Keine Buchung ohne KI: Wie künstliche Intelligenz die Buchhaltung verändert

Von Armin Heßler

Kammern, Verbände und Softwareproduzenten sind sich einig: Das Feld der Buchhaltung wird sich verkleinern, neue Geschäftsfelder müssen erschlossen werden. Grund sind leistungsfähige Algorithmen, auch als künstliche Intelligenz (KI) bezeichnet. Ziel: die automatische Erkennung des Buchungsstoffes und die verlässliche Umsetzung in Buchungssätze.

Komfortable neue Welt oder Arbeitsplatzvernichtung?

Immense Zeitersparnis auf der einen, Vernichtung von Arbeitsplätzen auf der anderen Seite sind Narrative, die die Menschheit nicht erst seit der 3. Industriellen Revolution begleiten. Eingetreten ist weder das eine noch das andere. Hat nun die künstliche Intelligenz das Zeug, alle bisherigen Entwicklungen zu konterkarieren? Ja, sagen die einen. Die anderen verweisen auf neue Dienstleistungen, die erst durch KI entstehen, und wegfallende Arbeitsplätze kompensieren.

Die Arbeitsproduktivität stagniert

Vieles spricht für die zweite Position. Die Produktivität in den Verwaltungen stagniert seit Jahrzehnten. Können wir nicht viel schneller schreiben, rechnen, präsentieren? Ja. Doch wir schreiben, rechnen und präsentieren mehr. Gesparte Zeit wird durch höhere Papier- bzw. PDF-Produktion und deren Konsumtion egalisiert.

Dazu kommen höhere Anforderungen in fast allen Rechtsgebieten und damit ein Anstieg von Compliance-, Risiko-, Gleichstellungs-, Umwelt-, Datenschutz-, Geldwäsche- und weiteren Beauftragten.

Buchen, ganz automatisch

Nun kommt der von DATEV entwickelte Buchungsautomat FIBU-Automatisierung. Belege werden maschinell ausgewertet und daraus Buchungsvorschläge generiert. Zukünftig sollen verlässliche Buchungssätze bei mehr als 90 % des Buchungsstoffes erzeugt werden. Möglich wird dies durch künstliche Intelligenz (KI). DATEV bedient sich dabei eines riesigen Datenpotenzials, womit die KI angelernt werden kann. Der Buchungsautomat greift nicht nur auf die historischen Buchungssätze des jeweiligen Mandanten zurück, sondern wertet auch die der gesamten Kanzlei aus. Auf der dritten Ebene werden sämtliche Buchungssätze aller DATEV-Kanzleien durchforstet, soweit diese ihren Datenbestand im Rechenzentrum gespeichert und der diesbezüglichen Nutzung nicht widersprochen haben.

Milliarden von Buchungssätzen werden ausgewertet

Die KI liest nicht nur rechnungstypische Daten aus. Absenderdaten, Bankverbindungen, Produktdaten oder wiedergegebene Kennzeichen des Bestellers ermöglichen eine sehr feine Kategorisierung. Die gefundenen gleichartigen Fälle werden hinsichtlich ihrer Buchungsbestandteile ausgewertet. Die Erkenntnisse der Maschine führen zu Buchungsvorschlägen.

Wo stecken Probleme?

Auf dem ersten Blick scheint die Aufgabe eines Buchungsautomaten nicht schwierig: Daten auslesen, sie in Struktur bringen, durch die Datenbank jagen und den besten Treffer als Buchungsvorschlag anzeigen.

Belegqualität

Originalbelege auf Thermopapier, mangelhafter Scan, Verschmutzungen oder mehrseitige Belege können zu fehlerhaften Ausgangsdaten führen. Ein festes Format gibt es für Rechnungen nicht. Ein Beispiel ist das Bahnticket, das sowohl im klassischen als auch im PDF-Format als Rechnung verwendet werden darf; oder Rechnungen aus dem Ausland.

Herstellungskosten, Wareneinsatz oder Betriebsaufwand?

Probleme wird der Buchungsautomat mit Zuordnungsfragen haben. Bestimmte Kosten können Herstellungskosten, Wareneinsatz oder Betriebsaufwand darstellen. Auch die vielen individuellen Konten, die von den Buchhaltern angelegt werden, stellen Stolperfallen dar.

Neue Gesetze und Urteile

Die Stärke der KI, große Datenmengen auszuwerten, ist vergangenheitsorientiert. Bei neuen rechtlichen Vorschriften, die anderes Buchungsverhalten erfordern, nützt historisches Wissen wenig.

Wie hoch sind die Rationalisierungseffekte?

Bei kleineren Buchhaltungen wird sich der Einspareffekt messen lassen. Bei größeren Buchhaltungen kommt hinzu, dass der Buchhalter nicht mehr weiß, warum ein bestimmter Beleg so oder anders gebucht worden ist. Das kann zu Schwierigkeiten bei Nachfragen durch Mandanten oder Finanzämter führen.

Pareto-Prinzip

Gemäß DATEV liegt das Einsparpotenzial bei 50 % (Handelsblatt vom 20.03.2019). Wahrscheinlicher sind 10 bis 20 % weniger Aufwand. Die Zeitspareffekte werden sich im Laufe der Zeit bei zunehmender Übung in den Kanzleien und besser werdenden Algorithmen auf immerhin 30 bis 40 % steigern lassen. Hier schlägt das Pareto-Prinzip zu, wonach 20 % der Fälle 80 % des Aufwands verursachen.

Stelleneinsparung? Fehlanzeige!

Wer durchzählt, wie viele Stellen er einsparen kann, sollte nicht zu voreilig sein. Es wird sich schnell beim Gesetzgeber, den Gerichten und der Verwaltung herumsprechen, dass in den Kanzleien ein erhebliches Automatisierungspotenzial Einzug gehalten hat. Die Hemmschwellen, weitere verkomplizierende Vorschriften zu erfinden, werden niedriger. Auch die Mandanten werden entweder verlangen, die Gebühren zu senken oder zusätzliche Leistungen wie individuellere Auswertungen anzubieten.

Chancen der Automatisierung

Die zunehmende Digitalisierung des Buchungsstoffes verlangt nach Umgestaltung der Geschäftsprozesse. So können mit der Buchhaltung verknüpfte Tätigkeiten vom Mandanten übernommen werden. Zahlungsverkehr und Mahnwesen sollten die ersten Aufgaben sein, die der Mandant übernimmt.

Controlling

Eine rein steuerorientierte Buchführung eignet sich bedingt für das Controlling. Goldstandard wäre eine auf die Informationsbedürfnisse des Mandanten abgestimmte Kosten- und Leistungsrechnung (KLR). Dafür müsste eine umfassende Analyse und Beratung stattfinden, bevor die Parameter für die KLR festgelegt werden.

Größere Mandate

Durch den Wegfall des physischen Belegtransfers und die verbesserte Möglichkeit, Buchungen zeitnah zu erfassen, verschwimmen die Grenzen für eine Auftragsbuchführung. Es können deutlich größere Mandate profitabel betreut werden. Zunehmend stehen vorkonfigurierte Schnittstellen zwischen Mandantensystemen und Steuerberatersoftware zur Anbindung an die Vorsysteme, also insbesondere Warenwirtschaft, Auftrags- und Bestellwesen, zur Verfügung. Generationenwechsel bei Buchhaltern, die zunehmende fachliche Komplexität, rechtliche Anforderungen wie die GOBD oder sich ständig ändernde umsatzsteuerliche Änderungen drängen Mittelständler dazu, sich nach Möglichkeiten des Outsourcings umzusehen. Der Buchungsautomat könnte sich als entscheidendes Akquisitionsargument erweisen.

Engpass Personal

Die Auslastung in vielen Kanzleien beträgt mehr als 100 %. Gunter Dück, ein bekannter Unternehmensphilosoph, ist der Auffassung, dass jede Auslastung von mehr als 85 % ein Problem ist. Geringste Störungen lösen eine Kette von Problemen aus, die mangels Kapazität nicht behoben werden können. Veränderungsprozesse können erst gar nicht gedeihen.

Es macht Sinn, sowohl Mandantenaufträge kritisch zu untersuchen als auch betriebliche Prozesse zu hinterfragen. Etwa 20 % Effizienz lassen sich bei einem Redesign der Abläufe auch ohne Buchungsautomat gewinnen.

Ergebnis: Vorteile des Buchungsautomaten überwiegen

Mit dem Buchungsautomaten wird den Kanzleien ein gut geschärftes Werkzeug mit einem langen Hebel zur Verfügung gestellt. Es ist weniger entscheidend, wie groß eine Kanzlei ist, sondern wie fit sie ist. Rationalisierungseffekte werden überwiegend mit ansteigenden Anforderungen egalisiert. Der verbleibende Rest sollte genutzt werden, weitere Dienstleistungen zu entwickeln und dem Mandanten anzubieten.

Dass der Buchungsautomat Arbeitsplätze vernichten soll, ist eine Mär, die mit ähnlichen Worten schon häufig in der Geschichte der Marktwirtschaft erzählt wurde.