung und Einkommensteuer vollständig digitalisieren. Alles auf einmal schafft man ohnehin nicht.
Wie kam es letztendlich dazu, dass Sie auch vollständige Remote Work bei sich in der Kanzlei angeboten haben?
Wir hatten schon während der Coronapandemie einige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die komplett remote gearbeitet haben – die wir aber schon vorher von der Präsenzarbeit kannten. Und das hat sehr gut funktioniert. Abgesehen von unseren eigenen positiven Erfahrungen ist es in Zeiten des Fachkräftemangels natürlich wichtig, einen möglichst großen Pool an potenziellen Bewerbern und Bewerberinnen zu haben. Und der ist natürlich viel größer, wenn man bundesweit suchen kann, als wenn man lokal begrenzt ist. Unsere Kanzlei ist in Hamburg ansässig, aber wir haben mittlerweile mehrere Arbeitskräfte, die von Nordrhein-Westfalen und teilweise sogar von Süddeutschlandaus arbeiten.
Wie sorgen Sie kanzleiintern dafür, dass die Kommunikation innerhalb des Teams gut funktioniert?
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass man so wenige Kommunikationskanäle wie möglich eröffnen sollte und haben uns zum Beispiel für Microsoft Teams entschieden. Wenn man ein Telefon im Einsatz hat, dann noch ein internes Chat-Tool, daneben vielleicht noch eine WhatsApp-Gruppe für den internen, nicht mandatsbezogenen Austausch – dann hat man irgendwann zu viele verschiedene Kommunikationskanäle. Das wird schnell unübersichtlich. Dadurch, dass man nicht mehr nebeneinandersitzt und sich etwas zurufen kann, ist es umso wichtiger, nur eine Kommunikationsplattform zu haben und eine klare Anweisung, wie kommuniziert werden soll.
Wie schafft man es, die remote arbeitenden Mitarbeitenden gut ins Team zu integrieren?
Wenn man sich von einer Präsenzkanzlei zu einer Remote-Kanzlei entwickelt, muss man schon schauen, dass man auch die richtigen Rahmenbedingungen schafft. Zum Beispiel fällt der Austausch beim Kaffee vor Ort weg. Das muss man versuchen zu kompensieren, wenn man weiterhin ein Teamgefühl haben will. Und da gibt es verschiedene Möglichkeiten: Wir haben regelmäßige Teambesprechungen und in den meisten Bereichen das Vier-Augen-Prinzip, sodass zum Beispiel Steuererklärungen geprüft und die Ergebnisse besprochen werden. Wir richten außerdem drei bis vier Team-Events im Jahr aus, zu denen wirklich alle Mitarbeitenden zusammenkommen. Und wir machen auch das Onboarding vor Ort. Das heißt: Alle neuen Mitarbeitenden, egal wo sie herkommen, kommen für ein oder zwei Wochen in die Kanzlei und werden vor Ort eingearbeitet, so dass man einen gewissen Wissensstand erreicht, alle Kollegen und Kolleginnen einmal kennengelernt hat und dann erstmal aus der Distanz weiterarbeiten kann. Wenn wir ein Teamevent haben, nutzen wir das auch, um in der Woche davor oder danach von Hamburg aus in der Kanzlei zu arbeiten. So können unsere remote arbeitenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einen guten persönlichen Kontakt zu allen anderen Kolleginnen und Kollegen aufbauen.
Haben Sie Tipps für andere Kanzleien, was die Umstellung auf Remote Work angeht?
Wir haben uns tendenziell vorher zu viele Sorgen gemacht. Remote Work in unserer Steuerkanzlei funktioniert super. Es macht aber sicherlich Sinn, Remote Work erstmal im kleinen Rahmen zu testen. Also nicht ohne Erfahrung fünf Leute einzustellen, die nicht in der Stadt oder im Umkreis der Kanzlei sind – sondern erstmal mit einer Person zu starten. Dann macht man auch relativ schnell Erfahrungen, ob das für die Kanzlei funktioniert oder nicht.
Sie hatten vorhin auch das Thema Fachkräftemangel angesprochen. Gibt es noch andere Sachen, die Sie machen, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken beziehungsweise um gute Fachkräfte zu finden?
Ja, zum Beispiel bilden wir selber aus: Das betrifft sowohl die klassische Ausbildung als auch im Rahmen von dualen Studiengängen. Zudem ist uns die Fortbildung der bestehenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wichtig. Hier haben wir im Zuge von Corona unser Fortbildungssystem bereits umgestellt. Unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können jetzt einfach online an Fortbildungen teilnehmen.
Vielen Dank für das Interview!
Dr. Oliver Mock ist Steuerberater und Fachberater für das Gesundheitswesen (DStV e.V.). Er ist als Partner in der familiengeführten Kanzlei, Mock Steuerberatungsgesellschaft & Partner mbB, tätig. Die Kanzlei ist als Steuerberater für Heilberufe auf die Beratung von Mandanten aus dem Gesundheitswesen spezialisiert.
