Digitale Kanzlei

Digitales Arbeiten wird immer attraktiver und eine zunehmende Zahl an Kanzleien strebt (weitere) Schritte in Sachen Digitalisierung an. Die Kanzlei Andreas Schollmeier Steuerberater versteht sich dabei als Vorreiter in Sachen Digitalisierung und bezeichnet sich selbst als „Digitale Kanzlei“.
Andreas Schollmeier ist Digital Leader einer mit dem Gütesiegel „TopDigital“ zertifizierten Kanzlei mit hoher digitaler Kompetenz und wurde kürzlich als „Arbeitgeber der Zukunft“ ausgezeichnet. Aber wie wird man zu einer digitalen Kanzlei und was bedeutet das für die Arbeitsabläufe? Diese und weitere Fragen beantwortet Andreas Schollmeier im Interview.

Herr Schollmeier, welche Motivation steckte hinter den Digitalisierungsbestrebungen in Ihrer Kanzlei?

Andreas Schollmeier: Aktuell beherrschen insbesondere zwei Themen die gesamte Steuerberatungsbranche. Dies sind die digitale Transformation und der Fachkräftemangel. Dabei hängen beide Themen unweigerlich miteinander zusammen. Die Motivation hinter den Digitalisierungsbestrebungen ist daher vor allem, die bestehenden Kanzleiprozesse effektiver und schlanker zu gestalten. Dadurch werden die vorhandenen Mitarbeitenden entlastet und neue Mitarbeitende leichter gewonnen, weil sie die Möglichkeit bekommen, in einer zukunftsfähigen Kanzlei zu arbeiten.

Gab es interne Prozesse, bei denen sich die Digitalisierung besonders ausgezahlt hat?

Andreas Schollmeier: Sämtliche Abteilungen einer Kanzlei können von der Digitalisierung profitieren. Dies fängt beim Posteingang an und hört bei der digitalen Freizeichnung relevanter Steuerdokumente durch den Mandanten auf. Ich bin dabei auch überzeugt, dass die Transformation zu einer digitalen Kanzlei nur dann zu Hundertprozent erfolgreich sein kann, wenn das Team der Kanzlei in allen relevanten Prozessen digital arbeitet. Natürlich sind die Skaleneffekte im Bereich der Finanz- und Lohnbuchhaltung sehr hoch. Die Zeitersparnis beim digitalen Rechnungsversand ist allerdings genauso wenig zu unterschätzen wie der Nutzen, auswärts wichtige Fristsachen digital signieren zu können. Gerade im Bereich der Kanzleiverwaltung lassen sich viele Prozesse vereinfachen.

Wie kommunizieren Sie vornehmlich mit Mandantinnen und Mandanten?

Andreas Schollmeier: Wir kommunizieren mit unseren Mandantinnen und Mandanten vornehmlich persönlich, telefonisch, via E-Mail, über Videokonferenzen und mithilfe von kanzleiindividuellen Colloboration Tools. Gerade bei den am Markt verfügbaren Tools wie Kanzlei.Land, 5FSoftware oder Dracoon ergeben sich für die Mandantinnen und Mandanten deutliche Mehrwerte. Das persönliche Gespräch ist zwar durch nichts zu ersetzen, allerdings sind digitale Tools manchmal auch deutlich vorteilhafter, z. B. in Bezug auf Corona-Risiken oder aus Zeit- und Kostengesichtspunkten. Die Zahlen unserer Mandantinnen und Mandanten sind für diese z. B. tagesaktuell online abrufbar, ohne dass sie uns dafür kontaktieren müssen.

Gab es Probleme bei der Umstellung von analog zu digital, zum Beispiel auf Seite der Mandantschaft?

Andreas Schollmeier: Die Umstellung von analog auf digital ist ein langer Weg. Und Wege sind manchmal steinig. Es wäre gelogen, zu behaupten, dass es hierbei keine Herausforderungen gibt. Allein die Umstellung von Gewohnheiten, Dinge nicht mehr zu drucken, sondern ausschließlich digital zu bearbeiten, ist nicht von heute auf morgen umgestellt. Mit neuen Mandantinnen und Mandanten arbeiten wir grundsätzlich nur noch digital. Bei den älteren Mandanten konnten wir die meisten von den Vorteilen der Digitalisierung überzeugen. Allerdings fehlt es manchen Mandanten auch an dem technischen Verständnis. Hier unterstützen wir teilweise z. B. beim Scannen von Belegen.

Woher hatten Sie das nötige Knowhow, um Ihre Kanzleiabläufe zu digitalisieren?

Andreas Schollmeier: Das Knowhow haben wir uns als Team selbst erarbeitet. Diverse Netzwerke, Fortbildungen Recherchen haben uns dabei geholfen, für unsere Kanzlei die besten Tools zu implementieren und die Digitalisierung mandanten- und mitarbeiterorientiert voranzutreiben. Mandantenwünsche haben uns immer wieder inspiriert, neue Wege auszuprobieren. Zudem haben die Mitarbeitenden Ideen entwickelt, die Kanzleiprozesse zu verbessern.

Was würden Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen zum Start in Richtung digitale Kanzlei empfehlen?

Andreas Schollmeier: Am besten sollten sich diese mit anderen Kolleginnen und Kollegen austauschen, die den Weg in Richtung digitale Kanzlei schon gehen. Die Erfahrungen von anderen digitalen Steuerkanzleien sind sehr wertvoll. Daneben würde ich immer empfehlen, eine gewisse Experimentierfreude zu entwickeln. Wir haben sehr, sehr viel einfach ausprobiert und auch nicht alles umgesetzt, sondern die für uns besten Tools ausgewählt. Nicht die Vielzahl der Tools ist nachher entscheidend, sondern deren Qualität und deren Mehrwert für die einzelne Kanzlei. Denn letztlich müssen die Mitarbeitenden auch das notwendige Knowhow aufbauen bzw. vermittelt bekommen, alle Kanzlei-Tools optimal nutzen zu können.

Vielen Dank für das Interview, Herr Schollmeier!

Digitale Kanzlei

Andreas Schollmeier ist Inhaber einer mittelständischen Steuerkanzlei in Moers. Gemeinsam mit seinen Mitarbeitenden entwickelt er digitale Lösungen und optimiert sowohl die Kanzlei- als auch die Mandantenprozesse. Sein Wissen und seine Erfahrungen im Bereich betriebswirtschaftlicher Beratung, Steuern und Finanzen sowie Digitalisierung teilt er mit seinem Team in seiner eigenen Inhouse-Akademie.

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