Viele Steuerberatungskanzleien haben bereits umfangreiche Digitalisierungsanstrengungen unternommen. Mit diversen Mandantinnen und Mandanten arbeiten sie beispielsweise kollaborativ über eine Plattform wie DATEV Unternehmen online zusammen. Trotzdem stellen sich noch keine echten Effizienzgewinne ein. Der Grund dafür liegt meist darin, dass lediglich digitalisiert wird, jedoch nicht automatisiert! Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie die Buchführung durch die richtigen Schritte intelligent automatisieren und so auf das nächste Level heben.
Erst die Pflicht, anschließend die Kür – eine strukturierte Herangehensweise steigert die Erfolgsaussichten
Das Ziel umfassender Automatisierung erreichen Sie nicht, indem Sie wahllos jedem technologischen Hype folgen. Die Gefahr, sich falsch festzulegen ist angesichts der Anbietervielfalt groß. Zudem zeigt die Praxis oft genug, dass das Erfolgsrezept für gelingende Digitalisierung eher in guten Prozessen als in vermeintlichen Premium-Tools steckt. Deshalb ist es empfehlenswert, strukturiert, schrittweise und mit kühlem Kopf vorzugehen.
Erster Schritt in der Kanzlei: Eigenes Toolset prüfen
In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass Kanzleien bereits über viele sinnvolle Werkzeuge verfügen, diese jedoch nicht bei allen Mandantinnen und Mandanten einsetzen, die dafür in Frage kommen. Hierbei handelt es sich um sog. „low hanging fruits”, da kein zusätzlicher Anschaffungsaufwand erforderlich ist.
Um dieses ungenutzte Potenzial zu heben, ist es sinnvoll, zuerst eine Aufstellung der naheliegenden Automatisierungslösungen der bereits vorhandenen Software-Umgebung zu machen. Anhand dieser können Sie sich anschließend schnell einen Überblick über die ohnehin vorhandenen Möglichkeiten verschaffen.
Beispiele für „low hanging fruits” bei DATEV-Kanzleien, die Kanzlei-Rechnungswesen einsetzen:
- Elektronisches Bankbuchen
- Nutzung und Pflege von Lerndateien
- Kenntnis und Einsatz der Funktion “Buchungsperiode abschließen”
- Funktion “Kredite buchen”
Zweiter Schritt: Möglichst flächendeckender Einsatz der vorhandenen Tools
Nun nehmen Sie Ihre unter Schritt 1 angefertigte Aufstellung und legen eine Liste Ihrer Buchführungsmandate daneben. Fragen Sie sich bei jedem einzelnen Mandat, möglichst gemeinsam mit der zuständigen Sachbearbeiterin bzw. dem zuständigen Sachbearbeiter, welche vorhandenen Werkzeuge womöglich noch nicht eingesetzt werden.
Sofern Letzteres hin und wieder tatsächlich der Fall sein sollte, hinterfragen Sie unbedingt, warum dies so ist. Sofern die Bearbeiterin bzw. der Bearbeiter einzelne Funktionalitäten der Software nicht kennt, ist klar: Es besteht Schulungsbedarf!
Anschließend optimieren Sie einfach die entsprechenden Buchführungsprozesse durch die Vervollständigung des Softwareeinsatzes.
Sie sehen, mit dieser simplen Vorgehensweise schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe. Zum einen nutzen Sie Ihre bestehende Kanzleisoftware besser aus, zum anderen identifizieren Sie ggf. vorhandene Kenntnislücken Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich durch den Besuch von Seminaren leicht schließen lassen.
Die wenigsten Kanzleien dürften die durch ihre Mandantinnen und Mandanten genutzten Programme (bspw. ERP-Systeme, Multichannelsysteme, Handwerkerprogramme) wirklich aus der Nähe kennen. Hierdurch vergeben Sie allerdings große Chancen, da die meisten dieser Programme durch Schnittstellen an Ihre Kanzleisoftware angebunden werden können, was wiederum der Automatisierung dienen kann. Zudem erhalten Sie – endlich – einen Ausblick in die Arbeitsweise Ihrer Mandantenbetriebe, was Ihnen womöglich weiteres Potenzial für die – ggf. neuen – Geschäftsbereiche der Verfahrensdokumentation und der betriebswirtschaftlichen Beratung eröffnet.
Schlussfolgerungen aus der Mandanten-Analyse ziehen und in die Umsetzung kommen
Am Ende Ihres intensiven Blicks in die Welt Ihrer Mandantenbetriebe sollten Sie sich fragen, welche Schnittstellenlösungen Sie zum Vorteil beider Seiten einsetzen können und diese am Ende Ihrer Überlegungen zielstrebig nutzen.
Als DATEV-Kanzlei stehen Ihnen im Rechnungswesen mit den Datei-Schnittstellen und den DATEV-Datenservices Rechnungswesen zwei grundlegende Schnittstellen-Varianten zur Verfügung: Datei-Schnittstellen und die DATEV-Datenservices Rechnungswesen.
Unterschiede der beiden Schnittstellenlösungen
Datei-Schnittstellen:
Bei diesen erfolgt der Austausch der in unterschiedlichen Formaten vorliegenden Dateien entweder per Dateisystemablage oder mit Hilfe eines Datenträgers. Sie werden oft auch als „offene Schnittstellen” bezeichnet, da sie vom Anwender oder von der Anwenderin bei Bedarf bearbeitet werden können. Als Ergebnis des Datenaustauschs erhalten Sie im Rechnungswesen Buchungssätze und / oder Stammdaten.
DATEV-Datenservices Rechnungswesen:
Diese sind Cloud-Schnittstellen, die der automatisierten Übertragung von strukturierten Daten und / oder digitalen Belegen aus dem Ursprungssystem an das DATEV-Rechenzentrum dienen. Von dort holt sich die Kanzlei die Daten zur Verarbeitung in ihr lokales Rechnungswesen-Programm. Dort stehen ihr am Ende des Verarbeitungsprozesses – je nach gewähltem Datenservice – Buchungsvorschläge, Buchungssätze und / oder digitale Belegbilder zur Verfügung.
Zum Zwischenfazit kommen
Nun haben Sie intensiv die beiden entscheidenden Seiten der Mandatsarbeit betrachtet und dabei hoffentlich auch viele Dinge hinterfragt. Vor diesem Hintergrund sollten Sie nun in der Lage sein, für jedes Buchführungsmandat ein Zwischenfazit zu ziehen: Sind Sie mit Ihren Prozessen im Rahmen der Bearbeitung jetzt vollends zufrieden? Oder weisen diese noch zu viele Brüche auf, die evtl. sogar manueller Natur sind?
Die richtigen Schlussfolgerungen aus dem Zwischenfazit ziehen
Sofern Sie mit dem einzelnen Bearbeitungsprozess vollkommen zufrieden sind, sollten Sie ihn ganz einfach anwenden. Kommen Sie ins Handeln! Und hinterfragen Sie den Prozess anschließend trotzdem in regelmäßigen Abständen von ca. drei bis sechs Monaten. Dies kann ganz einfach dadurch geschehen, dass Sie die beiden grundsätzlichen Schritte in Gedanken durchspielen. Nur so werden Sie dauerhaft up to date bleiben und Probleme rechtzeitig entdecken.
Höchstwahrscheinlich werden jedoch Sie bei der Analyse einzelner Buchführungsmandate feststellen, dass Sie mit Bordmitteln des Herstellers Ihrer Kanzleisoftware nicht zum angestrebten Ergebnis einer ausgeprägten Automatisierung gelangen. An dieser Stelle kommen wir nun zum letzten Teil unseres Dreiklangs der Buchführungsautomatisierung: Der Toolsuche für Sonderfälle und die sich daran anschließende Integration eines zusätzlichen Tools in den Prozess. Derartige Tools finden Sie bei anderen Softwareherstellern, sog. „Fremdanbietern”.
Die dritte Säule des Automatisierungsprozesses: Tools von „Fremdanbietern”
Bereits bei der Analyse der beim Mandanten eingesetzten Softwarelösungen wurden Sie mit vollkommen neuen Perspektiven und Einblicken konfrontiert. Insoweit mussten Sie Ihre Komfortzone verlassen. Nun wird dies abermals erforderlich werden, denn jetzt wartet auf Sie die Königsdisziplin schlechthin:
Sie müssen
- ein geeignetes Tool finden, das möglichst dauerhaft einem zuvor durch Sie festzulegenden Anforderungsprofil entspricht,
- die Funktionsweise des Tools erlernen und
- die Kosten seiner Nutzung tragen.
Die beiden letzten Punkte werden Sie allein bewerkstelligen müssen. Tipps, wo Sie nach adäquaten Tools suchen können, finden Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels.
Quellen für gute Fremdanbietertools
Das richtige Fremdanbietertool zu finden kann eine echte Herausforderung darstellen. Aufgrund der nahezu unüberschaubaren Auswahl an Softwarelösungen ist die Verunsicherung der Anwenderinnen und Anwender groß. Nachfolgend finden Sie einige Anregungen.
Trauen Sie sich, Kollegen und Kolleginnen zu fragen
Die meisten Probleme, mit denen Sie jetzt konfrontiert sind, sind anderen Steuerberaterinnen oder Steuerberatern sicher ebenfalls bereits begegnet. Deshalb ist es empfehlenswert, zuerst Rat bei befreundeten Kolleginnen und Kollegen einzuholen. Nutzen Sie Ihr berufliches Netzwerk und fragen Sie andere Menschen innerhalb der Branche. Scheuen Sie sich nicht! Sie stoßen bestimmt auf viel Verständnis.
DATEV-Marktplatz – etablierte Plattform für Partnerlösungen der DATEV
Eine weitere nützliche Quelle für die Suche nach geeigneten Softwarelösungen hat die DATEV eG ihren Genossinnen und Genossen bzw. ihren Anwenderinnen und Anwendern zur Verfügung gestellt: Den DATEV-Marktplatz. Hierbei handelt es sich um eine Plattform, auf der Sie die Partnerlösungen der DATEV finden. Die Genossenschaft unterscheidet zwei Partner-Kategorien: DATEV-Marktplatz Premium Partner und DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner. Die Listung auf der Plattform ist für beide Kategorien kostenpflichtig. Vertiefende Informationen zum DATEV-Marktplatz finden Sie auf einer speziellen FAQ-Seite.
Die Messen für den steuerberatenden Berufsstand
Seit Jahren entsteht eine immer größer werdende Industrie, die Angebote um die Steuerberatungsbranche herum platzieren möchte. Da ist nur folgerichtig, dass sich für diese Anbieter mittlerweile geeignete Bühnen in Form von Messen gebildet haben. Zwei größere Messen werden von einer großen Schar interessierter Kolleginnen und Kollegen frequentiert: Die TAXarena, eine Kreation verschiedener Steuerberaterverbände, und die StB EXPO der Die Kanzlei Entwickler GmbH. Beide Fachmessen finden in verschiedenen deutschen Metropolen statt und bieten ein breites Angebot unterschiedlicher Unternehmen, die sich im Steuerbusiness tummeln. Auf den Veranstaltungen kommen Sie sicher mit passenden Softwareanbietern ins Gespräch.
Wenn keine Fremdsoftware mit der Lösung Ihres Mandanten kommunizieren kann
Stellen Sie fest, dass sich trotz intensiver Recherche keine der gängigen Fremdsoftwarelösungen mit dem System Ihres Mandanten verbinden lässt, stehen Sie vor einer besonderen Herausforderung. In solchen Fällen sollten Sie den Anbieter der Mandantensoftware kontaktieren. Besprechen Sie die Möglichkeit einer individuellen Schnittstellenlösung und weisen Sie ihn als DATEV-Anwender auf das DATEV Developer Portal hin, wo tiefergehende Informationen zu den Schnittstellen der DATEV-Software bereitgestellt werden.
Fazit: Der Aufwand lohnt sich!
Durch das konsequente Befolgen des in diesem Artikel vorgestellten Dreiklangs können Sie den Schritt von der Digitalisierung zur Automatisierung der Buchführung schaffen. Der Aufwand, den Sie in diesem Zusammenhang betreiben lohnt sich in jedem Fall langfristig, da die Zeitersparnis im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Buchführungen immens sein wird.
Digitale Finanzbuchhaltung in der Praxis
Die Spezialausgabe des Tax Tech-Magazins gibt Ihnen Praxistipps, wie Sie die Prozesse in der Finanzbuchhaltung effizient automatisieren und ihre Mandantschaft erfolgreich einbinden.
Michael Repschläger ist als Diplom-Kaufmann (FH) und Fachassistent Digitalisierung und IT-Prozesse bei MENTEL Steuer- und Wirtschaftsberatung verantwortlich für die Themen Automatisierung, Digitalisierung und KI. Dabei befasst er sich schwerpunktmäßig mit den DATEV-Anwendungen, Lexware Office, sowie M 365 einschließlich Microsoft 365 Copilot. Zudem unterstützt er die Mandantinnen und Mandanten der Kanzlei in betriebswirtschaftlichen Fragestellungen, bei Verfahrensdokumentationen und im Bereich der Prozessoptimierung.
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