Von Jan Dobinsky
Was muss man tun, um mithilfe von ChatGPT wirklich gute Ergebnisse zu erzielen, wie organisiere ich hilfreiche Prompts und und gibt es, je nach Verwendungszweck, bessere Alternativen zu ChatGPT?
In diesem Beitrag liefern wir Ihnen drei grundlegende, aber wirkungsvolle Tipps, wie Sie KI-Chatbots sinnvoll und zielführend in der Steuerkanzlei einsetzen können.
1. Designformat vorgeben
Formatvorgaben innerhalb des Prompts helfen dabei, die Struktur und das Erscheinungsbild der generierten Antwort zu steuern.
Designelemente im Überblick
Gutes Design und klare Strukturen können dazu beitragen, die Lesbarkeit und das Verständnis der Antworten zu verbessern. Die folgenden Designelemente können dabei gesteuert werden:
- Überschriften: Durch den Einsatz von Zwischenüberschriften in ChatGPT können diverse Themen oder Unterthemen logisch gegliedert und betont werden.
- Fettgedruckter Text: Der Gebrauch von Fettdruck ist eine zusätzliche Methode, um spezifische Aspekte innerhalb des Textes zu betonen. Die Verwendung von fettgedrucktem Text kann beispielsweise dazu verwendet werden, die zentralen Begriffe zu unterstreichen.
- Aufzählungspunkte: Aufzählungspunkte sind ein weiteres effektives Element, das dazu dient, Informationen klar und prägnant darzustellen. Die Gliederung der Informationen in übersichtliche Punkte ermöglicht die strukturiertere Darstellung von Inhalten.
- Tabellen: Mithilfe von Tabellen können komplexe Datenmengen auf eine einfache und leicht verständliche Weise organisiert werden.
Beispiel eines Designelements
Im Folgenden ein Beispiel zur Erstellung von Tabellen:
2. Eigene Prompt-Sammlung erstellen
Bauen Sie schrittweise eine eigene Prompt-Sammlung auf, die exakt auf Ihre spezifischen Bedürfnisse und Kanzleiprozesse zugeschnitten ist. Der Aufbau einer solchen persönlichen Sammlung bietet den entscheidenden Vorteil, schnell auf effektive und bewährte Prompts zugreifen zu können.
Hintergrund: Gute Prompts gehen im Alltag verloren
Beginnen wir mit einem praxisnahen Beispiel: Sie kreieren einen optimalen Prompt für eine spezifische Frage zur Nutzung von DATEV. Zum Beispiel: „Aufgabe: Erarbeite eine detaillierte Anleitung für die Übermittlung einer E-Bilanz in DATEV. Deine Rolle: Agiere als DATEV-Spezialist. Zielgruppe: Steuerfachangestellte. Kontext: (Artikel aus dem DATEV Hilfe-Center einfügen).“ Dieser Prompt erweist sich als äußerst nützlich, gerät jedoch mit der Zeit in Vergessenheit und verschwindet im endlosen Datenmeer.
Anlegen einer personalisierten Sammlung
Der Schlüssel zur Lösung dieses Problems liegt in der sorgfältigen Archivierung Ihrer unverzichtbaren Prompts. Eine wohlstrukturierte Sammlung ermöglicht einen raschen Zugriff und spart Zeit bei ähnlich gelagerten Aufgaben.
Für den Anfang empfiehlt sich Microsoft OneNote zur Speicherung von Prompts. Mit OneNote können Sie Ihre Prompts kategorisieren, verschlagworten und diese sogar im Team austauschen und bearbeiten.
Tipps für die eigene Sammlung
Hier ein paar praktische Tipps, wie Sie auch langfristig die Übersicht in Ihrer Prompt-Sammlung behalten:
- Strukturierte Kategorisierung: Organisieren Sie Ihre Prompts in klar definierten Kategorien wie „Buchhaltung“, „Steuererklärung“ und „Jahresabschluss“, um eine intuitive und benutzerfreundliche Navigation zu gewährleisten.
- Aussagekräftige Benennungen: Versehen Sie jeden Prompt mit einem eindeutigen und beschreibenden Titel. Dies erleichtert das rasche Auffinden der benötigten Inhalte in Ihrer Sammlung.
- Aktualisierung: Pflegen und aktualisieren Sie Ihre Sammlung kontinuierlich. Dies stellt sicher, dass sie stets relevant, aktuell und genau bleibt.
Prompt-Datenbank für Kanzleien
Nachdem die Grundzüge des Aufbaus einer individuellen Prompt-Sammlung erläutert wurden, blicken wir nun auf ein Beispiel, wie eine solche Prompt-Sammlung konkret aussehen könnte. Folgende Prompt-Datenbank auf ki-in-kanzleien.de umfasst zahlreiche Anweisungen und Fragestellungen, die auf die Bedürfnisse von Steuerkanzleien zugeschnitten sind:
Struktur und Inhalt der Datenbank
Die Prompt-Datenbank ist in diverse Kategorien gegliedert. Die Themenbereiche der Datenbank reichen von detaillierten Steuerkalkulationen über IT-Anfragen bis hin zur Unterstützung bei Marketingstrategien, der Erstellung von Präsentationen und Checklisten.
3. Weitere KI-Chatbots ausprobieren
Die KI-Welt entwickelt sich schnell weiter. Neben etablierten Lösungen wie ChatGPT in seiner neuesten Version 4 und Microsofts Copilot, entstehen fortwährend innovative KI-Chatbots, die spezifische Anforderungen verschiedener Branchen erfüllen. Beispielsweise haben die Verlage Otto Schmidt und Deubner maßgeschneiderte KI-Chatbots zum Steuerrecht entwickelt. Ebenso gibt es spezialisierte Lösungen wie Langdock, die sich intensiv mit Fragen der DSGVO-Konformität auseinandersetzen.
Im Folgenden werden einige der interessantesten kostenpflichtigen KI-Chatbots vorgestellt, um Ihnen dabei zu helfen, die am besten geeignete KI-Lösung für Ihre Anforderungen zu identifizieren.
ChatGPT für Steuerkanzleien –
das Grundlagenwerk
Jan Dobinsky ist Experte für den Einsatz von KI in der Steuerberatung. Durch sein Studium der Rechts- und Wirtschaftswissenschaften sowie einschlägiger Berufserfahrung bei PwC, WTS und Taxdoo verfügt er über ein breites Spektrum an Fachwissen zur Automatisierung von steuerrechtlichen Prozessen. Darüber hinaus ist er als Dozent für die Steuerfachschule Endriss und für das IFU-Institut tätig.
Jan Dobinsky ist Experte für den Einsatz von KI in der Steuerberatung. Durch sein Studium der Rechts- und Wirtschaftswissenschaften sowie einschlägiger Berufserfahrung bei PwC, WTS und Taxdoo verfügt er über ein breites Spektrum an Fachwissen zur Automatisierung von steuerrechtlichen Prozessen. Darüber hinaus ist er als Dozent für die Steuerfachschule Endriss und für das IFU-Institut tätig.
