Weniger Deklaration, mehr Beratung? So bereiten sich Kanzleien auf die digitale Zukunft vor

Denn auch in der Beratung nimmt ein intensiver Strukturwandel Fahrt auf: Während früher die Beratung erst nach der Gewinnung neuer Mandant:innen und dem Verstreichen von ca. zehn Monaten begann – also zu dem Zeitpunkt als ein ungefähres Bild der steuerlichen Belastung vorlag – setzt heute eine Prozessberatung quasi mit der Mandatsgewinnung an. Stichwort: vorausschauende Planung – denn vor der Mandantenbetreuung muss eine ausführliche Prozessanalyse stattfinden, in der Abläufe und Vorsysteme definiert und mit geeigneten Schnittstellen in einen reibungslosen, durchgängigen Prozess gebracht werden.

Egal, welchem Szenario man folgt: Zukünftig ist es im ersten Schritt notwendig, die Prozesse mit den Mandant:innen sauber zu definieren und zu digitalisieren. So rückt der Beratungsanteil automatisch in den Vordergrund und wird zukünftig wichtiger. Um Dr. Robert Mayr, CEO der DATEV eG, zu zitieren: „Zahlen. Daten. Fakten. Steuerberater können so viel mehr als Bilanz, Jahresabschluss, Deklaration.“

Das A & O: Ein positives Verkaufs-Mindset und die richtigen Argumente

Alle Zukunftsszenarien haben eines gemeinsam: Kanzleien müssen sich einer neuen Aufgabe und manchmal auch neuen Herausforderung stellen – der Leistungsargumentation. Wenn Leistungen nicht vom Gesetzgeber bedingt sind, erschwert dies die Vermarktung der Beratungsleistung. Dies trifft vor allem auf die Prozessberatung und die Verfahrensdokumentation zu. Hier ist es oftmals schwer, die Mandantschaft von den entsprechenden Leistungen zu überzeugen.

Challenge 1: Kundenzentrierte Beratungsangebote

Wenn eine Kanzlei neue Beratungsleistungen entwickelt, sollten sie sich in die Perspektive der Mandant:innenen/Kund:innen versetzen und ihr Beratungspaket auf die Zielgruppe abstimmen. Ratsam ist, zunächst einen „Prototypen“ zu gestalten und diesen mit der Zielgruppe und deren Bedarfe abzugleichen, bevor das vollständige Beratungspaket auf den Weg gebracht wird.

Oftmals sind wir in unseren eigenen Überlegungen so festgefahren, dass die wirklichen Bedürfnisse der Mandantschaft ignoriert werden. Wir identifizieren Probleme, finden Lösungswege und vergessen dabei, ob die analysierten Probleme für die Mandant:innen tragend und bedeutsam sind. Deshalb sollten neue Beratungsleistungen zunächst als Rohentwürfe auf die Probe gestellt werden.

Erst wenn sich das „Problem“ auf dem „Markt“ bewährt, sollte das Beratungsprodukt iterativ mit den Kundinnen und Kunden weiterentwickelt werden. Es ist unbedingt empfehlenswert, sich dafür das wertvolle Feedback der Mandant:innen einzuholen, um die neuen Beratungs- und Serviceleistungen problemorientiert und marktgerecht zu optimieren und damit die Beziehungen zu stärken. Grundsätzlich gilt: Start with the problem, not with the solution – verschiedene Methoden begleiten dabei auf dem Weg zum erfolgreichen Beratungspaket. Mit dem „Design Thinking“-Prinzip können sich Kanzleien schnell und methodisch in ihre Mandant:innen einfühlen und tiefe Einblicke in deren individuellen Bedürfnisse gewinnen. Methoden und Tools wie das „Product Vision Board“ oder das „Business Model Canvas“ helfen bei der Entwicklung neuer, problemorientierter Beratungsleistungen und bei der Entwicklung guter Argumente, um potenziellen Mandantinnen und Mandanten im Gespräch vom Beratungsprodukt zu überzeugen. Doch wie kommen solche Methoden bzw. das Know-how in die eigene Kanzlei? Zunächst gibt es auch für Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen geeignete Förderprogramme, zum Beispiel unternehmensWert:Mensch. Darüber hinaus bietet z. B. die DATEV eG mit dem Bereich Kanzlei-Consulting praxisnahe Unterstützung.

Challenge 2: Vertriebsqualitäten auf- und ausbauen

In Kanzleien wird Vertrieb immer wichtiger, um sich künftig im Markt zu behaupten. Doch wie gelingt die strukturierte Vermarktung neuer Beratungsleistungen und wie können neue Mandant:innen gewonnen werden? Im Akquisegespräch ist es wichtig, dass nicht nur die Inhalte und Vorteile einer Beratungsleistung aufgezählt werden, sondern vielmehr der Bedarf der Mandantinnen und Mandanten erkannt und davon ausgehend gezielt beraten werden kann. Die Kommunikation und der Dialog zwischen dem Mandanten und der Kanzlei sind entscheidend: Es geht ums Zuhören und um die Kommunikation auf Augenhöhe.

Insbesondere wenn die Beratungsleistungen nicht vom Gesetzgeber veranlasst sind, ist ein vertriebliches Mindset unbedingt nötig. Mein Rat: Halten Sie nicht an der Beraterrolle fest, denn gleichzeitig sind Sie auch Vertriebler. Das ist überhaupt nicht schlimm, entwickeln Sie eine positive Einstellung zu den vertrieblichen Aufgaben in der Kanzlei. Lassen Sie sich schulen, um Ihre vertrieblichen Fähigkeiten auszubauen, souverän aufzutreten und um Ihre Beratungsleistungen erfolgreich zu vermarkten. Entfalten Sie unentdeckte Potenziale und eignen Sie sich auch außerfachliche Methoden und Kenntnisse an – Wissen bringt nicht nur Ihre Mitarbeitenden weiter, sondern auch Ihre Kanzlei und schließlich auch Ihre Mandantinnen und Mandanten.

Anker einholen, Leinen los – nicht ohne eine gute Vorbereitung

Starten Sie mit einer Bestandsaufnahme und entwickeln Sie eine Kanzleivision für die kommenden Jahre, um die Weiterentwicklung Ihrer Kanzlei und die Digitalisierung erfolgreich voranzutreiben. Bauen Sie Ihr Wissen und Ihre Kompetenzen in den Bereichen Geschäftsmodellentwicklung und Vertrieb aus und lassen Sie das Potenzial von CRM-Lösungen für digitale Vertriebs- und Serviceprozesse nicht außer Acht, um neue Möglichkeiten des Wachstums zu erschließen. Diese unterstützen dabei, das eigene, sich ständig vermehrende Mandantenwissen noch besser zu nutzen, die Prozesse rund um ihre Mandantenbetreuung transparent und effizient zu gestalten. Prüfen Sie, welche Automatisierungsmöglichkeiten Sie haben und in welchen Fachbereichen sich eine Spezialisierung lohnt.