Von Johannes Franz
Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung im B2B-Bereich (Business-to-Business) ab dem 01.01.2025 ist neben ChatGPT und dem Fachkräftemangel momentan eines der heißen Themen in der Steuerbranche. Die EU-Kommission und die Bundesregierung erhoffen sich aus ihren Richtlinien- und Regierungsentwürfen in erster Linie die Eindämmung von Mehrwertsteuerbetrug und als Nebeneffekt einen Digitalisierungsschub. Unternehmer:innen stöhnen bereits über neue Bürokratie aus Brüssel und den damit verbundenen Aufwand zur Umstellung der bisherigen Rechnungsprozesse. Steuerkanzleien nehmen hier eine besondere Rolle ein. Einerseits sind sie von der Verpflichtung selbst betroffen, andererseits können sie von der Digitalisierung der Rechnungen profitieren: Nicht zuletzt bietet ihr einzigartiges Wissen im Bereich Rechnungswesen und der enge Draht zur Mandantschaft die Chance, die Umstellung auf die elektronische Rechnung bei KMU zu gestalten.
Der erste Beitrag dieser zweiteiligen Serie betrachtet die Auswirkungen auf die kanzleiinternen Rechnungsprozesse. Er dient als Einstieg und Leitfaden zur Umstellung auf die elektronische Rechnung. Der zweite Artikel beleuchtet die Geschäftschancen im Hinblick auf ihre Unternehmensmandant:innen: Die elektronische Rechnung als Digitalisierungsboost in der Finanzbuchführung und strategische Chance zum Aufbau eines neuen Beratungsangebots.
Grundlegendes zur E-Rechnungspflicht
Die EU-Kommission plant mit ihrem Richtlinienentwurf „VAT in the Digital Age“ (ViDA) die Einführung eines grenzüberschreitenden transaktionsbezogenen Meldesystems im B2B-Bereich ab 2028. Ziel ist die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug in der europäischen Union.[1] Eine zentrale Voraussetzung für das Meldesystem ist die verpflichtende Ausstellung von elektronischen Rechnungen (im folgenden E-Rechnung) für Unternehmen. Italien hat die E-Rechnung mit dazugehöriger nationaler Meldeplattform bereits eingeführt. Frankreich und Polen sind an der Umsetzung dran. Deutschland plant die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich zum 01.01.2025.[2] Im Diskussionsentwurf des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) wird die E-Rechnung in der Neufassung des § 14 des UStG folgendermaßen definiert: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“[3] Papier-, PDF-Rechnungen sowie alle vom Standard abweichenden Formate sind „sonstige Rechnungen“ und damit nicht mehr umsatzsteuerlich relevant.
Der oben genannte Diskussionsentwurf ist zuletzt in den Regierungsentwurf zum Wachstumschancengesetz eingegangen. Dort wurde die Umsetzung weiter konkretisiert:
- Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
- Ab dem 01.01.2025 kann jedes Unternehmen E-Rechnungen versenden. Es entfällt der Vorrang der Papierrechnung. Andere elektronische Formate wie PDF dürfen nur mit Einwilligung des Empfängers bzw. der Empfängerin versendet werden.
- Ab dem 01.01.2026 müssen alle Unternehmen im B2B mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen versenden.
- Ab dem 01.01.2027 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen versenden. (Ausnahme: EDI darf bis zum 31.12.2027 verwendet werden)
Steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen.[4]
Mit ZUGFeRD 2.0 und der XRechnung gibt es in Deutschland zwei elektronische Rechnungsformate, die dem europäischen Standard EN 16931 bereits entsprechen. Seit dem 27.11.2020 besteht in Deutschland bereits eine Verpflichtung zur E-Rechnung im B2G.[5] Ab 2024 wird es also für viele Unternehmen darum gehen, Teile ihrer Rechnungsprozesse anzupassen. Steuerkanzleien betrifft das gleich in mehrfacher Weise.
Bedeutung für Steuerkanzleien
Steuerkanzleien haben meist Privatpersonen und Unternehmen unter ihren Mandant:innen. Sie sind also selbst im B2B-Bereich tätig und müssen somit diesen Teil ihrer Ausgangsrechnungen als E-Rechnung versenden. Zudem werden sie zukünftig von ihren Lieferanten und Dienstleistern E-Rechnungen erhalten. Um hier die Vorteile der maschinellen Verarbeitung nutzen zu können, müssen Kanzleien auch ihren Rechnungseingangsprozess anpassen. Diese beiden Prozessanpassungen treffen auf alle Unternehmen im B2B zu. Eine Besonderheit bei Steuerkanzleien: Zur Erstellung der Finanzbuchhaltung von Unternehmensmandanten benötigen sie u. a. deren Rechnungsinformationen. Hier kann die oben angesprochene maschinelle Verarbeitung einen großen Produktivitätshebel darstellen, sofern diese Daten nicht bereits über Schnittstellen oder Software in die Kanzleisoftware gelangen. Eine weitere Besonderheit bei Steuerberater:innen: Das vorhandene Knowhow zu Buchhaltung, Rechnungsprozessen, GoBD und Verfahrensdokumentation gepaart mit teilweise starkem Digitalisierungswissen und dem engen Draht zu ihren Unternehmensmandant:innen ist einzigartig. Dieses kann genutzt werden, um die Umstellung auf die E-Rechnung gerade bei kleinen Unternehmen tatkräftig zu unterstützen – ein Feld zur proaktiven Beratung ab 2024.
Den Rechnungsausgangsprozess anpassen
Um Rechnungen nicht wie bisher als PDF- oder Word-Dokument zu erzeugen, um sie anschließend ggf. auszudrucken und per E-Mail oder Post zu versenden, sondern in einem elektronischen Rechnungsformat, müssen Kanzleien die Funktionen ihres rechnungsschreibenden Programms prüfen und anpassen. Die großen Anbieter von Kanzleisoftware, allen voran die DATEV eG, haben nicht zuletzt im Zuge der oben angesprochen verpflichtenden E-Rechnung im B2G (Business-to-Government) bereits Funktionen zur Erzeugung von E-Rechnungen in ihrer Software implementiert. D. h., dass Kanzleien bereits heute der zukünftigen Verpflichtung im B2B-Bereich nachkommen könnten.
Die Krux dabei ist nicht die Umstellung in der Software, sondern der Versand an die Mandantschaft. Kanzleien, die aktuell noch nicht digitalen versenden, könnten mit ihren Stammdaten in die Bredouille kommen. Denn dort müssen die entsprechen E-Mail-Adressen der Rechnungsempfänger:innen in der Kanzleisoftware hinterlegt sein. Dieser Punkt sollte rechtzeitig geprüft und vorbereitet werden.
Steuerkanzleien, die bereits mit dem digitalen Rechnungsversand via PDF arbeiten, wissen, dass bisher das Einverständnis der Mandantin bzw. des Mandanten für den digitalen Rechnungsversand benötigt wurde. Dies wird mit der E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B wegfallen. In ihrer Stellungnahme zum Diskussionsvorschlag zur Änderung des UStG des BMF fordert die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) zusätzlich die Streichung der Zustimmungserfordernis im § 9 der Steuerberatervergütungsverordnung, damit dies auch explizit für Steuerberater:innen gilt.[6]
Ein Prozess für alle Mandant:innen
Nun haben Steuerkanzleien in den seltensten Fällen nur B2B-Unternehmen als Mandant:innen. Zur Mandantschaft zählen außerdem Unternehmen im B2C-Bereich (Business-to-Consumer) und meistens auch eine große Anzahl an natürlichen Personen. Um hier nicht eine Mischung aus Papier-, PDF- und elektronischen Rechnungsprozessen zu haben, die die Komplexität erhöhen und die Vorteile der E-Rechnung aufzehren würde, erscheint die Umstellung aller Mandate auf die E-Rechnung am sinnvollsten. Hierzu eignet sich besonders das hybride E-Rechnungsformat ZUGFeRD, was der benötigten europäischen Norm EN 16931 entspricht.
Im Gegensatz zur deutschen XRechnung bietet ZUGFeRD den Vorteil, dass es einerseits aus dem benötigten Datensatz in Form einer XML-Datei und zusätzlich aus einer PDF-Version besteht. Diese ist dann auch für den Menschen wie bisher einfach zu lesen und könnte zur Not ausgedruckt werden. Von letzterem sollte aber abgesehen werden, da die meisten über eine E-Mail-Adresse verfügen und diese für die einfache und schnelle Kommunikation genutzt werden sollte, sofern keine eigene Kommunikations- oder Kollaborationslösung in der Kanzlei genutzt wird.
Die Ausnahme stellen ältere Mandant:innen dar, die tatsächlich keine E-Mail-Adresse besitzen. Je nach Anteil älterer Mandant:innen ohne E-Mail-Adresse kann ein Zielwert von 95 Prozent elektronsicher Rechnungen angestrebt werden.
Vor der Umstellung aller Mandate auf die E-Rechnung müssen Steuerberater:innen zwingend prüfen, ob der Gesetzgeber der Empfehlung der BStBK zur Streichung der Zustimmungserfordernis im § 9 der Steuerberatervergütungsverordnung gefolgt ist. Ansonsten muss vorher die Zustimmung von natürlichen Personen sowie nicht B2B- und B2G-Mandant:innen eingeholt werden.
Den Rechnungseingangsprozess anpassen
Neben der Anpassung des Rechnungsausgangsprozesses muss auch der Rechnungseingangsprozess überprüft werden. Laut dem genannten Regierungsentwurf zum Wachstumschancengesetz muss jedes Unternehmen ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. D. h., dass es mindestens eine E-Mail-Adresse zum Empfang von E-Rechnungen geben muss. Hier sollte die Überprüfung aber nicht enden: Manuelles Einscannen, Erfassen und Verarbeiten von Rechnungen kann mit der E-Rechnung wegfallen, der Nutzen der maschinellen Verarbeitung greifen und für etwas Entlastung im Arbeitsalltag sorgen. Die DATEV eG hat in Zusammenarbeit mit der IHK Südlicher Oberrhein in einem Prozesskostenvergleich eine Ersparnis von 11,20 Euro pro elektronischer Eingangsrechnung gegenüber der Papiervariante ermittelt[7] (aktuellere Quellen gehen von 11,90 Euro aus[8]). Bei 300 Eingangsrechnungen pro Jahr wären das 3.360 Euro Ersparnis jährlich. Das Gute daran: Die Softwareanbieter haben bereits Lösungen integriert, die nur noch genutzt werden müssen. Dadurch sind Implementierungs- und Schulungskosten sehr gering.
Zusätzlich zur Funktionsanpassung in der Software sollte der Eingangsweg möglichst standardisiert werden. Es sollte beispielsweise eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen eingerichtet wird, statt persönliche E-Mail-Konten als Rechnungsempfänger zu hinterlegen. Zudem sollte es geschulte verantwortliche Personen für den Prozess geben, die Zugriff auf dieses Postfach haben. Dies verringert den internen Kommunikationsaufwand erheblich, vermeidet unnötige Mahnungen und reduziert so den Verwaltungsaufwand in der Kanzlei.
Die Umstellung auf die E-Rechnung bei Lieferanten und Dienstleistern kann bereits jetzt angefragt werden. Je nach Größe des Dienstleisters wird die E-Rechnung, zumindest die digitale Version in Form eines PDF, erhältlich sein. Auch die PDF-Rechnung sorgt im Sekretariat im Vergleich zur Papierrechnung bereits für Zeitersparnisse.
Ein weiterer Zustellungsweg von meist großen Dienstleistern ist der Abruf der Rechnung in einem dafür vorgesehenen Portal. Für den Dienstleister ist dies einfach und sicher, für die Anwender:innen aufwendig: Passwort suchen, im Portal anmelden, zum Download navigieren, Datei runterladen und wieder abmelden. Sind in einer Kanzlei monatlich viele dieser Abrufe nötig, sollte über den Einsatz von Software zum automatisierten „Einsammeln“ dieser Rechnungen nachgedacht werden.
Mitarbeitende frühzeitig mitnehmen
Wie bei allen Veränderungen ist es grundsätzlich wichtig, die betroffenen Mitarbeitenden frühzeitig in die Umstellung der Rechnungsprozesse aktiv miteinzubeziehen. Die reine Kommunikation des Themas greift aufgrund der Vielzahl an Aufgaben zu kurz. Es sollte rechtzeitig eine Person oder ein kleines Projektteam mit der Recherche und Umsetzung der E-Rechnung in den Kanzleiprozessen betraut werden. Die Veränderungen sollten anschließend idealerweise in bestehende Prozessdokumentationen aufgenommen und betreffende Mitarbeitende informiert und bei Bedarf geschult werden. Falls keine Dokumentation besteht, könnte dies als Anlass genommen werden, hier tätig zu werden. Damit kann sichergestellt werden, dass alle aktuellen und zukünftigen Mitarbeitenden den gleichen Wissensstand haben und bei Krankheit oder Urlaub die Aufgaben von Vertretungen in gleicher Qualität und Schnelligkeit weitergeführt werden können.
Fazit und Ausblick zur E-Rechnung in Steuerkanzleien
Die E-Rechnung hat das Potenzial, Verwaltungszeiten und manuelle Tätigkeiten im Kanzleialltag zu reduzieren. Die Umstellung der internen Prozesse bedarf aber einiger Vorbereitungen, gerade im Hinblick auf die Stammdaten. Hier kann ein frühzeitiger Einstieg lohnen, um böse Überraschungen zu vermeiden. Das weitaus größere Potenzial der E-Rechnung liegt aber in der Finanzbuchhaltung. Erfahren Sie im zweiten Teil wie sie dieses Potenzial heben können.
Zu Teil 2: Die E-Rechnung als Digitalisierungsboost in der Finanzbuchführung
Johannes Franz unterstützt Steuerkanzleien dabei, ihre Produktivität durch gezielte Digitalisierung und Automatisierung zu steigern – und damit zukunftssicher aufzustellen. Nach dem Studium der Organisationsentwicklung arbeitete er als Junior-Berater mit dem Schwerpunkt Reorganisation von Steuerkanzleien. Anschließend war er als Leiter IT & Digitalisierung bei der mittelständischen Steuerberatungsgesellschaft Acconsis tätig. Mit seiner Dienstleistung Chief Digital Officer as a Service (CDOaaS) hilft er Steuerberater:innen, die ihre Kanzlei digitalisieren wollen, im Kanzleialltag aber keine Zeit dazu finden.
