Wie gelingt die erfolgreiche Digitalisierung in der Steuerkanzlei?

Von Verena Schillmöller

„Erleben Sie aktuelle Trends und Innovationen, die Ihre Kanzlei auf das nächste Level bringen“ – unter diesem Motto stand die diesjährige Steuerberater Expo (StB Expo), die am 18. März 2022 zum ersten Mal seit zwei Jahren wieder in Präsenz in Köln stattfand. Zahlreiche Steuerberater und Steuerberaterinnen nutzten die Möglichkeit, sich in der Ausstellungshalle bei (Software-)Anbietern über neue Produkte zu informieren, zu Netzwerken und sich Vorträge zur Digitalisierung in der Steuerberatung anzuhören. Wie es war und die wichtigsten Erkenntnisse aus drei spannenden Vorträgen lesen Sie bei uns im Veranstaltungsbericht.

Mit automatischen Prozessen alltägliche Herausforderungen bewältigen

Den erste von mehreren Kurzvorträgen am Nachmittag hielt Johannes Negwer von der Personio GmbH. Personio automatisiert Personalprozesse und hilft, diese deutlich schneller und auf gleichbleibendem Niveau abzuwickeln. Zu den täglichen Herausforderungen zählten laut Negwer der Verwaltungswahnsinn, dünne Datengrundlagen und zeitfressende Prozesse. Problem sei hierbei oft nicht der einzelne Antrag an sich (z. B. ein Urlaubsantrag), sondern die Menge an Anträgen, die bewältigt werden müssen. Das führe dazu, dass wichtige Zeit fehlt, die stattdessen in die Weiterentwicklung der Steuerkanzlei investiert werden könnte. Personio automatisiert Prozesse, die Mitarbeitende betreffen, systemübergreifend: Von der Stellenausschreibung über die Einarbeitung bis zum Urlaubsantrag und der Lohnabrechnung. Ziel von Personio ist zudem, die Zusammenarbeit zwischen Mandant:in und Kanzlei so effizient wie möglich zu gestalten. Eine Anbindung an DATEV ist ebenso möglich.

Digitalisierung als Gewinn für Steuerberatung und Mandantschaft

Den anschließenden Vortrag hielt Fabian Pierick von der d.velop AG. Pierick erklärte, eines der Hauptargumente für die Digitalisierung sei der Fachkräftemangel und die Suche nach Mitarbeiter:innen: Viele gute potenzielle Mitarbeiter:innen erwarteten heutzutage papierlose und einfache Prozesse. Moderne und digitale Prozesse sind also ein klares Plus bei der Fachkräftesuche.

Als weiteres Beispiel wie die Digitalisierung sowohl für die Steuerberatung als auch für Mandant:innen von Vorteil sein kann, nannte er die Einführung von DATEV Unternehmen online (DUO) bei Mandant:innen. Die Vorteile der Einführung von DUO für den Mandanten bzw. die Mandantin: Rechnungen können papierlos verschickt werden, der Prozess der Eingangsrechnung kann vereinfacht und Kosten gespart werden. Durch den Einsatz von DUO entstehen aber auch Vorteile für die Steuerberatung: Der Mandant bzw. die Mandantin bleibt in der DATEV-Umgebung, es werden papierlose Belege ausgestellt, die Mitarbeiter:innen werden entlastet und die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatung und Mandant:in kann standardisiert werden. Steuerberater:innen haben nun wieder mehr Zeit für ihre Kernaufgaben – ein Gewinn für beide Seiten.

Im anschließenden Vortrag der Steuerberater Verrechnungsstelle (StBVS) versuchte diese, mit Vorurteilen aufzuräumen. Die StBVS bietet unter anderem die Auslagerung von Routinearbeiten wie Honorar- und Rechnungsmanagement für Steuerberater:innen. Zu den Leistungen zählt zudem ein Honorarausfallschutz und -vorfinanzierung. Das Vorurteil, dass es sich bei der StBVS um eine „Inkassobude“ handele, stimme nicht. Stattdessen entlaste die Arbeit mit der StBVS Mitarbeiter:innen und Kanzleien. Die Sorge, dass Mandant:innen keine Akzeptanz für die Zusammenarbeit von der Steuerberatung mit der StBVS haben, sei unbegründet. Die StBVS biete eine Trennung zwischen Beratung und finanzieller Abwicklung, was bei Mandant:innen in der Regel wertgeschätzt werde.

Fazit: Digitalisierung so wichtig wie nie

Prozesse soweit es geht standardisieren, automatisieren und, wenn nötig, auslagern, um wieder mehr Zeit für Kernaufgaben zu haben – so lässt sich die wichtigste Erkenntnis aus dem Tag auf der StB Expo zusammenfassen. Die StB Expo bot eine Fülle an Angeboten und Informationen, die es Steuerberater:innen erleichtert, dieses Ziel in die Tat umzusetzen. Auch wenn die Besucherzahl coronabedingt noch nicht wieder auf dem Niveau von vor zwei Jahren war, waren Halle und Vorträge rege besucht. Die Besucher und Besucherinnen nutzten nicht nur die Möglichkeit, sich direkt an den Ständen bei den Anbietern über neue Produkte zu informieren, sondern auch, sich gegenseitig auszutauschen und ins Gespräch zu kommen. Die StB Expo hat mal wieder deutlich gemacht: Digitalisierung ist ein Thema, dass die Steuerberatung erstmal nicht loslassen wird. Das zeigt auch die Fülle an (jungen) Unternehmen, die auf der StB Expo ihre digitalen Lösungen und Anwendungen präsentiert haben.

Bilder: FFI-Verlag