Wissensmanagement in der Steuerkanzlei

Von Martina Anzer

In einer sich schnell wandelnden Geschäftswelt wird es für Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen immer wichtiger, ihr Wissen und ihre Fähigkeiten zu pflegen und auszubauen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist gezieltes Wissensmanagement. Doch was genau ist Wissensmanagement und wie können Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen es effektiv nutzen, um langfristig erfolgreich zu sein? In diesem Blogartikel werden wir auf diese Fragen eingehen und zeigen, wie eine gezielte Wissensmanagementstrategie dazu beitragen kann, Mitarbeitende, Kanzlei und letztendlich auch Mandanten und Mandantinnen zukunftssicher zu machen.

Was ist Wissensmanagement?

Wissen managen bedeutet die Faktoren Mensch, Organisation, Technologie und Kultur als die tragenden Säulen zu nutzen und die Wechselwirkungen zu bearbeiten. Gleichzeitig ist Wissensmanagement der Prozess der Identifikation, des Erwerbs, der Verbreitung, der Nutzung und der Erhaltung von Wissen innerhalb einer Organisation. Es umfasst die Identifikation von Wissen und Wissensträgern sowie die Bereitstellung von Wissen entlang der Prozesse, sodass es zugänglich und nutzbar wird. Der Hauptnutzen des Wissensmanagements liegt in der Anwendung des Wissens, um gute und zeitnahe Geschäftsentscheidungen auf dem Weg zur Zielerreichung zu treffen.

Es geht darum, Wissen und Erfahrungen, die in einer Organisation vorhanden sind, systematisch zu erfassen, zu speichern und gezielt zu nutzen bzw. zu teilen. Ziel des Wissensmanagements ist es, das vorhandene Wissen bestmöglich einzusetzen, um die Leistungsfähigkeit der Organisation zu steigern und das Rad nicht noch einmal zu erfinden.

In der Steuerberatung ist das Wissen ein zentraler Erfolgsfaktor. Die Spezialisierungen, die die Mitarbeitenden haben, und die Erfahrungen, die im Laufe der Arbeit gesammelt werden, bilden die Grundlage für die Beratung und Unterstützung der Mandantschaft.

Wie können Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen gezielt Wissensmanagement betreiben?

Um gezielt Wissensmanagement in Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien zu betreiben, sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

1. Schaffung einer Wissenskultur

Führungskräfte sollten eine Wissenskultur in der Kanzlei fördern, in der Wissen als wertvolle Ressource angesehen und der Austausch von Wissen angeregt wird. Regelmäßige Meetings, Schulungen und Feedbackgespräche können dazu beitragen, eine offene Feedbackkultur zu etablieren und das Wissensmanagement zu unterstützen.

2. Identifikation und Dokumentation von wichtigem Wissen

Es ist wichtig, das vorhandene Wissen zu erkennen, zu bewerten und systematisch zu erfassen. Hierbei sollten sich Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen auf die Kernkompetenzen der Kanzlei konzentrieren und wichtige Informationen und Erfahrungen dokumentieren bzw. den Austausch zwischen den Mitarbeitenden fördern. So können die Mitarbeitenden leichter auf das Wissen zugreifen und es effektiv nutzen.

3. Nutzung von digitalen Wissensmanagement-Tools und -Systemen

Digitale Wissensmanagement-Tools und -Systeme können dabei helfen, das vorhandene Wissen schnell und effektiv zu finden und zu nutzen. Kanzleien können beispielsweise eine digitale Wissensdatenbank oder ein Intranet einrichten, auf dem Mitarbeitende ihr Wissen teilen und diskutieren können. Social-Media-Plattformen und E-Learning-Systeme können ebenfalls nützlich sein, um Wissen zu teilen und zu verbreiten.

4. Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter

Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand bleiben und ihr Wissen und ihre Fähigkeiten regelmäßig aktualisieren, austauschen und verbessern. Hier sollten gezielte Schulungen und Trainings angeboten werden, um das Wissen der Mitarbeitenden zu erweitern. Auch die Förderung von Feedbackgesprächen und die Anerkennung von Mitarbeitenden, die ihr Wissen teilen und sich weiterbilden, kann das Wissensmanagement in der Kanzlei verbessern.

Durch gezieltes Wissensmanagement können Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen ihre Mitarbeitenden, sich selbst und ihre Kanzlei langfristig erfolgreich machen. Eine systematische Erfassung und Nutzung des vorhandenen Wissens sowie die Förderung einer Wissenskultur und die gezielte Schulung der Mitarbeiter sind dabei wichtige Erfolgsfaktoren.

Auswirkungen von gezieltem Wissensmanagement auf die Kanzlei

Gezieltes Wissensmanagement kann erhebliche Auswirkungen auf die Kanzlei haben und dazu beitragen, die Zukunftssicherheit der Kanzlei zu erhöhen. Eine der wichtigsten Auswirkungen ist die Verbesserung der Arbeitsprozesse und -qualität. Durch die gezielte Nutzung des vorhandenen Wissens können Mitarbeitende Fehler vermeiden, Probleme schneller lösen und bessere Arbeitsergebnisse erzielen.

Ein solches Wissensmanagement kann auch zu einer Steigerung der Effizienz und Produktivität führen, da Mitarbeitende schneller und effektiver arbeiten können, wenn sie auf das Wissen anderer zugreifen können. Das wiederum kann dazu beitragen, die Kosten zu senken und die Rentabilität der Kanzlei zu erhöhen.

Eine hohe Priorisierung von Wissensmanagement in der Organisation hilft den Mitarbeitenden, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, die übermäßige Informationslast zu beseitigen, Stress zu reduzieren und im Gegenzug das Wohlbefinden zu verbessern. Wissensmanagement stützt die Mitarbeiterzufriedenheit und trägt zur psychologischen Sicherheit der Mitarbeitenden bei. Außerdem wird die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden beschleunigt. Sie funktioniert effektiver und reibungsloser.

Darüber hinaus kann gezieltes Wissensmanagement auch die Mandantenzufriedenheit erhöhen. Wenn in der Kanzlei schneller und kompetenter gearbeitet und auf Kundenbedürfnisse besser eingegangen wird, sind Mandanten und Mandantinnen zufriedener und eher geneigt, der Kanzlei treu zu bleiben. Das kann auch dazu beitragen, dass Kundinnen und Kunden die Kanzlei weiterempfehlen, was wiederum zu einer Steigerung der Reputation und des Umsatzes führen kann.

Eine weitere Auswirkung von gezieltem Wissensmanagement ist die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftssicherheit. Eine Kanzlei, die ihr Wissen gezielt nutzt und kontinuierlich weiterentwickelt, ist besser in der Lage, sich den Herausforderungen des Marktes anzupassen und sich von der Konkurrenz abzuheben. Eine solche Kanzlei kann auch schneller auf Veränderungen im Markt reagieren und neue Geschäftschancen identifizieren.

Auch im Zuge der Nachfolgeplanung in der Geschäftsführung ist ein vorausschauendes Wissensmanagement erforderlich. Die Erfahrung und die Marktlage zeigt, dass Nachfolger und Nachfolgerinnen von Kanzleiinhaber:innen rar sind. Gleichzeitig erwarten jüngere Generationen, dass es einen sinnvollen, strukturierten Ausstiegsplan gibt, der die Übertragung des Erfahrungswissens berücksichtigt.

Darum ist Wissensmanagement so wichtig

Wissen wird auch in Zukunft ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal sein, wenn es um die Steigerung der Unternehmensleistung sowie um die Attraktivität als Arbeitgeber geht. Der Arbeitsmarkt erfordert aktuell ein hohes Arbeitgeber-Engagement. Bleiben Sie dabei und tun Sie viel dafür, dass Sie qualifizierte Mitarbeitende an Ihre Organisation binden und interessant für anspruchsvolle Fachkräfte werden.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass gezieltes Wissensmanagement eine wichtige Rolle für Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen spielt, um in ihrer Kanzlei langfristig erfolgreich zu sein. Um Wissensmanagement in der Praxis umzusetzen, sollten sie darauf achten, eine Kultur des Wissensaustauschs und -aufbaus zu schaffen, gezielte Schulungen und Fortbildungen anzubieten und Feedbackprozesse zu etablieren. Durch eine konsequente Umsetzung dieser Maßnahmen können Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen sicherstellen, dass sie auf dem neuesten Stand bleiben und damit ihre Kanzlei langfristig erfolgreich sein wird.