Von Martina Anzer
Steuerberater:innen stehen vor der Herausforderung, sich laufend an neue Entwicklungen anpassen zu müssen. Effizientes Prozessmanagement ist hierbei ein wichtiger Erfolgsfaktor: Durch eine gezielte Analyse und Optimierung der Arbeitsabläufe kann in der Steuerkanzlei durch Prozessmanagement Zeit und Kosten gespart und die Beratungsqualität gesteigert werden. Doch wie lassen sich die Prozesse am effektivsten optimieren?
In diesem Artikel werden wir Ihnen eine Vorgehensweise zeigen, mit der Sie Ihre Arbeitsprozesse optimieren, gleichzeitig digitalisieren und somit Ihre Effizienz steigern können. Dabei werden wir uns intensiv mit den Wechselwirkungen, Abhängigkeiten und gegenseitigen Interessen im Prozessmanagement in der Steuerkanzlei auseinandersetzen und auf die Vorteile einer systemischen Denkweise eingehen.
Warum Digitalisierung?
Auch in der Steuerberatung hat die Digitalisierung die Art und Weise, wie Dienstleistungen erbracht werden, revolutioniert. Die Automatisierung von Prozessen und die Verwendung von digitalen Tools haben Arbeitsabläufe verändert und verbessert. Die Verwendung von Online-Tools und die Digitalisierung von Dokumenten erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Kundinnen sowie Steuerberater:innen. Steuerbehörden und Mandanten digitalisieren ihre Systeme und Verfahren, um die Steuererklärung und -zahlung zu vereinfachen. Steuerberater:innen müssen daher auf dem neuesten Stand der Technik bleiben und sich mit modernen Technologien vertraut machen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und ihren Mandanten und Mandantinnen einen effizienten Service zu bieten. Ja klar, denken Sie sicher. Doch was ist das Geheimnis am systemischen Ansatz?
Die Bedeutung von Prozessmanagement im systemischen Ansatz für die Steuerkanzlei
Die systemische Denkweise im Prozessmanagement bietet Steuerberater:innen die Chance, sich im Zuge der Digitalisierung nicht nur effizient, sondern auch nachhaltig, also zukunftssicher aufzustellen. Durch die systemische Betrachtung der Prozesse können die Wechselwirkungen, Abhängigkeiten und gegenseitigen sowie gegenläufigen Interessen im Prozessmanagement identifiziert und berücksichtigt werden. Das führt dazu, dass Prozesse nicht isoliert, sondern als Teil einer übergeordneten Prozesslandkarte betrachtet werden. So können Prozesse und deren Schnittstellen ganzheitlich optimiert und verbessert werden. Die Vorteile des systemischen Ansatzes liegen in der Möglichkeit, eine bessere Prozessübersicht zu entwickeln sowie Veränderungen in der Steuerberatung besser zu managen. Aufgrund des besseren Verständnisses für Ursachen-Wirkungs-Zusammenhänge und der ganzheitlichen Sichtweise können Entscheidungen im Rundumblick getroffen werden. Durch die systemische Denkweise können Steuerberater:innen zukunftsfähige Prozesse entwickeln, die flexibel und agil auf Veränderungen angepasst werden können.
Der Mensch als System im System
Lassen Sie uns den Menschen als System im System betrachten. Der Mensch ist selbst ein komplexes System aus verschiedenen Elementen wie Körper, Geist und Emotionen. Genauso ist er Teil verschiedener externer Systeme, wie Familie, Arbeit oder Gesellschaft. Es wichtig, den Einzelnen als Teil dieses Gesamtsystems zu betrachten und dessen Bedürfnisse zu berücksichtigen. Denn gerade die anspruchsvollen Tätigkeiten in der Steuerberatung erfordern hohe Konzentration und mentale Leistungsfähigkeit, die durch eine kluge Organisation der Arbeitsprozesse und die Implementierung digitaler Tools unterstützt werden kann. Dabei sollte jedoch nicht vergessen werden, dass jeder Mitarbeiter bzw. jede Mitarbeiterin individuelle Bedürfnisse und Fähigkeiten hat, die bei der Umsetzung des Prozessmanagements berücksichtigt werden müssen. So benötigen z. B. unterschiedliche Menschen unterschiedliche Detailierungsgrade in der Prozessentwicklung. Eine gute Balance zwischen den Bedürfnissen des Einzelnen und den Anforderungen des Systems (=Kanzleiorganisation) zu finden, kann dabei helfen, eine produktive und zufriedenstellende Arbeitsumgebung zu schaffen, die für alle Beteiligten von Vorteil ist.
Vorteile von Prozessmanagement im systemischen Ansatz in der Steuerkanzlei
1. Zeit und Kosten sparen
Die gezielte Analyse und ganzheitliche Verbesserung von Arbeitsabläufen, über alle Schnittstellen hinweg, helfen Steuerberater:innen Zeit und Kosten zu sparen. Denn durch die Optimierung der Prozesse können Doppelarbeit und ineffiziente Arbeitsabläufe vermieden werden. Darüber hinaus ermöglicht eine gezielte Analyse auch eine bessere Planung und Steuerung der Arbeitsprozesse, was wiederum zu einer höheren Produktivität und Effizienz führt. Indem Steuerberater:innen ihre Prozesse kontinuierlich optimieren und verbessern, können sie sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und ihre Mandanten und Mandantinnen schneller und effektiver bedienen.
2. Mehr Zeit für Mandant:innen
Durch die Eliminierung redundanter oder ineffizienter Schritte und die Automatisierung von Routineaufgaben können Steuerberater:innen Zeit einsparen und somit mehr Zeit für ihre Mandantschaft schaffen. Damit können sie eine höhere Beratungsqualität bieten und sich besser auf die individuellen Bedürfnisse dieser einstellen. Zudem gewinnen sie Zeit, um sich auf komplexe Aufgaben und Projekte zu konzentrieren und somit auch ihr Fachwissen und ihre Kompetenzen zu erweitern.
3. Mandantenzufriedenheit steigern
Durch eine strukturierte und transparente Arbeitsweise können Fehler vermieden und die Qualität der Arbeit verbessert werden. Wenn die Arbeitsprozesse klar und eindeutig definiert sind, wissen die Mitarbeiter:innen genau, was von ihnen erwartet wird. Dadurch wird die Fehlerquote reduziert und die Bearbeitungszeit verkürzt, was wiederum zu einer höheren Mandantenzufriedenheit führt. Ein guter Ruf und zufriedene Mandant:innen sind ein wichtiger Faktor für den Erfolg einer Kanzlei, denn sie sorgen für positive Mundpropaganda und somit für neue Aufträge. Außerdem sind zufriedene Kunden und Kundinnen eher bereit, höhere Preise für die Leistungen zu zahlen, da sie die Qualität der Arbeit zu schätzen wissen.
Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen
Die Mitarbeitermotivation ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Durch eine partizipative Gestaltung von Arbeitsprozessen können Steuerberater:innen die Arbeitszufriedenheit ihrer Mitarbeiter:innen erhöhen und somit auch ihre Motivation steigern. Mitarbeiter:innen, die in den Gestaltungsprozess eingebunden werden und ihre Ideen und Vorschläge einbringen können, fühlen sich wertgeschätzt und ernst genommen. Sie identifizieren sich stärker mit dem Unternehmen und sind eher bereit, sich für den Erfolg einzusetzen. Eine aktive Beteiligung ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, ihre Stärken und Fähigkeiten optimal einzusetzen und somit auch persönlich zu wachsen. So steigen auch ihre Arbeitsmotivation und das Engagement.
Vorgehensweise im Prozessmanagement in der Steuerkanzlei
Diese Schritte haben sich für ein effizientes Prozessmanagement etabliert:
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- Prozess- und Schnittstellen-Analyse
- Auswertung der Analyse
- Definition der Soll-Prozesse, Erstellung von Prozessmodellen inklusive Prozesslandkarte
- Abbildung der Prozesse im digitalen System der Wahl
- Review und internes Briefing
- Testlauf begleitet durch Trainings und Wissensmanagement
- Go-live
Wie funktioniert die Abbildung der Prozesse im digitalen System?
Die Abbildung von Prozessen in digitalen Systemen (z. B. DATEV ProCheck) erfolgt in der Regel durch die Erstellung von Prozessmodellen. Dabei werden die einzelnen Schritte des Prozesses dargestellt und miteinander verknüpft. In DATEV ProCheck können beispielsweise Workflow-Modelle erstellt werden, die den Ablauf eines Prozesses visualisieren und dokumentieren. Diese Modelle können mit den relevanten Informationen und Dokumenten verknüpft werden und dienen als Grundlage für die Durchführung des Prozesses. Durch die Abbildung von Prozessen in digitalen Systemen wird eine effiziente und transparente Prozessgestaltung ermöglicht, die eine reibungslose Zusammenarbeit der beteiligten Personen und Abteilungen unterstützt. Zudem können Prozesse automatisiert werden, um Zeit und Kosten zu sparen und Fehler zu reduzieren.
Die Aufgabe der Abbildung von Prozessen in digitalen Systemen, wie DATEV ProCheck, wird in der Regel von einem speziell geschulten Mitarbeiter übernommen, der über Kenntnisse im Bereich Prozessmanagement und IT verfügt. Dies kann beispielsweise ein IT-Consultant, ein Prozessmanager oder ein Workflow-Spezialist sein. In jedem Fall ist es wichtig, dass die Abbildung der Prozesse in digitalen Systemen sorgfältig und präzise erfolgt, um eine effiziente und reibungslose Prozessgestaltung zu gewährleisten.
Fazit: Systemischer Ansatz schließt alle ein
Im systemischen Ansatz werden nachhaltige Lösungen durch die Beteiligung der Mitarbeitenden initiiert und damit der Veränderungsprozess der Digitalisierung von Prozessen innerhalb der Organisation und auf Mitarbeiterebene besser gestaltet. So können Steuerberater:innen eine zukunftsfähige, effiziente und anpassungsfähige Arbeitsprozesse etablieren.
Martina Anzer ist eine der Gründerinnen der twinnovativ GmbH Managementberatung und verantwortet die Sparte Kanzleieinwicklung für Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen. Gemeinsam mit ihrem Team hat sie es sich zur Aufgabe gemacht, veränderungsoffene Kanzleien mit dem systemischen Ansatz zu unterstützen, sodass sie für die Zukunft gut aufgestellt sind und gleichzeitig zu mehr Planbarkeit, mehr Zeit und mehr Rentabilität kommen.
