onboarding steuerkanzlei

VonDavid Scherf

Im aktuell sehr herausfordernden Personalmarkt können Steuerkanzleien durch ein professionelles und strukturiertes Onboarding eine Vielzahl an Chancen nutzen, um sich mit der richtigen Strategie und Vorgehensweise als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren – und Bewerberinnen und Bewerber ab dem ersten Kennenlernen zu begeistern. Dieser Beitrag soll Ihnen einen Überblick darüber geben, was Onboarding eigentlich ist und mit welchen (auch kleinen) Schritten Sie eine langfristige Bindung und hohe Zufriedenheit der neuen Kolleginnen und Kollegen in Ihrer Kanzlei erreichen können.

Mir ist es wichtig, einen wesentlichen Begriff gleich zu Beginn klarzustellen: Viele Kanzleien definieren das Onboarding als die reine Einarbeitung neuer Mitarbeitender in ihrer Kanzlei, was Umfragen und Studien immer wieder belegen. Wenn man jedoch diesem Verständnis folgt, lassen Sie sehr viel Potenzial ungenutzt, um neue Mitarbeitende nicht nur fachlich einzuarbeiten, sondern begeistert an Bord Ihrer Kanzlei zu holen. Denn nichts anderes meint der Begriff Onboarding. Es geht bildlich über ein „an Bord gehen auf dem Schiff mit dem Namen Ihrer Kanzlei“. Dieses Bild bringt passend auf den Punkt, wie Onboarding zu verstehen ist. Es handelt sich hierbei nämlich um eine Integration in Ihr Team und Ihre Kanzlei ab dem ersten Kontakt. Und das nicht nur auf fachlicher, sondern mindestens genauso auch auf emotionaler Ebene.

Folglich beginnt dieser Prozess nicht erst mit dem ersten Arbeitstag, sondern viel früher, nämlich mit der ersten Wahrnehmung Ihrer Kanzlei. In der Regel erfolgt dies z. B. über Ihre Stellenanzeige, die Sie auf großen Stellenportalen, Social Media und Ihrer Homepage veröffentlicht haben. Hier entsteht nun beim Lesen ebendieser und dem Durchstöbern Ihrer Homepage (sofern es so weit kommt) auf der Bewerberseite der Gedanke und das Gefühl, sich bei Ihnen bewerben zu wollen.

Hat das funktioniert, so war Ihre Stellenanzeige schon einmal der erste erfolgreiche Punkt auf Ihrer Onboarding-Checkliste. Das war aber nur Schritt 1 – wenngleich ein sehr wichtiger und grundsteinlegender Schritt. Auf diesen folgen noch einige weitere Schritte, bevor der erste Arbeitstag überhaupt beginnt. Und alle diese Schritte haben eine sachliche sowie eine emotionale Ebene, die von Ihnen angesprochen werden sollte. Ich möchte Ihnen im Folgenden ein paar hilfreiche Praxisbeispiele für die einzelnen Phasen zeigen, die ohne großen Aufwand schon viel Positives auf der Bewerberseite bewirken können:

Schritt 2: Ihre Reaktion auf die Bewerbung – Zögern unerwünscht

  • Versenden Sie eine automatische E-Mail als Empfangsbestätigung und stellen Sie eine zeitnahe Prüfung und Rückmeldung in Aussicht – und halten Sie diese auch ein.
  • Melden Sie sich ruhig sehr schnell und persönlich bei ansprechenden Bewerbern und Bewerberinnen nach Bewerbungseingang. Haben Sie keine Scheu, es kommt mit der richtigen Ansprache nicht falsch an!
  • Sollte es bis zu dem Gespräch noch etwas dauern, versenden Sie ruhig noch eine Erinnerung und teilen mit, dass Sie sich auf den Termin freuen. Der Bewerber oder die Bewerberin war inzwischen wahrscheinlich schon in anderen Gesprächen und so bringen Sie sich erneut in Erinnerung. Und glauben Sie mir: Viele Kanzleien werden diese E-Mail nicht versenden – und so können Sie punkten.

Schritt 3: Das Kennenlernen: weg vom klassischen Bewerbungsgespräch

  • Bereiten Sie Ihr Sekretariat darauf vor, wer wann zu Ihnen kommt und stellen Sie einen persönlichen und herzlichen Empfang sicher. Bedenken Sie, das ist der erste „Live-Kontakt“ zu Ihrer Kanzlei.
  • Schaffen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre und nehmen Sie schon zu Beginn den Druck / die Anspannung auf Bewerberseite heraus. Die Zeiten von klassischen Bewerbungsgesprächen sind vorbei. Oder anders gesagt: Sie bewerben sich inzwischen mehr als Arbeitgeber bei guten Bewerberinnen und Bewerbern als andersherum. Daher ist es eher ein Kennenlerngespräch, das klingt auch schon „entspannter“.

Schritt 4: Kennenlerntag / Probetag / „Schnuppertag“

  • Laden Sie die Bewerberin bzw. den Bewerber als Ihren Gast gerne ein, die Mittagspause mit dem Team zu verbringen (auch finanzielle Einladung denkbar).
  • Terminieren Sie ein Feedback-Gespräch zum Abschluss des Tages. Sollte die Bewerberin bzw. der Bewerber Sie überzeugt haben, so geben Sie ihr bzw. ihm das Feedback doch direkt mit und besprechen verbindlich und final einen Anstellungsvertrag. Warum jetzt noch unnötig Zeit verstreichen lassen?

Schritt 5: Die Zeit zwischen Arbeitsvertrag bis zum ersten Arbeitstag

  • Laden Sie den neuen Kollegen oder die neue Kollegin unbedingt zu Team- oder Kanzleiveranstaltungen ein, die noch vor seinem oder ihren ersten Arbeitstag stattfinden (Tipp: Geburtstag des neuen Kollegen oder der neuen Kollegin beachten!).
  • Senden Sie eine Nachricht oder melden Sie sich noch einmal persönlich vor dem ersten Arbeitstag und kommunizieren Sie die Freude, dass es bald losgeht.

In all diesen Phasen haben Sie die einmalige Gelegenheit, durch besondere Aufmerksamkeit, Verbindlichkeit, Schnelligkeit und Professionalität bei Ihrem neuen Mitarbeitenden Begeisterung, Überraschung und Vorfreude auszulösen. Und es müssen keine großen Dinge sein, wie Sie gelesen haben. Manch kleine Geste kann schon viel bewirken. Fragen Sie z. B. vor dem ersten Arbeitstag einmal nach, ob noch etwas unklar ist (etwa wo geparkt werden kann) oder ob Sie bei etwas behilflich sein können (z. B. Arbeitsbeginn etwas später, um die Kinder noch ohne Stress in die Betreuung zu bringen). Senden Sie schon im Vorhinein das Jobticket zu, auch so etwas kann direkt Eindruck hinterlassen, so banal es klingen mag.

Als größere Geste empfiehlt es sich immer, Ihre neuen Mitarbeitenden auch bereits vor dem Arbeitsbeginn zu Kanzleiveranstaltungen wie einem Sommerfest oder einer Weihnachtsfeier einzuladen. So können bereits vor dem Beginn erste Kontakte geknüpft werden, ein persönliches Kennenlernen auch nach dem „Schnuppertag“ vertieft werden – und die Aufregung am ersten Arbeitstag ist somit fast verflogen. Das erleichtert den Einstieg ungemein und schafft auch hier – vor der eigentlichen fachlichen Einarbeitung – schon eine spürbare Bindung und Identifikation mit Ihrer Kanzlei.

Schritt 6: Der erste Arbeitstag

Um die o. g. Liste noch zu komplettieren, ist Schritt 6 dann final der erste Arbeitstag selbst, welcher natürlich auch einer sorgfältigen Vorbereitung bedarf. Es muss unbedingt sichergestellt werden, dass Sie Ihren professionellen Weg fortsetzen und alles funktioniert und bereitsteht – von einer funktionierenden Hard- und Software über den Blumenstrauß und einem Willkommenspaket. Ihr neuer Mitarbeitender oder ihre neue Mitarbeiterin soll nicht den Eindruck erlangen, dass es zwar professionell begann, nun aber ernüchternd fortgesetzt wird. Nichts ist demotivierender, als wenn am ersten Arbeitstag der Eindruck entsteht, dass niemand mit dem Start des neuen Mitarbeitenden gerechnet hat und dann auf die Schnelle versucht werden muss, alles zum Laufen zu bringen. Glauben Sie mir, das passiert immer noch in ganz vielen Unternehmen.

 

Tax Tech-Magazin:
Fachkräfte finden und binden

Steuerkanzleien haben nach wie vor mit dem Fachkräftemangel zu kämpfen. Wie gelingt es, Bewerberinnen und Bewerber auf die Kanzlei aufmerksam zu machen und Talente zu gewinnen?

Regelmäßige Feedbackgespräche etablieren

Begeistern Sie daher unbedingt weiter, indem Sie nicht nur den ersten Arbeitstag und die beginnende Einarbeitung strukturiert angehen, sondern auch regelmäßige Feedbackgespräche einplanen und anbieten. Mit Ende der Probezeit nach meist sechs Monaten, wäre dann ein Ende des Onboardings denkbar, die Einarbeitung darf durchaus noch weiterlaufen und braucht i. d. R. bis zu einem Jahr.

Diese Feedbackgespräche wären dann der letzte Schritt in Ihrem professionellen Onboarding und empfehlen sich in dem folgenden Turnus:

  • nach vier Wochen seit Arbeitsaufnahme
  • nach drei Monaten zur Hälfte der Probezeit
  • nach ca. fünf Monaten, vor Ablauf der Probezeit

Inhaltlich sollten folgende Themenbereiche offen und konstruktiv abgefragt und detailliert besprochen werden:

  • allgemeines Wohlbefinden in der neuen Umgebung / Aufgabe
  • Arbeitsbelastung (Über- oder Unterforderung)
  • Was läuft gut, was noch nicht?
  • Feedback von der Teamleitung
  • Feedback von der Kanzleiführung
  • mögliche Verbesserungsvorschläge

Zusammengefasst haben wir demnach sieben Schritte, von denen mehr als die Hälfte vor dem eigentlichen ersten Arbeitstag stattfinden (auch sog. „Preboarding“).  Hieraus ergeben sich bereits viele Vorteile für Sie:

  • Emotionale Bindung ab dem ersten Kennenlernen
  • Vorfreude, Wertschätzung und Begeisterung auf Bewerberseite
  • Sicherheit, dass Ihre Neueinstellung auch wirklich am ersten Arbeitstag bei Ihnen erscheint (siehe „Ghosting“)
  • Sie vermitteln bereits die Werte, für die Sie mit Ihrer Kanzlei und Ihrem Team stehen
  • Leichterer und effizienterer Start in die neue Aufgabe für Ihren neuen Mitarbeitenden

Die Phase, die dann später mit dem ersten Arbeitstag beginnt, bringt ebenfalls sehr wertvolle Vorteile und Chancen für Sie und auch für die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter mit:

  • Mehr Planungssicherheit, weniger Fluktuation und Überraschungen
  • Ehrliches Feedback als Steuerungsinstrument
  • Steigende Produktivität
  • Weniger Einschleichen von Fehlern

Mit strukturierten Prozessen können Sie neben diesen noch weitere Vorteile für sich und Ihre neuen Kolleginnen und Kollegen nutzen – und somit dafür sorgen, dass Sie bei den richtigen Kandidaten einen nachhaltig positiven Eindruck hinterlassen. Das hilft Ihnen dabei, sich von anderen Kanzleien abzuheben und erhöht Ihre Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme, Einstellung und letztendlich zur langfristigen Mitarbeiterbindung. Es ist durchaus wahrscheinlich, dass dieser Eindruck so überzeugend ist, dass Ihre neuen Teammitglieder diesen mit Begeisterung in ihrer vorherigen Kanzlei oder mit ehemaligen beruflichen Bekanntschaften teilen. Und dann können Sie die neuen Bewerberinnen und Bewerber auf ein Neues mit Ihrem strukturierten und professionellen Onboarding begeistern.

David Scherf ist seit 2010 in der steuerberatenden Branche tätig, zunächst bei trilling hellmann in Düsseldorf, wo er 2016 in das Personalmanagement des Unternehmens wechselte. 2022 begann er eine neue Position als Personalmanager bei HMK in Köln. Neben seiner Haupttätigkeit schreibt er seit 2021 für den IWW Verlag und unterrichtet seit 2022 bei der DATEV und dem NWB-Verlag. Darüber hinaus berät er Steuerkanzleien bei der Einführung von Personalmanagementstrategien und der Nutzung von HR-Software.

Bild: Adobe Stock/©PureSolution

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