5 Digitalisierungsfehler, die Sie als Steuerberater:in unbedingt vermeiden müssen – Teil 2

Fehler Nummer 3: Sie ignorieren die Bedürfnisse Ihrer Mandant:innen

Als Steuerberater:in sind Sie Expert:in für Zahlen und Finanzen, und Sie kennen sich bestens mit allen steuerlichen Aspekten aus. Auswertungen, Saldenlisten, Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen sind für Sie Ihr tägliches Brot, deren Inhalt Ihnen sonnenklar ist. Diese Informationen senden Sie als PDF per E-Mail an Ihre Mandant:innen, nicht wahr? Und hier beginnt das Dilemma. Diese Auswertungen sind für Unternehmer:innen zu komplex; Überforderung macht sich breit, weil sie diese Auswertungen einfach nicht verstehen. Von Planung und Businessentwicklung sind sie weit entfernt.

Doch wer sollte dafür verantwortlich sein, dass Ihre Mandant:in bzw. Ihr Mandant diese Auswertungen versteht, wenn man sie schon versendet? Die Antwort ist einfach: Sie als Steuerberater:in. Es ist eine große Chance, die Bedürfnisse der Mandant:innen zu erkennen und sie ihnen zu erklären. Viele Unternehmer:innen möchten einfache und verständliche Auswertungen, die sie nachvollziehen können und mit denen sie ihr Business weiterentwickeln können. Komplexe Auswertungen, die ohnehin kaum jemand öffnet, sind nicht das, was sie suchen.

Die Bereitstellung von einfachen und verständlichen Auswertungen ist ein echtes Bedürfnis Ihrer Mandant:innen

Und jetzt die entscheidende Frage: Warum werden weiterhin solche komplexen Auswertungen erstellt und versendet, wenn sie ohnehin niemand versteht? Wie sieht es mit der Bilanzbesprechung aus? Meist findet die Besprechung nach dem Bilanzstichtag statt. Das heißt, die Auswertung ist natürlich schon sehr, sehr alt. Hier entsteht ein großes Potenzial zu handeln und die Mandant:innen an die Hand zu nehmen.

Fragen Sie doch Ihre Mandanten, was sie für den nächsten oder übernächsten Monat geplant haben. Sprechen Sie sie darauf an, warum der Umsatz zurückgegangen ist oder ob die geplante Neuanschaffung eines Autos angesichts der aktuellen Zahlen derzeit sinvoll ist, bevor neue Verträge kommentarlos zur Tür hereinflattern.

Wenn Sie es schaffen, eine monatliche Routine zu etablieren und sich regelmäßig für 15 Minuten online mit den Mandant:innen treffen, um die Zahlen auf z. B. einem eigenen Dashboard besprechen, erreicht die Kommunikation ein neues Niveau der Zusammenarbeit und die Bindung und Mandantenloyalität wird gestärkt.

Stellen Sie sich vor, Ihr Mandant macht sich Gedanken über sein nächstes Geschäftsjahr und möchte dieses planen. Ist Excel dafür die richtige Lösung? Nein, da gibt es weit intelligentere digitale Lösungen und Ideen. Wie wäre es also, wenn Sie in der Kanzlei mithilfe eines digitalen Tools eine Planung auf Basis der Ist-/Sollwerte erstellen, ein Planungsgespräch vereinbaren und es zum  neuen Standard machen, das nächste Geschäftsjahr in einer übersichtlichen Planrechnung vorzulegen? Indem Sie sich in die Lage Ihrer Mandant:innen versetzen und ihre Anliegen ernst nehmen, können Sie ihnen einen echten Mehrwert bieten und langfristig erfolgreiche Kundenbeziehungen aufbauen.

Fazit:

Es ist entscheidend, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Mandant:innen verstehen und ihnen Lösungen anbieten, die ihnen Zeit sparen und sie in ihrem Unternehmerdasein weiterentwickeln. Statt einer aufwändigen manuellen Buchhaltung mit individuellen Konten sollten Sie ihnen digitale Lösungen für Zusammenarbeit und Unternehmensentwicklung anbieten, die automatisiert und effizient sind. Statt komplexer Berichte können Sie ihnen mit klaren Dashboards und Grafiken einen Überblick über die Finanzen geben.

Ein weiteres Bedürfnis Ihrer Mandantschaft ist die regelmäßige Beratung. Monatliche Online-Calls, in denen Sie ihnen Ihre Auswertungen erklären und gemeinsam Pläne für die Zukunft schmieden, sind sehr wertvoll. Dadurch können sie besser verstehen, wie sich ihr Unternehmen entwickelt und welche Schritte sie unternehmen sollten. Ebenso können Sie sie dabei unterstützen, ihr Unternehmen strategisch zu planen und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Und das ist es, was neben der fachlichen Kompetenz Ihren Expertenstatus ausmacht.

Fehler Nummer 4: Sie nehmen Ihre Mitarbeitende nicht mit auf die Reise

Trotz der vielen Vorteile und Nutzen, die die Digitalisierung in Steuerberatungskanzleien mit sich bringt, scheitern manche Kanzleien daran, ihre Mitarbeitenden mit auf die Reise zu nehmen. Dabei ist es entscheidend, die Mitarbeitenden aktiv in den Prozess einzubinden, um das volle Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen. Wie gelingt das?

Ein entscheidender Faktor ist die ausreichende Einbindung der Mitarbeitenden in den Prozess. Sie sind die wertvollste Ressource für eine erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung. Mitarbeitende, die repetitive Tätigkeiten wie das Abtippen von Belegen erledigen, sind oft frustriert und fühlen sich unterfordert. Es ist wichtig, ihnen den Nutzen der Digitalisierung aufzuzeigen und zu verdeutlichen, dass sie sich stattdessen um komplexere und wertvollere Aufgaben kümmern können. Dies kann beispielsweise die Betreuung von A-Mandant:innen oder die Organisationsberatung im Unternehmen sein.

Schritt für Schritt werden die Mandant:innen analysiert und pro Monat definiert, mit welchen Mandant:innen die digitale Reise und Zusammenarbeit starten soll. Tipp am Rande: Beginnen Sie mit den „leichten Fällen“, das schafft zu Beginn Erfolgserlebnisse. Sehr viele Buchhaltungskräfte haben dabei das Bedürfnis zu erklären, was dabei alles nicht funktionieren könnte. Hand aufs Herz, es wird den einen oder anderen veränderungsresistenten Mandanten geben, aber vergessen wir nicht die 80 % – im Sinne der 80-zu-20-Regel – die sehr leicht auf diese Reise mitgenommen werden können. Auf diese gilt es, sich zu fokussieren.

Um aktiv zum Projekt Digitalisierung beitragen zu können, müssen zudem klare Zuständigkeiten und Rahmenbedingungen definiert werden. Jeder Mitarbeitende sollte wissen, welche Rolle er oder sie in der Kanzlei in diesem Prozess einnimmt und was von ihm bzw. ihr erwartet wird. Regelmäßige Meetings, in denen Erfolge besprochen und Erfahrungen ausgetauscht werden, schaffen Bewusstsein und stärken das Gemeinschaftsgefühl.

Fazit:

Damit die Mitarbeitenden die Digitalisierung erfolgreich umsetzen können, ist es wichtig, sie entsprechend zu schulen. Die Weiterbildung sollte nicht nur technische Aspekte umfassen, sondern auch die Kommunikation mit der Mandantschaft und die Vermittlung digitaler Dienstleistung. Denn Ihre Mitarbeitenden stehen jetzt möglicherweise vor der Herausforderung den Mandant:innen erstmals digitale Dienstleistungen zu vermitteln.

Fehler Nummer 5: Sie übernehmen die Verantwortung als Chef:in nicht

Mit Sicherheit der Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung in der Kanzlei! Warum ist es so wichtig, als Führungskraft die Initiative zu ergreifen? Wenn Sie das Projekt nicht selbst vorantreiben und die Verantwortung delegieren, ist das Scheitern vorprogrammiert. Mitarbeitende scheuen oftmals Veränderungen und sind häufig nicht in der Lage, ein derartiges Projekt durchzusetzen. Daher ist es essenziell, dass Sie sich persönlich darum kümmern. Nehmen Sie die Mitarbeitenden aber auch in die Pflicht und geben Sie ihnen klare Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen des Digitalisierungsprojekts. Ein einfacher Schritt ist beispielsweise ein wöchentlicher Report. Indem Sie klare Erwartungen setzen und diese transparent kommunizieren, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Mitarbeitenden entsprechend handeln.

Bilden Sie eine Digitalisierungskultur, um das Projekt erfolgreich umzusetzen. Seien Sie selbst Vorbild und leben Sie vor, wie wichtig und effektiv die Digitalisierung sein kann. Führen Sie vor Augen, dass digitale Prozesse Zeit und Aufwand sparen und somit mehr Raum für wertvollere Aufgaben schaffen. Geben Sie der Digitalisierung oberste Priorität, damit das Projekt erfolgreich voranschreitet. Vermeiden Sie es, das Thema auf die lange Bank zu schieben und zeigen Sie Ihrem Team, dass Sie die Digitalisierung selbst mit Elan und Begeisterung vorantreiben. Wenn Sie das Projekt zur Top-Priorität machen, werden auch die Mitarbeitenden motivierter sein, daran mitzuwirken.

The speed of the Leader, is the speed of the team! Denken Sie daran, dass die Geschwindigkeit, mit der Sie als Führungskraft das Projekt vorantreiben, auch die Geschwindigkeit Ihres Teams bestimmt. Wenn Sie mit großen Schritten vorangehen, werden sich auch die Mitarbeitenden schneller anpassen und mitziehen.

Fazit:

Die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Kanzlei steht und fällt mit der Übernahme von Verantwortung durch Sie als Führungskraft. Indem Sie selbst die Initiative ergreifen, die Mitarbeitenden einbinden und eine Kultur der Digitalisierung etablieren, steigern Sie die Chancen auf einen gelungenen Wandel. Der Weg mag herausfordernd sein, aber mit Entschlossenheit und Vorbildfunktion können Sie das Projekt zum Erfolg führen und Ihre Kanzlei in eine digitale Zukunft führen. Lassen Sie sich nicht von Ängsten oder dem Weg des geringsten Widerstandes leiten, sondern übernehmen Sie die Verantwortung für die Zukunft Ihrer Kanzlei.