Digitale Kanzlei

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Bereits vor über zehn Jahren hat die Kanzlei ESM Schallschmidt-Mietzsch Steuerberatungsgesellschaft mbH & Co. KG begonnen, sich von ihren zahlreichen Papierbergen zu befreien und digitale Prozesse einzuführen. Im Interview sprechen wir mit Gesellschafterin und Geschäftsführerin Ellen Schallschmidt-Mietzsch über die Gründe für die Umstellung auf eine papierlose Kanzlei, die Herausforderungen auf dem Weg zur Digitalisierung und die Vorteile, die sich für ihre Kanzlei durch die Umstellung ergeben haben. Darüber hinaus gibt sie fünf hilfreiche Tipps für andere Steuerkanzleien, die den Schritt zur papierlosen Arbeit machen möchten.

Frau Schallschmidt-Mietzsch, Ihre Steuerkanzlei ist inzwischen komplett digital und papierlos aufgestellt. Was waren die Gründe für die Umstellung und wie sind Sie dabei vorgegangen?

Zunächst einmal wollten wir uns von unseren Papierbergen befreien – das war ca. 2010 oder 2011. Angefangen haben wir mit dem Ablageprozess unserer eigenen Ausgangsrechnungen. Diese wurden zweimal auf Papier ausgedruckt, obwohl wir sie schon damals als PDF-Dateien vorliegen hatten. Wir haben also kurzerhand den zweiten Ausdruck weggelassen. Da wurde uns bewusst, wie einfach papierlose Arbeit teilweise ist, wenn man sich die Abläufe in der Kanzlei einmal aufmerksam anschaut.

Der nächste Schritt waren die Bescheide. Diese haben wir ab 2011 nicht mehr kopiert, sondern gescannt und abgelegt. Dann ging es Schritt für Schritt weiter, immer zuerst in den Bereichen, die am einfachsten und am dringendsten erschienen, wie die Dauerakte und die Arbeitspapiere. Wir haben jeweils für ein Jahr unsere Bearbeitungs-Checklisten angepasst und diese Aufgabe, zum Beispiel die Digitalisierung der Dauerakte, mit aufgenommen. Das heißt, für alle Jahresabschlüsse und Steuererklärungen gab es in 2012 „das Jahr der digitalen Dauerakte“. Als das erledigt war, war uns klar, dass wir diesen Prozess konsequent weiterführen wollten. Denn nun konnten wir beim Mandanten vor Ort „mal schnell“ in einen Vertrag reinschauen oder auch von zu Hause aus arbeiten – und hatten auf die wichtigsten Unterlagen Zugriff.

So ging es dann Stück für Stück weiter. Seit 2016 kommen bei uns keinerlei Papierakten mehr hinzu. Wir vernichten nur noch Altbestände und sind bis 2026 damit fertig. Die Schränke sind leer und das ist ein sehr befreiendes Gefühl.

Wichtig war mir immer, von Anfang an gemeinsam mit den Mitarbeitenden sowie Schritt für Schritt vorzugehen.

Die Mitarbeitenden wissen ja am besten, wo der Schuh drückt und wo wir durch die Digitalisierung schnell Zeitressourcen einsparen können, um Zeit für den nächsten Schritt zu haben.

Was waren die größten Herausforderungen?

Natürlich ist die papierlose Arbeit ein anderes Arbeiten: Digitalisierung bedeutet auch, Denkprozesse anzustoßen. Meine persönliche Herausforderung war, die Geduld aufzubringen, um einen Schritt nach dem anderen zu machen und die Mitarbeitenden nicht zu überfordern.

Eine große Herausforderung kann die schnelle Wiederauffindbarkeit der Dokumente werden. Wir haben hier sehr früh ein Abkürzungsverzeichnis erstellt und die Verschlagwortung der Dokumente gemeinsam besprochen und verbindlich festgelegt. Hier müssen alle mitziehen, deshalb sind immer wieder Gespräche mit den Mitarbeitenden erforderlich.

In vielen Kanzleien gibt es einige Mitarbeitende, die das Projekt Digitalisierung mit Feuer und Flamme mittragen. Diese habe ich ins Boot geholt. Sie haben dann im Kollegenkreis mitgeholfen, Ängste abzubauen, helfend zur Seite zu stehen und die Notwendigkeit und die Vorteile immer wieder zu thematisieren.

Was sind die größten Vorteile des digitalen und papierlosen Arbeitens?

Ganz klar: Wir sind wesentlich schneller in der Abarbeitung. Wir haben von Anfang an nicht nur Dokumente digitalisiert, sondern auch auf die Bearbeitungsprozesse geschaut und diese mitdigitalisiert.

Wir könnten heute das Arbeitsvolumen ohne digitale Prozesse nicht mehr bewältigen, denn Überstunden sind bei uns nicht erwünscht.

Nicht zu unterschätzen ist, dass bei uns seit ca. 2016 Homeoffice möglich ist und wir dadurch Mitarbeitende, gerade Eltern mit kleinen Kindern, gewonnen haben. Ich persönlich bin im Sommer viele Wochen in Skandinavien und arbeite von dort aus. Mandanten und Mandantinnen bekommen das gar nicht mit und die Mitarbeitenden sind inzwischen Absprachen per Teams gewöhnt. Auch ihnen steht es frei, eine bestimmte Anzahl von Arbeitstagen remote aus dem Ausland zu arbeiten.

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Die papierlose Steuerkanzlei

Praxistipps für die Umsetzung von digitalen, nachhaltigen und effizienten Prozessen

Es kommen immer mehr Tools von verschiedenen Softwareanbietern auf den Markt, die das digitale Arbeiten in der Steuerberatung unterstützen. Welche Tools können Sie weiterempfehlen?

Wir arbeiten mit Addison und sind bestrebt, alles in diesem Programm abzubilden, um keine Medienbrüche zu haben. Seit 2019 haben wir das Programm um Docuware ergänzt, welches ebenfalls in Addison integriert ist. Des Weiteren erfolgt die Anbindung der Mandantinnen und Mandanten über das Addison OneClick Tool sehr komfortabel und smart. Mit diesen Tools konnten wir die Arbeitsprozesse weiter straffen und vor allen Dingen auch die digitale Einreichung der Unterlagen von Mandantinnen und Mandanten vorantreiben. Wir arbeiten mit Teams in der Onlineberatung und für interne Absprachen. Gerade implementieren wir eine App, um die Buchung der Arbeitsplätze einfacher und schneller vornehmen zu können.

Wie hat sich die Umstellung auf die Wirtschaftlichkeit der Kanzlei ausgewirkt?

Definitiv sehr positiv. Wir sind dadurch in der Lage, unseren Mitarbeitenden vernünftige Gehälter sowie soziale Leistungen zahlen zu können und notwendige Investitionen durchzuführen. Zum Beispiel haben wir einen „Wohlfühlfonds“ eingeführt: Hier wird jedes Jahr ein Budget für Ausflüge, Teamevents usw. zur Verfügung gestellt. Gerade diese Woche veranstalten wir eine Gartenparty.

Viele Kanzleien denken auch aus Gründen der Nachhaltigkeit über die Umstellung auf papierloses Arbeiten nach. Welche Rolle spielen die Themen Nachhaltigkeit und Umweltschutz in Ihrer Kanzlei?

Das ist ein nicht zu unterschätzender Aspekt. Wir verbrauchen tatsächlich kaum noch Papier und vermitteln diese Sichtweise auch an unsere Mandanten und Mandantinnen („Sie müssen das nicht ausdrucken. Es steht jederzeit in Ihrem Portal bereit, wo immer Sie sind“). Das war für uns aber ein selbstverständlicher Faktor, denn auch unsere Laptops sind Leasingrückläufer mit einem zweiten Leben bei uns und unsere Echtholzschreibtischplatten werden von Zeit zu Zeit neu geölt. Als wir Steh-Sitzarbeitsplätze eingerichtet haben, wurde nur das Untergestell gewechselt.

Welche Tipps und Learnings können Sie an andere Steuerkanzleien weitergeben, die Ihre Kanzlei auf digitale Prozesse umstellen möchten?

    1. Fokus Mandantschaft: Uns war von Anfang an wichtig, dass die Mandantinnen und Mandanten wesentlichen Nutzen aus der Digitalisierung ziehen. Wir achten darauf, dass die Informationsflüsse vereinfacht und Doppelarbeit vermieden wird. Das Motto lautet: Geht mit euren Kindern in der Zeit lieber Fußball spielen! Das kommt sehr gut an und es gibt keine Honorardiskussionen.
    2. Bindet die Mitarbeitenden ein. Sie haben so tolle Ideen und sie sind diejenigen, die tagtäglich damit arbeiten müssen.
    3. Schaut euch andere Kanzleien an, die bereits digitalisiert sind.
    4. Holt euch Tipps aus dem Netzwerk. Mir persönlich hat die Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen im JAADE Recht & Steuern e.V. geholfen. Wir tauschen uns regelmäßig auf Augenhöhe aus, so muss nicht jeder das Fahrrad selbst erfinden.
    5. Mit interaktiven Checklisten können die Arbeitsprozesse weiter verschlankt werden. Schaut euch die Checklisten einmal im Jahr gemeinsam an und fragt euch: Muss dieser Arbeitsschritt tatsächlich (noch) getan werden?

Haben Sie noch etwas zu ergänzen?

Ich möchte allen Mut machen, den ersten Schritt zu gehen. Es geht hier nicht mehr um die Kür, sondern um die Existenz der Kanzlei. Das ist Chefsache!

Vielen Dank für die Beantwortung der Interviewfragen!

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Bild: Ellen Schallschmidt-Mietzsch

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