Viele Steuerkanzleien glauben, sie seien bereits gut digitalisiert, weil sie ihren Mandant:innen DATEV Unternehmen online zur Verfügung stellen. Tatsächlich lassen sich Belege so digital empfangen, doch wie viel dieser Digitalisierung kommt wirklich in der Kanzlei an?
Trugschluss Digitale Buchhaltung
Ein Blick auf eine zentrale Kennzahl zeigt ein anderes Bild: die Buchungssätze pro Stunde. Im Rahmen von Fibu-Analysen stelle ich immer wieder fest, dass Kanzleien mit einer Umstellungsquote von 80 bis 90 Prozent auf Unternehmen online dennoch nur rund 70 bis 80 Buchungssätze pro Stunde erreichen – ein Wert, der kaum über dem Niveau der Papier-Buchhaltung liegt.
Auch die DATEV selbst hat auf ihrem IT-Club 2023 Zahlen aus ihrem Rechenzentrum dazu veröffentlicht:
Die Analyse zeigt, dass die Digitalisierung durch Schnittstellen zu den Vorsystemen der Mandant:innen besonders effizient ist. Die sogenannten Datenservices von DATEV ermöglichen bis zu 128 Buchungssätze pro Stunde – ein Spitzenwert. Auch der Automatisierungsservice Rechnungen, eine KI-basierte Lösung von DATEV, erreicht durchschnittlich 110 Buchungssätze pro Stunde. Im Vergleich dazu liegt DATEV Unternehmen Online mit nur 80 Buchungssätzen pro Stunde kaum vor der traditionellen Papierbuchhaltung. Wenn dann Mandantinnen und Mandanten weiterhin ihre Pendelordner bringen und die Kanzlei die Belege einscannt, führt dies praktisch zu keinen Zeitersparnissen.
Diese Entwicklung macht deutlich: Digitalisierung bedeutet nicht, Belege digital zu empfangen. Digitalisierung bedeutet, strukturierte Rechnungsdaten automatisiert zu verarbeiten. Die entscheidende Stellschraube liegt nicht im Übertragungsweg, sondern in der Art, wie Daten fließen. Wer medienbruchfreie Prozesse gestalten will, muss bei den Vorsystemen der Mandant:innen ansetzen und den gesamten Weg bis ins Kanzleisystem über Schnittstellen steuern.
Genau hier entsteht aktuell ein Zeitfenster, das Kanzleien strategisch nutzen können – durch die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung im B2B-Bereich. Denn seit dem Start der Empfangspflicht ab 2025 und der schrittweisen Einführung der Ausstellungspflicht ab 2027, respektive 2028, benötigen nahezu alle Mandant:innen geeignete Softwarelösungen – auch jene, die bislang mit Word, Excel oder Papierrechnungen arbeiten.
Diese Entwicklung spielt Steuerberater:innen in die Hände: Wer jetzt gezielt analysiert, empfiehlt und integriert, kann die eigenen Buchhaltungsprozesse zukunftsfähig aufstellen und gleichzeitig neue Beratungsfelder erschließen.
Schnittstellen als strategischer Hebel
Wenn von Schnittstellen die Rede ist, schrecken viele Kanzleien zunächst zurück. Zu technisch, zu komplex, zu weit weg vom Kanzleialltag – so das verbreitete Bild. Doch genau hier hat sich in den letzten Jahren Entscheidendes verändert.
Die DATEV hat mit ihrer Ökosystemstrategie einen klaren Wandel vollzogen: Vom geschlossenen System hin zu einer Plattform, die gezielt auf Integration setzt. Das Ergebnis: zahlreiche standardisierte Programmschnittstellen (APIs), mit denen sich Mandantenlösungen direkt und medienbruchfrei an das Kanzleisystem anbinden lassen.
Das bedeutet: Steuerkanzleien müssen nicht selbst Schnittstellen entwickeln oder programmieren. Sie benötigen auch keine tiefgreifende IT-Expertise. Entscheidend ist das Verständnis,
- welche Vorsysteme beim Mandant:innen im Einsatz sind,
- ob diese eine Standardschnittstelle zur Kanzleisoftware besitzen,
- und wie die Anbindung umgesetzt werden kann – idealerweise mit einem strukturierten Prozess.
Der Nutzen liegt auf der Hand: Schnittstellen sorgen für kontinuierliche Datenflüsse statt monatlicher Belegübermittlung. Statt PDF-Uploads oder E-Mail-Weiterleitungen fließen strukturierte Buchungsinformationen direkt ins Kanzleisystem – regelmäßig, vollständig und maschinenlesbar.
Dabei geht es nicht nur um DATEV: Auch Anbieter wie ADDISON bieten mit SmartConnect vergleichbare Schnittstellenkonzepte.
Die Rolle der Kanzlei verändert sich dadurch grundlegend – von der Belegerfasserin zur Integratorin. Wer diesen Wandel annimmt, schafft nicht nur Effizienz, sondern echten Beratungsmehrwert.
Tool-Empfehlungen – wenn noch kein System vorhanden ist
In vielen Fällen zeigt die Analyse der Mandantenprozesse: Es gibt gerade bei kleineren Unternehmensmandant:innen (noch) keine spezialisierte Software. Rechnungen werden mit Word oder Excel geschrieben, Eingangsbelege als PDF per E-Mail weitergeleitet oder gar in Papierform übergeben. Genau hier entstehen Handlungsbedarf und die Chance zur gezielten Empfehlung.
Die Leitfrage lautet: Welches Vorsystem ist vorhanden? Und wenn es keines gibt – welches Vorsystem passt zur Branche, zum Budget und zur Schnittstellenfähigkeit?
Ziel ist es nicht, für jeden Mandanten die perfekte Einzellösung zu finden, sondern ein Set an bewährten Tools zu empfehlen, mit denen die Zusammenarbeit in der Kanzlei gut funktioniert - idealerweise basierend auf konkreter Erfahrung im Kanzleialltag.
Folgende Aspekte sollten bei der Toolauswahl beachtet werden:
- Schnittstellenfähigkeit (z. B. Programmschnittstellen wie DATEV Datenservices oder ADDISON SmartConnect, notfalls Datei-Schnittstellen)
- GoBD-Konformität (Archivierung, Änderungsprotokolle, Nutzerrechte)
- Benutzerfreundlichkeit (besonders bei kleinen Mandanten mit wenig IT-Affinität)
- Branchenspezifik (z. B. Kasse in der Gastronomie, Shopanbindung im E-Commerce)
- Kosten (für eine wirtschaftliche Umsetzung, speziell bei kleinen Unternehmen)
Praktische Tools können z. B. sein:
- Automatische Belegsammlung: Invoicefetcher, GetMyInvoices
- Rechnungssoftware: lexoffice, easybill
- Eingangsrechnungsverarbeitung: Candis, DATEV Unternehmen Online
- Ausgabenmanagement: Pleo, Circula
- Reisemanagement: Lanes & Planes
- Fahrtenbuch: Vimcar
- FinTechs: Finom, Qonto
Gerade im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht entsteht jetzt ein ideales Zeitfenster: Mandant:innen müssen ohnehin in geeignete Software investieren. Warum also nicht gleich in Lösungen, die medienbruchfrei mit der Kanzlei kommunizieren?
Wichtig: Die Empfehlung sollte nicht allein auf technischer Ebene erfolgen, sondern als Bestandteil eines standardisierten Beratungsprozesses. Wer hier ein klares Set an Tools, Checklisten und Kriterien entwickelt, kann diesen Beratungsbaustein effizient skalieren und zugleich die Qualität der Datenflüsse deutlich verbessern.
KI in der Buchhaltung: Von Vorschlag bis Dialog
Während Programmschnittstellen für den strukturierten Datenfluss sorgen, gehen aktuelle Entwicklungen noch einen Schritt weiter: Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Art, wie Buchhaltungsdaten verarbeitet und interpretiert werden. Und sie ist längst nicht mehr Zukunftsmusik, sondern Teil des Kanzleialltags.
KI in der DATEV-Welt
Die DATEV hat mit dem Automatisierungsservice Rechnungen (ASR) und dem Automatisierungsservice Bank (ASB) lernende Systeme integriert, die Inhalte analysieren, Muster erkennen und automatisiert Buchungsvorschläge erzeugen – direkt im Hintergrund des Kanzleisystems. Im Unterschied zu herkömmlicher OCR erkennt die KI nicht nur Texte, sondern verarbeitet tatsächliche Buchungskontexte. Das reduziert Fehler und steigert die Effizienz.
Finmatics, Tabular & Co.: spezialisierte KI-Plattformen
Neben der DATEV setzen auch spezialisierte Anbieter auf KI-gestützte Buchhaltung. Finmatics, buchhalter.pro und Tabular bieten Plattformen, die Belegtypen automatisch erkennen und trennen, Buchungsvorschläge oder ganze Buchungssätze generieren und sich durch Training durch die Kanzleimitarbeitenden stetig verbessern.
Diese Entwicklungen unterstreichen den Fortschritt der Software und verdeutlichen, dass Buchhaltung nicht länger ausschließlich von Menschen durchgeführt werden muss.
Tess: die erste KI-Buchhalterin für DATEV-Kanzleien
Ein weiterer Schritt ist die Dialogfähigkeit von KI. Das Start-up Countful versteht sich mit ihrer KI-Assistenz Tess als „erste KI-Buchhalterin für DATEV-Steuerkanzleien“. Die Software erstellt nicht nur Buchungssätze, sondern kommuniziert bei Bedarf auch direkt mit dem Mandant:innen oder der Mandantin – zum Beispiel, wenn Belege fehlen. Damit verändert sich die Rollenverteilung in der Kanzlei. Routinetätigkeiten wandern immer mehr in intelligente Systeme. Kanzleien müssen diese Veränderung in ihre Kanzleistrategie integrieren und sich darauf vorbereiten.
Marktbeobachtung: Buchhaltung wandert in die Systeme
Diese Beispiele zeigen, dass sich der Markt rund um digitale Buchhaltung bewegt – und das schnell. Ein aktuelles Beispiel: Taxdoo, bislang als Spezialist für Umsatzsteuer im Onlinehandel bekannt, hat 2025 eine Buchhaltungssoftware übernommen und angekündigt, diese vollständig in seine Plattform zu integrieren. Damit entsteht ein durchgehender Prozess von der Transaktion bis zur fertigen Buchung. Kanzleisoftware wird nicht mehr benötigt.
Solche Entwicklungen machen deutlich: Buchhaltungsfunktionen verlagern sich zunehmend: entweder in die Systeme der Mandantschaft, in vorgelagerte Spezialsoftware oder in KI-Funktionen innerhalb der bestehenden Kanzleisoftware. Die klassische Buchhaltung erodiert schrittweise und mit ihr ein zentrales Geschäftsfeld vieler Steuerkanzleien.
Was bleibt, ist nicht die operative Verarbeitung von Belegen, sondern die übergeordnete Verantwortung für stabile, nachvollziehbare und automatisiert ablaufende Prozesse. Die Rolle der Kanzlei wandelt sich: Vom Erfassungsdienstleister zum Gestalter digitaler Datenflüsse.
Ausblick: Jetzt die Weichen stellen
Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bedeutet also mehr als digitale Belege. Sie steht für die automatisierte Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten, für medienbruchfreie Datenflüsse und KI-gestützte Systeme, die Routineaufgaben übernehmen.
Damit verändert sich ein zentrales Geschäftsfeld der Steuerkanzleien. Die klassische Buchhaltung wird zunehmend von Software und Plattformen abgebildet. Die Folge: Sinkende Umsätze in der Verarbeitung und wachsender Bedarf an Prozess- und Systemberatung.
Kanzleien, die diesen Wandel gestalten wollen, sollten jetzt:
- gezielt Beratungsangebote zu Tools, Schnittstellen und Verfahrensdokumentation aufbauen,
- ihre Mitarbeitenden im Umgang mit Datenvalidierung, Automatisierung und Systemverständnis weiterentwickeln,
- Verantwortung für durchgängige Prozesse übernehmen.
Digitalisierung ist kein Tool-Projekt, sondern eine strategische Neuausrichtung. Und sie bietet gerade jetzt die Chance, neue Rollen zu definieren, neue Leistungen zu entwickeln und Mandantinnen und Mandanten zukunftssicher zu begleiten.
Digitale Finanzbuchhaltung in der Praxis
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