digitale steuerkanzlei

Von Thorsten Hesse

Eine Analyse der aktuellen Situation in der Kanzleibranche zeigt, dass die digitale Transformation bereits in vollem Gange ist: Nach und nach werden klassische, papierorientierte Vorgänge durch digitale, automatisierte Prozesse abgelöst. Somit fallen mit der Digitalisierung, Automatisierung und Software-Integration manuelle Tätigkeiten wie die Buchung von Belegen weg. Doch was bedeutet das eigentlich für das Zukunftsbild und künftige Betätigungsfeld von Kanzleien?

Kanzleien berichten, dass die Zeitersparnis mitunter an die Mandantschaft weitergegeben wird und dies einerseits zu niedrigeren Honoraren führt. Andererseits führen effizientere Prozesse im Bereich der Deklarationsleistungen im Rahmen der Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse sowie Steuererklärung zu neuen Freiräumen. Diese können genutzt werden, um neue Beratungstätigkeiten anzubieten oder neue Mandate im Bereich der Deklaration anzunehmen. Der Geschäftsmodell- und Strukturwandel hin zu einer volldigitalen Kanzlei wird sich in den nächsten Jahren weiter fortsetzen. Vor diesen Veränderungen sollte niemand zurückschrecken: Die Digitalisierung macht Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen nicht überflüssig. Ganz im Gegenteil bieten sich zahlreiche neue Chancen und Potenziale.

Wie sieht die Zukunft von Kanzleien genau aus?

Darauf gibt es keine Pauschalantwort. Jede Kanzlei hat ihren eigenen Weg, ihre eigenen Besonderheiten und somit eine individuelle Zukunft. Hier ist die jeweilige Ausgangssituation entscheidend: Wo steht die Kanzlei heute und welche Stärken und Potenziale hat sie?

Es ist jedoch klar abzusehen, dass die steigende Zeitersparnis im Deklarationsbereich durch digitale Prozesse weiter zunehmen wird, sodass Kanzleien ihre Geschäftsmodelle und Strukturen neu denken müssen.

Zwei mögliche Zukunftsszenarien zeigen, wie der neu gewonnene Freiraum gestaltet werden kann:

1. Kanzleien können frei gewordene Ressourcen für die Steigerung der Deklarationsleistungen nutzen, indem sie neue Mandate bzw. Aufträge annehmen und so mengenmäßig im Bereich der Deklarationsleistungen wachsen. Mit der Digitalisierung von Belegen, zunehmender Prozessoptimierung und Automatisierung erzielen Kanzleien eine Effizienzsteigerung von bis zu 70 bis 80 Prozent im deklaratorischen Bereich.

2. Kanzleien können die Zeitersparnis u. a. für neue oder umfangreichere Leistungen in der betriebswirtschaftlichen Beratung nutzen. Deklarationsleistungen weichen somit zugunsten von Consulting-Leistungen und eröffnen Kanzleien auf diese Weise neue Chancen.

Denn auch in der Beratung nimmt ein intensiver Strukturwandel Fahrt auf: Während früher die Beratung erst nach der Gewinnung neuer Mandant:innen und dem Verstreichen von ca. zehn Monaten begann – also zu dem Zeitpunkt als ein ungefähres Bild der steuerlichen Belastung vorlag – setzt heute eine Prozessberatung quasi mit der Mandatsgewinnung an. Stichwort: vorausschauende Planung – denn vor der Mandantenbetreuung muss eine ausführliche Prozessanalyse stattfinden, in der Abläufe und Vorsysteme definiert und mit geeigneten Schnittstellen in einen reibungslosen, durchgängigen Prozess gebracht werden.

Egal, welchem Szenario man folgt: Zukünftig ist es im ersten Schritt notwendig, die Prozesse mit den Mandant:innen sauber zu definieren und zu digitalisieren. So rückt der Beratungsanteil automatisch in den Vordergrund und wird zukünftig wichtiger. Um Dr. Robert Mayr, CEO der DATEV eG, zu zitieren: „Zahlen. Daten. Fakten. Steuerberater können so viel mehr als Bilanz, Jahresabschluss, Deklaration.“

Das A & O: Ein positives Verkaufs-Mindset und die richtigen Argumente

Alle Zukunftsszenarien haben eines gemeinsam: Kanzleien müssen sich einer neuen Aufgabe und manchmal auch neuen Herausforderung stellen – der Leistungsargumentation. Wenn Leistungen nicht vom Gesetzgeber bedingt sind, erschwert dies die Vermarktung der Beratungsleistung. Dies trifft vor allem auf die Prozessberatung und die Verfahrensdokumentation zu. Hier ist es oftmals schwer, die Mandantschaft von den entsprechenden Leistungen zu überzeugen.

Challenge 1: Kundenzentrierte Beratungsangebote

Wenn eine Kanzlei neue Beratungsleistungen entwickelt, sollten sie sich in die Perspektive der Mandant:innenen/Kund:innen versetzen und ihr Beratungspaket auf die Zielgruppe abstimmen. Ratsam ist, zunächst einen „Prototypen“ zu gestalten und diesen mit der Zielgruppe und deren Bedarfe abzugleichen, bevor das vollständige Beratungspaket auf den Weg gebracht wird.

Oftmals sind wir in unseren eigenen Überlegungen so festgefahren, dass die wirklichen Bedürfnisse der Mandantschaft ignoriert werden. Wir identifizieren Probleme, finden Lösungswege und vergessen dabei, ob die analysierten Probleme für die Mandant:innen tragend und bedeutsam sind. Deshalb sollten neue Beratungsleistungen zunächst als Rohentwürfe auf die Probe gestellt werden.

Erst wenn sich das „Problem“ auf dem „Markt“ bewährt, sollte das Beratungsprodukt iterativ mit den Kundinnen und Kunden weiterentwickelt werden. Es ist unbedingt empfehlenswert, sich dafür das wertvolle Feedback der Mandant:innen einzuholen, um die neuen Beratungs- und Serviceleistungen problemorientiert und marktgerecht zu optimieren und damit die Beziehungen zu stärken. Grundsätzlich gilt: Start with the problem, not with the solution – verschiedene Methoden begleiten dabei auf dem Weg zum erfolgreichen Beratungspaket. Mit dem „Design Thinking“-Prinzip können sich Kanzleien schnell und methodisch in ihre Mandant:innen einfühlen und tiefe Einblicke in deren individuellen Bedürfnisse gewinnen. Methoden und Tools wie das „Product Vision Board“ oder das „Business Model Canvas“ helfen bei der Entwicklung neuer, problemorientierter Beratungsleistungen und bei der Entwicklung guter Argumente, um potenziellen Mandantinnen und Mandanten im Gespräch vom Beratungsprodukt zu überzeugen. Doch wie kommen solche Methoden bzw. das Know-how in die eigene Kanzlei? Zunächst gibt es auch für Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen geeignete Förderprogramme, zum Beispiel unternehmensWert:Mensch. Darüber hinaus bietet z. B. die DATEV eG mit dem Bereich Kanzlei-Consulting praxisnahe Unterstützung.

Challenge 2: Vertriebsqualitäten auf- und ausbauen

In Kanzleien wird Vertrieb immer wichtiger, um sich künftig im Markt zu behaupten. Doch wie gelingt die strukturierte Vermarktung neuer Beratungsleistungen und wie können neue Mandant:innen gewonnen werden? Im Akquisegespräch ist es wichtig, dass nicht nur die Inhalte und Vorteile einer Beratungsleistung aufgezählt werden, sondern vielmehr der Bedarf der Mandantinnen und Mandanten erkannt und davon ausgehend gezielt beraten werden kann. Die Kommunikation und der Dialog zwischen dem Mandanten und der Kanzlei sind entscheidend: Es geht ums Zuhören und um die Kommunikation auf Augenhöhe.

Insbesondere wenn die Beratungsleistungen nicht vom Gesetzgeber veranlasst sind, ist ein vertriebliches Mindset unbedingt nötig. Mein Rat: Halten Sie nicht an der Beraterrolle fest, denn gleichzeitig sind Sie auch Vertriebler. Das ist überhaupt nicht schlimm, entwickeln Sie eine positive Einstellung zu den vertrieblichen Aufgaben in der Kanzlei. Lassen Sie sich schulen, um Ihre vertrieblichen Fähigkeiten auszubauen, souverän aufzutreten und um Ihre Beratungsleistungen erfolgreich zu vermarkten. Entfalten Sie unentdeckte Potenziale und eignen Sie sich auch außerfachliche Methoden und Kenntnisse an – Wissen bringt nicht nur Ihre Mitarbeitenden weiter, sondern auch Ihre Kanzlei und schließlich auch Ihre Mandantinnen und Mandanten.

Anker einholen, Leinen los – nicht ohne eine gute Vorbereitung

Starten Sie mit einer Bestandsaufnahme und entwickeln Sie eine Kanzleivision für die kommenden Jahre, um die Weiterentwicklung Ihrer Kanzlei und die Digitalisierung erfolgreich voranzutreiben. Bauen Sie Ihr Wissen und Ihre Kompetenzen in den Bereichen Geschäftsmodellentwicklung und Vertrieb aus und lassen Sie das Potenzial von CRM-Lösungen für digitale Vertriebs- und Serviceprozesse nicht außer Acht, um neue Möglichkeiten des Wachstums zu erschließen. Diese unterstützen dabei, das eigene, sich ständig vermehrende Mandantenwissen noch besser zu nutzen, die Prozesse rund um ihre Mandantenbetreuung transparent und effizient zu gestalten. Prüfen Sie, welche Automatisierungsmöglichkeiten Sie haben und in welchen Fachbereichen sich eine Spezialisierung lohnt.

Weitere Tipps zum Nachlesen:
➔ Buchtipp: Nutzen Sie die Digitalisierung für Ihr Unternehmen
➔ Förderprogramm: unternehmensWert:Mensch

Thorsten Hesse
Thorsten Hesse

Thorsten Hesse ist nach seinem betriebswirtschaftlichen Studium und ersten beruflichen Stationen im Marketing und der Beratung seit 1994 bei DATEV tätig. Als Kanzleiberater und Gründungscoach unterstützt Thorsten Hesse Steuerberatungskanzleien als Trainer, Vortragsredner und Autor bei den Themen Strategie, Marketing und Vertrieb. Zudem ist er zertifizierter DISG-Trainer und Lehrbeauftragter an der Hochschule München.

Bild: Adobe Stock/© bizvector

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