ki-in-der-kanzlei

Von Jan Dobinsky

KI-Chatbots werden auch in der Steuerberatung immer häufiger genutzt, um Texte zu überarbeiten, Recherchen durchzuführen und Zusammenfassungen zu erstellen. Dabei ist es hilfreich, den Prozess in drei Schritte zu unterteilen und sich zu fragen: Bei welchen Aufgaben kann mich die KI unterstützen? Welcher Chatbot ist der richtige? Wie formuliere ich den Prompt so, dass das Ergebnis zufriedenstellend ist?

Die drei Schritte beim Einsatz von KI-Chatbots in der Kanzlei:

  1. KI-Einsatz erkennen: Aufgabe kann schneller mit KI gelöst werden
  2. KI-Einsatz auswählen: Passenden KI-Chatbot auswählen
  3. Prompt formulieren: Klaren und präzisen Prompt formulieren.

Im Folgenden werden diese drei Schritte näher beleuchtet.

1. KI-Einsatz erkennen

Zu Beginn wird man häufig eher einfache Fragen an den KI-Chatbot richten. In den meisten Fällen wird die KI diese Anfragen auch richtig beantworten. Weitere Stärken von KI-Chatbots sind die

a) sprachliche Überarbeitung von Texten,
b) Durchführung von Recherchen und
c) Das Zusammenfassen von Texten.

a) Sprachliche Überarbeitung von Texten

KI-gestützte sprachliche Überarbeitungen ermöglichen es, bestehende Texte zu verfeinern. Der KI-Chatbot kann dabei helfen, Grammatikfehler zu beheben, den Stil zu verbessern und die Lesbarkeit zu steigern. Dies ist besonders für Texte hilfreich, die einen professionellen oder formalen Ton erfordern. Im Folgenden ist ein Prompt dargestellt, der dabei unterstützen kann, einen Text entsprechend zu überarbeiten:

Prompt: Optimiere den Text sprachlich, damit dieser professioneller und klarer wird:
(Text einfügen).

b)    Durchführung von Recherchen

KI-Chatbots können für umfassende Recherchen genutzt werden, wobei sie Informationen zu einem spezifischen Thema zusammentragen und aufbereiten. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn man schnell einen Überblick über ein Thema bekommen möchte oder gezielte Informationen sucht. Im Folgenden ist eine Anfrage an einen KI-Chatbot für die Recherche zu einem speziellen Thema dargestellt:

Prompt: Recherchiere detailliert zum Thema „10 Tipps zur Automatisierung der Buchhaltung bei KMU“ und präsentiere die zentralen Erkenntnisse.

c) Zusammenfassen von Texten

Hierbei geht es darum, längere Texte in kürzere, aussagekräftige Zusammenfassungen zu überführen, ohne wichtige Informationen zu verlieren. Diese Funktion ist besonders wertvoll, um schnell die Kernpunkte aus umfangreichen Dokumenten wie BMF-Schreiben oder BFH-Urteilen zu extrahieren. Der Prompt könnte wie folgt aussehen:

Prompt: Erstelle eine Zusammenfassung des folgenden BMF-Schreibens, indem du die wesentlichen Punkte zusammenfasst und die wichtigsten Aspekte hervorhebst:
(BMF-Schreiben einfügen).

> Weitere nützliche Prompts finden Sie hier in unserer Prompt-Datenbank für Kanzleien.

2. KI-Chatbot auswählen

Im nächsten Schritt stellt sich die Frage, welcher KI-Chatbot zu verwenden ist. In den meisten Fällen erweist sich ChatGPT als gute Wahl. Es gibt jedoch Aufgaben, bei denen ein anderer KI-Chatbot das passendere Werkzeug sein kann. Zu Beginn der Nutzung von ChatGPT und Co. kann es sein, dass man noch kein kostenpflichtiges Abo abschließen möchte. Daher konzentrieren wir uns im folgenden Abschnitt vorerst ausschließlich auf kostenfreie Lösungen.

Überblick über kostenfreie KI-Chatbots

Es gibt verschiedene kostenfreie KI-Chatbots, die im Alltag nützlich sein können:

  • ChatGPT (Version 3)
  • Copilot in Bing
  • ChatPDF

ChatGPT (Version 3)

ChatGPT von OpenAI hebt sich allgemein durch seine sprachlichen Fähigkeiten bei der Erstellung und Optimierung von Texten hervor. Im Vergleich zu den anderen KI-Chatbots ist ChatGPT besser darin, inhaltlich passende und korrekte Texte zu erstellen.

Bei ChatGPT ist allgemein zwischen der kostenfreien Version 3 und der kostenpflichtigen Version 4 zu unterscheiden. Version 4 ist sprachlich ein wenig stärker und bietet verschiedene weitere Funktionen wie die Möglichkeit zum Upload von Dateien.

Wie bei allen KI-Chatbots ist auch bei ChatGPT zu berücksichtigen, dass die Texteingabe bzw. -ausgabe auf eine bestimmte Anzahl von Token beschränkt ist. Dies bedeutet, dass ChatGPT nicht in der Lage ist, sehr lange Texte zu verarbeiten. Wenn man einen Text mit mehr als 3.000 Wörtern eingibt, kann es passieren, dass eine entsprechende Fehlermeldung erscheint.

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Abb. 2: Fehlermeldung bei einem zu langen Prompt

ChatGPT greift vereinfacht gesagt auf Internetquellen bis April 2023 zurück. Das Wissen von ChatGPT beschränkt sich daher auf die Inhalte der Trainingsdaten bis zu diesem Zeitpunkt. Tagesaktuelle Informationen können in Version 3 von ChatGPT nicht abgerufen werden. Dies ist erst mit der kostenpflichtigen Version GPT-4 möglich.

Das heißt, Ereignisse und Informationen, die nach der Erhebung und Speicherung dieser Daten aufgetreten sind, sind ChatGPT-Version 3 (GPT-3.5) unbekannt. Neuere Entwicklungen, beispielsweise in Gesetzgebung, Richtlinien und Gerichtsurteilen, sind daher nicht integriert. Angesichts der sich ständig ändernden Gesetzeslage, insbesondere im Steuerrecht, ist diese Limitierung stets zu berücksichtigen.

Copilot in Bing

Copilot ist der von Microsoft entwickelte KI-Chatbot, der in die Bing-Suchmaschine integriert ist. Aus technologischer Sicht basiert Copilot auf ChatGPT Version 4. Die enge Zusammenarbeit zwischen ChatGPT und Copilot ist darauf zurückzuführen, dass Microsoft mit 49 Prozent größter Anteilseigner von OpenAI ist.

Obwohl die Technologie von ChatGPT eingebaut wurde, bemerkt man im Alltag, dass Copilot nicht die gleiche sprachliche Qualität bei den generierten Antworten an den Tag legt. Zum einen sind die ausgegebenen Texte oft sehr viel kürzer und nicht gleich gut formuliert. Dagegen ist bei Copilot positiv hervorzuheben ist, dass dieser KI-Chatbot im Unterschied zu ChatGPT Zugriff auf das Internet hat. Vereinfacht gesagt führt ein abgeschickter Prompt bei Copilot dazu, dass Copilot das Internet für die Nutzenden durchsucht. Somit hat Copilot im Unterschied zu ChatGPT die Möglichkeit, auf tagesaktuelle Ereignisse zuzugreifen und Quellen zu verlinken.

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Abb. 3: Screenshot von Copilot bei der Eingabe des Prompts

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Abb. 4: Screenshot von Copilot bei der Ausgabe des Entwurfs

Copilot kann mit etwa 8.000 Token etwa doppelt so viel Text verarbeiten wie GPT-3.5. 8.000 Token entsprechen etwa 6.000 Wörtern. Dadurch besteht bei Copilot die Möglichkeit, auch etwas längere Texten bzw. komplexere Anfragen zu verarbeiten.

Bei der Nutzung ermöglicht Copilot die Auswahl eines spezifischen Unterhaltungsstil. Dabei können Nutzer:innen zwischen den folgenden Optionen wählen:

  • Hohe Kreativität
  • Ausgewogene Antworten
  • Hohe Genauigkeit

Die Optionen „Hohe Kreativität“, „Ausgewogene Antworten“ und „Hohe Genauigkeit“ richten sich an unterschiedliche Bedürfnisse und Kontexte. „Hohe Kreativität“ erzeugt Antworten, die eher sprachlich kreativ und weniger konventionell sein können. „Ausgewogene Antworten“ bieten eine Mischung aus Genauigkeit und Kreativität und sind in den meisten Fällen die richtige Wahl. „Hohe Genauigkeit“ fokussiert sich vor allem auf die sachliche Richtigkeit der Informationen, allerdings kann hier die Sprache ein wenig kryptisch sein und der ausgegebene Text eher kürzer.

So können Sie Copilot selber ausprobieren

  • Webseite aufrufen: Navigieren Sie zu bing.com.
  • Chat starten: Klicken Sie auf die Option „Chat“.
  • Frage eingeben: Ein Chat-Feld erscheint; geben Sie Ihre Frage oder Ihr Anliegen ein.

ChatPDF

ChatPDF ist ein KI-Chatbot, der insbesondere die Möglichkeit gibt, mit umfangreichen PDFs zu „interagieren. Aus technischer Sicht basiert ChatPDF auf ChatGPT-Version 4 (GPT-4) Die folgende Vorgehensweise ist erforderlich, um eine Datei im PDF-Format auf ChatPDF zu hochzuladen:

  • Besuchen Sie die Website: chatpdf.com
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Drop PDF here“.
  • Wählen Sie die entsprechende PDF-Datei aus.

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Abb. 6: Nutzeroberfläche von ChatPDF

Nachdem die PDF-Datei hochgeladen wurde, beginnt ChatPDF die Datei zu analysieren. Dies kann einige Sekunden dauern, je nach Größe und Komplexität der PDF-Datei. Sobald die Analyse fertig ist, können Sie einen Prompt eingeben. Zu beachten ist, dass in der kostenfreien Version die PDF maximal 13 MB groß sein darf. Die Dateien werden bei ChatPDF gespeichert. Daher sollten keine sensiblen Dokumente hochgeladen werden.

Überblick über die KI-Chatbots

Die Fähigkeiten der drei dargestellten KI-Chatbots lassen sich vereinfacht wie folgt zusammenfassen:

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Abb. 8: Überblick der kostenfreien KI-Chatbots

3. Auswahl des passenden KI-Chatbots

Die Wahl des passenden KI-Chatbots hängt von verschiedenen Faktoren ab. Hier sind einige Hinweise für den Kanzleialltag:

Sprachliche Überarbeitung von Texten

ChatGPT in der Version 3 ist für die sprachliche Feinabstimmung sowie für die Verbesserung des Textflusses und der Lesbarkeit hervorragend geeignet. Dieser KI-Chatbot zeichnet sich in diesem Bereich durch seine Effektivität gegenüber anderen Bots aus.

Durchführung von Recherchen

Copilot in Bing ist ideal für umfassende Recherchen. Dank der Integration in die Suchmaschine von Microsoft kann Copilot effizient im Internet nach Informationen suchen und diese gezielt aufbereiten. Im Vergleich zu ChatGPT in Version 3 bietet Copilot einen tagesaktuellen Überblick, da Copilot direkten Zugriff auf Internetressourcen hat.

Zusammenfassung von Texten

Für die Zusammenfassung langer PDF-Dokumente empfiehlt sich ChatPDF. Dieses KI-Tool ist spezialisiert auf das Extrahieren wesentlicher Inhalte aus umfangreichen Texten. Während andere KI-Chatbots wie ChatGPT aufgrund ihrer begrenzten Token-Kapazität bei sehr langen Texten an ihre Grenzen stoßen, kann ChatPDF die Kernpunkte effektiv herausarbeiten.

ChatGPT für Steuerkanzleien –
das Grundlagenwerk

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Steuerkanzleien –
das Grundlagenwerk

jan-dobinsky

Jan Dobinsky ist Experte für den Einsatz von KI in der Steuerberatung. Durch sein Studium der Rechts- und Wirtschaftswissenschaften sowie einschlägiger Berufserfahrung bei PwC, WTS und Taxdoo verfügt er über ein breites Spektrum an Fachwissen zur Automatisierung von steuerrechtlichen Prozessen. Darüber hinaus ist er als Dozent für die Steuerfachschule Endriss und für das IFU-Institut tätig.

Bild: Adobe Stock/©Suelzengenappel

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