Die Digitalisierung der Buchführung ist nahezu unumgänglich, da sie vielfältige Vorteile bietet. Trotzdem hegen manche Mandantinnen und Mandanten noch gewisse Vorbehalte. Die Gründe reichen von Unsicherheit über fehlendes Know-how bis hin zu schwer abzulegenden Gewohnheiten. Wie gelingt es also, Ihre Mandantschaft nicht nur mitzunehmen, sondern aktiv in den Digitalisierungsprozess einzubinden? Dieser Artikel gibt insbesondere kleinen und mittleren Kanzleien zielführende Anregungen.
Was macht eine erfolgreiche Mandanteneinbindung in den Buchführungsprozess aus?
Die Einbindung von Mandantinnen und Mandanten im Rahmen der Buchführung verspricht idealerweise eine nahtlose digitale Zusammenarbeit zwischen der Steuerberatungskanzlei und der Mandantschaft.
Diese Zusammenarbeit ersetzt den bisherigen Papierprozess durch kollaborative Verfahren wie Cloud-Datenaustausch und Echtzeit-Zugriff.
Der digitale Prozess ist insbesondere gekennzeichnet durch:
- eine gemeinsame Datenbasis, die für beide Seiten jederzeit einsehbar ist,
- eine kontinuierliche und regelmäßige Zusammenarbeit,
- automatisierte Workflows, die Routinetätigkeiten reduzieren,
- zeitnahe Belegverarbeitung,
- ebensolche Auswertungen und
- erweiterte Beratungsmöglichkeiten im Rahmen einer engen Mandantenbeziehung.
Häufige Herausforderungen bei der Einbindung der Mandanten
Kanzleien, die ihre Mandantinnen und Mandanten in den Buchführungsprozess einbinden wollen, werden nach wie vor mit einer Vielzahl von Schwierigkeiten konfrontiert, die sie bewältigen müssen. Beispielhaft seien die folgenden Probleme angeführt:
- Eingefahrene und teilweise liebgewonnene Gewohnheiten der Mandantinnen und Mandanten. Viele Menschen haben sich schlichtweg an Papier gewöhnt. Zudem mögen sie das Ritual des monatlichen Austauschs eines Pendelordners nicht ablegen.
- Fehlendes digitales Know-how, teilweise aber auch nicht vorhandene Hardware.
- Vorbehalte unterschiedlicher Art: Hierzu können Angst vor Mehraufwand und Fehlern genauso zählen, wie die Scheu vor unbekannten Programmen.
- Kompatibilitätsprobleme zwischen den Systemen des Mandanten und denen der Kanzlei.
- Datenschutz- und Sicherheitsbedenken: Die Mandantinnen und Mandanten stellen sich ggf. die Frage, ob ihre Daten in der Cloud sicher sind.
Der Schlüssel zum Erfolg: Vertrauen schaffen durch transparente Kommunikation
Der erste Schritt zur erfolgreichen digitalen Zusammenarbeit mit Ihren Mandantinnen und Mandanten liegt in deren Aufklärung. In der Praxis zeigt sich, dass viele Mandanten nicht wissen, welche Vorteile die digitale Buchführung ihnen konkret bringt. Entscheidend ist hierbei, nicht nur technische Details zu erklären, sondern vielmehr den Nutzen in den Vordergrund zu stellen.
Erwähnen Sie bspw. die folgenden Vorteile:
- Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
- Bessere Übersicht über aktuelle Zahlen
- Die Möglichkeit von schnelleren unternehmerischen Entscheidungen
Zudem sollten Sie sich nicht nur oberflächlich auf die Besprechungstermine vorbereiten. So sollten Sie bspw. über passende Schnittstellenlösungen Auskunft geben und eventuell vorgetragene Sicherheitseinwände des Mandanten korrekt und souverän ausräumen können.
In jedem Fall kann ein persönliches Gespräch, ergänzt durch anschauliche Beispiele, Wunder wirken. Vieles lässt sich unter vier Augen meist am besten klären. Wichtig ist ohne Zweifel, dass sich Mandantinnen und Mandanten verstanden fühlen – nicht überfordert.
Einfühlsame Schulung statt Überforderung – Wissen praxisnah vermitteln
Es muss Ihnen klar sein, dass jeder Mandant mit anderen Voraussetzungen startet: Nicht jeder Mensch ist digital affin. Ggf. existieren auch diffuse Ängste vor der neuen Technologie, die verständnisvoll und geduldig aufgelöst werden müssen.
Deshalb empfiehlt es sich, Schulungsangebote zu schaffen, die auf unterschiedliche Wissensstände und Voraussetzungen eingehen. Das kann beispielsweise in Form von
- Webinaren,
- kurzen Video-Tutorials oder
- persönlichen Einführungen
geschehen.
Prozesse gemeinsam definieren – und dokumentieren
Häufig wird der Ablauf der digitalen Zusammenarbeit durch eine fehlende Abstimmung zwischen Kanzlei und Mandant behindert. Deshalb sollten bspw. die folgenden Dinge allen Beteiligten klar sein: Wer lädt wann welche Belege hoch? Wie wird bei Rückfragen kommuniziert? Welche Fristen gelten?
Es ist sinnvoll, flankierend gemeinsam mit dem Mandanten einen einfachen digitalen Prozessleitfaden zu erstellen. Dieser sollte folgende Punkte enthalten:
- Zuständigkeiten und Ansprechpartner,
- Upload-Zeiträume und Fristen,
- Kommunikationswege (z. B. über ein Mandantenportal).
Ein solcher Leitfaden schafft Klarheit und reduziert Rückfragen – auf beiden Seiten. Zudem kann er einer späteren Verfahrensdokumentation als Anlage beigefügt werden.
Kleine Schritte, große Wirkung – Digitalisierung in Etappen
Nicht jeder Mandant muss sofort komplett digital arbeiten. Häufig ist es sinnvoll, mit einem Teilbereich zu starten – etwa der digitalen Belegübermittlung – und den Prozess schrittweise auszubauen. Auf diese Weise können sich Mandantinnen und Mandanten an die neue Arbeitsweise gewöhnen, allmählich Programmwissen aufbauen und erste Erfolgserlebnisse sammeln.
Allerdings sollte keinesfalls das Ziel einer vollständig digitalen Zusammenarbeit aus den Augen verloren werden. Ihre Mandantinnen und Mandanten werden es Ihnen wahrscheinlich danken. Ein kleines Digitalisierungsprojekt in der Buchführung kann helfen, die Angst vor neuen Technologien auch in anderen Lebensbereichen abzubauen.
Mandanten nicht mit Problemen allein lassen
Damit Ihre Mandantinnen und Mandanten mit der neuen Arbeitsweise dauerhaft zufrieden sind, ist es erforderlich, sie auch nach der ersten Einführung zu unterstützen. Damit Sie nicht ständigen Telefonsupport leisten müssen, sollten Sie sich jedoch überlegen, wie Sie die erforderliche Unterstützung effizient und möglichst kostengünstig leisten können.
Empfehlenswert ist z. B. die Bereitstellung von Hilfsmaterialien. Richten Sie doch einfach schon bei der Ersteinrichtung im Browser des Mandanten Lesezeichen zu Selbsthilfeseiten Ihres Softwareanbieters ein. Anschließend zeigen Sie Ihrem Mandanten, wie er hiermit etwaige Probleme selbst lösen kann – „Hilfe zur Selbsthilfe”.
Eine weitere Möglichkeit stellen mehr oder minder regelmäßige Nachschulungen dar. Sie können diese online veranstalten und bei dieser Gelegenheit natürlich auch Hinweise auf neue Features der genutzten Software geben.
Fazit: Erfolgreiche Digitalisierung ist Teamarbeit
Die Digitalisierung der Buchführung ist kein reines Technikprojekt – sie ist ein Veränderungsprozess, der Kommunikation, Vertrauen und Begleitung erfordert. Steuerberatungskanzleien, die ihre Mandanten aktiv einbinden, profitieren doppelt: Sie optimieren ihre internen Abläufe und stärken gleichzeitig die Mandantenbindung.
To-do-Liste: So binden Sie Ihre Mandanten erfolgreich ein
- Nutzen und Vorteile der digitalen Buchführung klar kommunizieren
- Schulungsangebote auf Mandantenbedürfnisse abstimmen
- Gemeinsame Prozessdefinition mit klaren Zuständigkeiten
- Digitalisierung unter Umständen in Etappen umsetzen
- Dauerhafte Unterstützung auch nach der Einführung anbieten.
Digitale Finanzbuchhaltung in der Praxis
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Michael Repschläger ist als Diplom-Kaufmann (FH) und Fachassistent Digitalisierung und IT-Prozesse bei MENTEL Steuer- und Wirtschaftsberatung verantwortlich für die Themen Automatisierung, Digitalisierung und KI. Dabei befasst er sich schwerpunktmäßig mit den DATEV-Anwendungen, Lexware Office, sowie M 365 einschließlich Microsoft 365 Copilot. Zudem unterstützt er die Mandantinnen und Mandanten der Kanzlei in betriebswirtschaftlichen Fragestellungen, bei Verfahrensdokumentationen und im Bereich der Prozessoptimierung.
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