Von Florian Gößmann-Schmitt
In dieser zweiteiligen Reihe möchten wir Ihnen ein paar Praktiker-Tipps und Denkanstöße dazu an die Hand geben, wie Sie die Krise für sich als Chance erkennen und nutzen können. Denn mit der richtigen Einstellung und den richtigen Werkzeugen können Sie Ihre Kanzlei trotz oder gerade wegen der aktuellen Umstände einen riesigen Schritt vorwärts bringen.
Im ersten Teil der Serie ging es um die konkrete Krisenbewältigung – gerade auch bei einer zweiten Welle. Im zweiten, nachfolgenden Teil geht es darum, Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten optimal auf die Zeit nach der Krise vorzubereiten.
Externe Kommunikation – durch Optimierung Ressourcen schonen
In unseren Kanzleien hat die Krise und der Lockdown zu einer Flut an Anfragen, unter anderem zu Fördermaßnahmen, Kurzarbeitergeld und weiteren Unterstützungsangeboten, geführt. Nur die wenigsten Mandanten hatten vor Corona Kontakt mit Kurzarbeit, den Voraussetzungen des Kurzarbeitergeldes und dessen Abrechnung.
Allgemeine Fragen gesammelt beantworten
Beitragsfreie Zuschussmöglichkeiten, Umgang mit Überstunden- und Urlaubsständen oder die Voraussetzungen und Berechnungen der Soforthilfe. Es kamen unheimlich viele Anfragen auf uns zu. Viele dieser Anfragen betrafen die „Grundlagen“. Es ging gar nicht um spezielle Konstellationen, sondern vielmehr um die grundsätzlichen Möglichkeiten. Als wir das erkannt hatten, haben wir versucht, dieses Wissen über verschiedene Kanäle (Social Media, Kanzlei-Website, Newsletter-Mailing) zur Verfügung zu stellen und haben auch im Anschluss immer wieder darauf verwiesen.
Dasselbe gilt für die verschiedenen Anträge, Vorlagen und Formulierungshilfen. Auch diese haben wir zentral zur Verfügung gestellt, so dass sich die Mandanten selber helfen konnten. Wir wollten vermeiden, unsere ohnehin schon eingeschränkten Kapazitäten durch die Beantwortung allgemeiner Anfragen weiter zu binden. Hinzu kommt, – und dazu kommen wir im nächsten Punkt – dass diese allgemeinen Anfragen zudem kaum abrechenbar waren und sind.
Viele Informationsquellen bieten einen stets aktuellen Stand der jeweiligen auch länderspezifischen Fördermaßnahmen, u. a. die Bundessteuerberaterkammer, aber auch die DATEV. Die DATEV bietet darüber hinaus in Zusammenarbeit mit taxy.io eine Corona-Fördermittel-App mit der man sich als Berater einen Überblick der für den Mandanten in Frage kommenden Fördermöglichkeiten verschaffen kann.
Vorteile von Videokonferenzen nutzen
Natürlich hat sich auch die Kommunikation mit den Mandanten verändert. Auch wenn unter Auflagen wieder persönliche Treffen möglich sind, so ist es trotzdem endlich völlig normal, sich „online“ zu treffen. Wir setzen schon länger Videokonferenzen ein, um Fahrtzeiten zu vermeiden und eine deutschlandweite Betreuung zu ermöglichen, aber die Akzeptanz bei den Mandanten war noch nie so hoch wie heute. In fast allen Lebenslagen ist man in der Krise mit digitalen Themen konfrontiert und das sorgt für eine entsprechende Offenheit gegenüber diesen Themen.
Es gibt viele verschiedene Lösungen von Microsoft Teams, Zoom über GoToMeeting bis zu BlueJeans und anderen. Am besten schaut man sich mehrere Lösungen an und entscheidet sich für die Lösung, die am besten zur eigenen Kanzlei passt.
Honorar in der Krise
Vor allem in Honorarfragen kommt bei uns SteuerberaterInnen oft ein „Helfer-Syndrom“ durch. Denn die Abrechnung von Beratungsleistungen ist - auch ohne Krise – kein leichtes Thema.
Aber kann man sich als Kanzlei die kostenlose Erbringung von Beratungsleistungen leisten? Vor allem dann, wenn gerade ein Großteil der Kapazitäten ins Krisenmanagement fließt? Sollte man einfach später abrechnen? Aber wie steht es um die Akzeptanz, gerade wenn die Leistungen nicht mehr präsent sind, und kann der Mandant zu einem späteren Zeitpunkt überhaupt noch bezahlen?
Daher empfiehlt sich von Anfang an eine direkte, faire Abrechnung – kommen Sie Ihren Mandanten entgegen, reduzieren Sie z. B. den Stundensatz oder bieten Sie an, Jahresabschluss-Vorschüsse oder Abschläge abzuarbeiten. Bieten Sie Ihren Mandanten zum Beispiel Paketpreise für Herabsetzungs-und Stundungsanträge an und bedenken Sie dabei auch, dass die geänderten Bescheide anschließend auch wieder geprüft werden müssen.
Wichtig ist auch, dass Sie, falls noch nicht geschehen, Ihre SEPA-Basis-Lastschriften auf SEPA-Firmen-Lastschriften umstellen. Nur so sind Sie sicher, dass Ihre Mandanten Ihre Lastschriften im Zweifelsfall nicht rückwirkend zurückgeben.
Ab in die Startlöcher – ermöglichen Sie Ihren Mandanten einen optimalen Start aus der Krise!
Für die Beantragung geförderter Darlehen ist neben den üblichen Unterlagen zwingend eine Liquiditätsplanung sowie ein Maßnahmenplan vorzulegen. Falls noch nicht geschehen, sollten diese Unterlagen daher zeitnah vorbereitet werden.
Für die Einführung einer betriebsinternen Liquiditätsplanung können z. B. auch die Fördermittel der BAfA genutzt werden.
Aussagekräftige Planungsunterlagen sollten auf jeden Fall erstellt werden – nicht nur um drohende Liquiditätsschwierigkeiten frühzeitig zu erkennen, sondern auch um beim Anziehen der Nachfrage durch das Konjunkturpaket bzw. das Abklingen der Pandemie kurzfristig Lieferanten- oder Überbrückungsdarlehen beantragen zu können.
Außerdem sollten Sie die Augen offen halten, viele Wettbewerber heben sich mit pfiffigen Ideen ab, sei es der Wartebereich mit Getränken vor der Bäckerei oder eine überdachte Wartezone mit Sitzgelegenheiten vorm Friseur.
Ihre Mandanten sind Ihnen für jeden Tipp dankbar.
Fazit: Was sollten Sie also tun, um sich optimal vorzubereiten?
- Informationsfluss optimieren: Bieten Sie Ihren Mandanten Hilfestellung, um sich in grundlegende Themen selbst einarbeiten zu können.
- Nutzen Sie die Möglichkeit von Videokonferenzen.
- Rechnen Sie direkt und fair ab – bieten Sie z. B. Paketpreise an und kommunizieren Sie diese.
- Stellen Sie auf SEPA-Firmen-Lastschriften um.
- Gehen Sie aktiv auf Ihre Mandanten zu und unterstützen Sie diese bei der Einführung einer Liquiditätsplanung.
- Halten Sie die Augen offen und unterstützen Sie Ihre Mandaten dabei, die Krise mit pfiffigen Ideen zu meistern.
