Künstliche Intelligenz (KI) in der Steuerkanzlei: Mit diesen Prozessen sollten Sie starten

Von Johannes Korves

Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung sind als Buzzwords bereits jahrelang weit verbreitet. Doch auch in der alltäglichen Praxis findet KI-Technologie immer mehr Anwendung – auch in der Steuerbranche. So lassen sich mit dem Einsatz von Standardtechnologien bereits heute nahezu alle wiederkehrenden Routinetätigkeiten in Steuerkanzleien automatisieren und somit freie Kapazitäten für Mitarbeitende schaffen, die sich fortan auf wertschöpfendere Tätigkeiten fokussieren können.

Ein Vorteil von KI ist es, dass diese, wie der Name bereits suggeriert, intelligent agiert und keinen stumpfen Wenn-Dann-Regeln folgt, die im komplexen Alltag schnell an ihre Grenzen stoßen. Zudem sind KI-Technologien für alle nur denkbaren Standardprozesse anwendbar und hochgradig individualisierbar. So können durch modulare Lösungen selbst äußerst individuelle Prozesse abgebildet werden. Doch mit welchen Prozessen sollte man starten?

Mailroom Automation: Das Postfach immer im Griff

In Steuerberatungskanzleien summiert sich der Arbeitsaufwand zur Verwaltung von Postfächern nicht selten zu mehreren Stunden am Tag. Dies bedeutet in der Praxis oft, dass mehr als eine ganze Fachkraft mit nichts anderem als dem Bearbeiten, Kategorisieren und Weiterleiten von E-Mails und Briefpost beschäftigt ist. Dies ist nicht nur zeit- und ressourcenintensiv, sondern auch ineffizient in der Kommunikation mit Mandant:innen. Die lange Liegedauer von Dokumenten führt dazu, dass diese länger auf die Beantwortung von Anfragen warten und/oder wichtige Fristen für die Einreichung von Unterlagen verpassen, was in Frustration und Unzufriedenheit resultiert.

Mit Lösungen zur Mailroom Automation werden Posteingänge – sei es E-Mail oder Briefpost – automatisiert verwaltet. Mit Algorithmen zur Klassifizierung von Dokumenten wird eingehende Post in Sekundenschnelle kategorisiert. So werden die Liegezeiten für eingehende E-Mails und Briefe auf nahezu null reduziert. Die Dokumentenkategorien, in die die eingehende Post klassifiziert wird, können dabei von jeder Kanzlei individuell bestimmt werden. Zudem gibt es dabei kein Limit hinsichtlich der Anzahl von Kategorien. Für jede dieser Kategorien können außerdem individuelle Prozessworkflows definiert werden, um zu bestimmen, was mit den jeweiligen Dokumenten nach der Klassifizierung passieren soll. Eingehende Anfragen werden beispielsweise sofort an die zuständigen Sachbearbeitenden weitergeleitet, während Eingangsrechnungen und Belege in einen Extraktionsworkflow gegeben werden, mit dem relevante Buchungsdaten extrahiert und die Dokumente automatisch freigegeben und verbucht werden. Terminanfragen werden wiederum an das Sekretariat weitergeleitet usw. Somit entlastet die Mailroom Automation Mitarbeitende sofort und nachhaltig.

Dokumentenautomatisierung: Rechnungen und Belege automatisch verbuchen

Die Digitalisierung in der Lohn- und Finanzbuchhaltung ist heute gängige Praxis. Mit Mandant:innen wird so gut wie ausschließlich per E-Mail kommuniziert und Rechnungen und Belege stehen somit (fast) immer digital zur Verfügung. Beim zweiten Blick auf die Dinge wird jedoch schnell klar, dass Fachkräfte im Rechnungswesen trotzdem noch einen Großteil ihrer Zeit mit der händischen Übertragung von Buchungssätzen aus Dokumenten in die Buchhaltungssoftware verbringen. Denn die Dokumente liegen zwar digital, aber nicht digitalisiert vor. So kann nachgelagerte Software mit digitalen Rechnungen und Belegen nichts anfangen, sodass am Ende doch manuelle Arbeit anfällt.

Hier setzen die Extraktionsmodelle zur Rechnungs- und Belegautomatisierung an. Statt Daten händisch in die Buchhaltungssoftware zu übertragen, analysieren KI-Algorithmen eingehende Rechnungen und Belege äußerst präzise und extrahieren die wichtigsten Datenpunkte wie Empfänger:in, Aussteller:in, Rechnungs- und Steuernummern, Artikeldaten und Beträge einzelner Positionen, sowie der gesamten Rechnung. Diese Datenpunkte können dann schnell und einfach mittels Software-Schnittstellen in die Buchhaltungssoftware übertragen und freigegeben werden, ohne dass ein Mensch die Dokumente nochmals begutachten muss. Der Einsatz von KI mit holistischem Dokumentenverständnis sorgt hierbei dafür, dass diese Vorgehensweise auch für verschiedenste Arten und Layouts von Rechnungen und Belegen funktioniert – ganz unabhängig davon, ob die KI die Rechnungen eines bestimmten Unternehmens vorher bereits gesehen hat oder nicht.

Hier lesen Sie mehr zum Thema "Keine Buchung ohne KI: Wie künstliche Intelligenz die Buchhaltung verändert"

Erste Schritte zur Implementierung

Dem Einsatz von KI-Technologien in Steuerkanzleien sind kaum Grenzen gesetzt. Fokussieren Sie sich bei der Umsetzung der ersten Use-Cases daher auf die Bereiche, die besonders zeit- und ressourcenintensiv sind und viele Mitarbeiterkapazitäten binden. Die oben beschriebenen Anwendungsfälle der Mailroom Automation und der Rechnungs- und Belegautomatisierung sind dabei i. d. R. gute Ansatzpunkte. Dank Plug & Play, also standardisierter Schnittstellen und sofortiger Nutzbarkeit ohne individuelle Anpassungen, können KI-Technologien heutzutage schnell in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert werden. Nehmen Sie sich dennoch genügend Zeit, um angebotene Technologien zu testen und abzuwägen, ob Ihre Automatisierungsziele auch erreicht werden und was dies für die Befreiung von Kapazitäten in Ihrer Kanzlei bedeutet. Denn nur mit der richtigen Erwartungshaltung wird Ihr Projekt auch zum Erfolg.