Aktuell ist viel von KI, RPA und Automatisierung die Rede. Kaum eine Woche vergeht, ohne dass neue Tools erscheinen, die das Kanzleileben einfacher machen sollen. Viele davon sind beeindruckend – doch sie erfordern meist Zeit für Tests und Implementierung sowie zusätzliche Kosten für neue Lizenzen. Dabei liegen die einfachsten und schnellsten Automatisierungspotenziale längst vor uns: in den bestehenden Programmen.
Die integrierte Automatisierung in der DATEV-Welt bietet zahlreiche kleine Funktionen, die Arbeitsschritte verkürzen, Fehler vermeiden und Routinen effizienter machen. Der Unterschied: Sie sind sofort nutzbar, ohne Zusatzkosten oder technische Hürden.
Dieser Artikel zeigt, wo einige solcher Funktionen stecken, warum sie oft ungenutzt bleiben – und wie Sie sie in Ihrer Kanzlei aktivieren können.
Vollmachten, VaSt-Abruf und digitale Bescheide
Die Vollmachtsdatenbank (VDB) ist eine der zentralen Voraussetzungen, um beim Thema Steuererklärungen und -bescheide Digitalisierung und Automatisierung zu ermöglichen. Sie dient als technischer und rechtlicher Schlüssel, damit digitale Funktionen überhaupt genutzt werden können – etwa die vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt), den Abruf des Steuerkontos Online oder den Empfang digitaler Bescheide.
Diese Abrufe erfolgen direkt in den jeweiligen DATEV-Programmen, also dort, wo die Daten tatsächlich weiterverarbeitet werden. Wenn alle Mandant:innen in der VDB erfasst und ihre Vollmachten aktuell sind, können Steuerdaten abgerufen, Zahlungen eingesehen und Bescheide digital empfangen und direkt in die jeweiligen Vorgänge integriert werden.
Gerade bei der Einkommensteuer bringt das enorme Entlastung: Die VaSt-Daten befüllen die Erklärung weitgehend automatisch, und durch die digitale Bereitstellung der Bescheide entfällt das Nachfordern von Poststücken durch den Mandanten. So wird der klassische Zeitverlust zwischen Versand und Prüfung vermieden.
Das Ziel sollte daher klar sein: 100 Prozent Vollmachten und eine regelmäßige Pflege der VDB-Bestände – erst dann entfaltet die integrierte Automatisierung ihr volles Potenzial.
„Erklärung abschließen“ – zehn Arbeitsschritte auf Knopfdruck
Die Funktion „Erklärung abschließen“ ist in den DATEV-Steuerprogrammen längst vorhanden – und vielen Mitarbeitenden auch bekannt. Doch sie wird oft nicht konsequent in allen Teams genutzt. Dabei bündelt sie zahlreiche Arbeitsschritte, die sonst manuell ausgeführt werden müssten.
Über diese Funktion können unter anderem folgende Aktionen automatisch angestoßen werden:
- elektronische Übermittlung der Erklärung ans Finanzamt,
- Ablage des Druckpakets im Dokumentenmanagementsystem,
- Rückschreiben der Gegenstandswerte in den Auftrag,
- Setzen des Bearbeitungsstatus auf „erledigt“,
- Übermittlung von Statusinformationen an die Auftragsinfo oder ProCheck,
- Zurückschreiben von Stammdaten,
- und das Speichern und Schließen der Steuererklärung nach Übertragung.
Damit ist „Erklärung abschließen“ eine echte Mini-Workflow-Engine – nur eben integriert in die bestehende Kanzleisoftware.
In der Praxis scheitert die Nutzung häufig daran, dass unterschiedliche Auswertungen oder Druckpakete verwendet werden. Erst mit standardisierten Druckpaketen und klaren Regeln kann die Automatisierung voll greifen – und spart dann in jeder Einkommensteuererklärung wertvolle Minuten.
Posteingangsassistent im DMS – der unterschätzte Bescheid-Profi
Ist die Erklärung abgeschlossen, dauert es meist nicht lange, bis die ersten Bescheide eingehen. Der Posteingangsassistent (PEA) im DATEV DMS wurde speziell dafür entwickelt, diese automatisiert zu erkennen, auszulesen und korrekt zuzuordnen.
Per OCR-Erkennung liest er alle relevanten Felder aus – Mandant:in, Steuerart, Bescheidart und Datumsfelder – und kann auf dieser Basis automatisch: den richtigen Ablageknigge wählen, die Dokumentenart, die Mitarbeiter:innen und den Auftrag zuordnen, sowie Posteingang und Frist anlegen.
Der Assistent ist also weit mehr als nur eine Texterkennung – er ist der zentrale Baustein der digitalen Bescheidverarbeitung.
In vielen Kanzleien wird er zwar grundsätzlich gekannt, aber nicht richtig eingerichtet. Dadurch entsteht der Eindruck, er funktioniere „nicht zuverlässig“. Häufig liegt das jedoch an fehlenden Einstellungen – etwa wenn in den Stammdaten der Haken „Steuerberater ist empfangsbevollmächtigt“ fehlt oder Dokumentenbezeichnungen und Auftragstypen nicht sauber hinterlegt sind.
Ein weiteres Problem: Wenn das Wissen um die Nutzung des PEA nicht aktiv weitergegeben wird, etwa bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen im Sekretariat, bleibt die Funktion ungenutzt.
Mit korrekten Stammdaten, klaren Dokumentarten und guter Scanqualität arbeitet der Posteingangsassistent dagegen hochpräzise – und verwandelt Erfassung in Kontrolle.
Automatische Fristüberwachung – Regeln statt Rundmails
Aufbauend auf dem Posteingang arbeitet die automatische Fristüberwachung in DATEV Post, Fristen & Bescheide. Sobald eine Frist angelegt wurde, überwacht DATEV sie selbstständig und erinnert mit einem Fenster, sobald sie bald ausläuft oder heute endet.
Die Stärke dieser Funktion liegt in ihrer Feinsteuerung: In den Einstellungen können konkrete Regeln hinterlegt werden – etwa
Für gute Ergebnisse ist entscheidend, dass Buchungsbestände regelmäßig ins Rechenzentrum gesendet, Geschäftspartner und -partnerinnen konsistent gepflegt und gleiche Sachverhalte einheitlich gebucht werden.
Bei Kanzleien, die bereits stark mit Lerndateien und wiederkehrenden Buchungen arbeiten, bleibt es eine Kostenabwägung, ob die Mitarbeitenden den Prozess weiterführen oder ob sich der Umstieg auf die neue Technologie lohnt.
Wurden Lerndateien bisher dagegen kaum genutzt, ist der ASB der richtige Weg, um die Automatisierung in der Buchführung zügig und zukunftssicher auszubauen.
Automatische Verbuchung sicherer Buchungsvorschläge
Erhalten wir durch Lerndateien, wiederkehrende Buchungen, den Automatisierungs-Service Bank (ASB) oder den Automatisierungs-Service Rechnungen (ASR) sichere Buchungsvorschläge – erkennbar an der grünen Lampe in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen – kommt die nächste Stufe:
Sicher erkannte Buchungsvorschläge automatisch verbuchen.
In den Eigenschaften von „Belege buchen“ in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen lässt sich einstellen, dass nur die „sicheren“ Vorschläge automatisch verbucht werden, während unsichere weiterhin zur manuellen Prüfung stehen bleiben.
Damit wird aus Automatisierung Routine: Viele Buchungen laufen ohne manuelle Eingriffe durch, die Qualität bleibt dennoch unter Kontrolle. So entsteht der Übergang von Vorschlagsautomatik zur echten prozessintegrierten Buchungsautomatisierung – der Punkt, an dem Zeitgewinn und Verlässlichkeit spürbar werden.
Periodenabschluss – Aufgabenliste im Rechnungswesen
Ähnlich wie bei „Erklärung abschließen“ gibt es im Kanzlei-Rechnungswesen eine Funktion, mit der periodische Abschlussarbeiten automatisiert werden können. Über Aufgabenlisten lassen sich regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten bündeln – etwa das Festschreiben von Buchungsstapeln, die Datenübermittlung an das Rechenzentrum oder den Export von Auswertungen ins DMS oder DATEV Unternehmen Online.
Die Listen können einmalig eingerichtet und dann bei jedem Monats- oder Quartalsabschluss der FiBu wiederverwendet werden. Das spart Zeit, sorgt für Einheitlichkeit und reduziert Fehlerrisiken. DATEV stellt bereits Standard-Aufgabenlisten bereit, die individuell erweitert werden können – ideal, um wiederkehrende Prozesse sauber zu strukturieren.
Automatische Lohnabrechnung – über mehrere Mandate hinweg
Auch im Lohnbereich lässt sich Automatisierung erstaunlich einfach umsetzen. In den Lohnprogrammen der DATEV kann über die Option „Automatische Abrechnung“ ein monatlicher Abrechnungslauf im Rechenzentrum voreingestellt werden.
Wird diese Funktion aktiviert, erfolgt die Abrechnung jeden Monat automatisch im ersten Verarbeitungslauf – solange keine Stammdatenänderung ansteht. Wird in einem Monat eine manuelle Abrechnung gestartet, pausiert die Automatik für diesen Monat und nimmt im Folgemonat wieder ihren Dienst auf.
Diese Funktion entfaltet ihr Potenzial besonders bei Mandant:innen mit stabilen Gehaltsdaten und geringer Fluktuation. Sie erlaubt es, mehrere Mandate gleichzeitig abzurechnen – oft 10, 20 oder sogar 30 mit einem einzigen Lauf.
Damit wird aus dem Lohnprozess eine durchgehend automatisierte Routine: verlässlich, planbar und mit minimalem Aufwand für die Kanzlei.
Fazit: Bestehendes ausschöpfen, bevor Neues kommt
Die naheliegendste Automatisierung ist oft die, zu der wir längst Zugang besitzen.
Integrierte Automatisierungsfunktionen in DATEV sparen Zeit, reduzieren Fehler und schaffen Freiräume – wenn sie konsequent genutzt werden.
Bevor also die nächste KI-Lösung eingeführt oder ein neues Tool getestet wird, lohnt sich der Blick nach innen: Welche Funktionen nutzen wir bereits und welche noch nicht?
Wer die vorhandene Software wirklich ausreizt, baut sie die perfekte Basis für alle weiteren Schritte.
Denn Automatisierung beginnt nicht mit neuen Tools, sondern mit der intelligenten Nutzung der vorhandenen.
Johannes Franz unterstützt Steuerkanzleien dabei, ihre Produktivität durch gezielte Digitalisierung und Automatisierung zu steigern – und damit zukunftssicher aufzustellen. Nach dem Studium der Organisationsentwicklung arbeitete er als Junior-Berater mit dem Schwerpunkt Reorganisation von Steuerkanzleien. Anschließend war er als Leiter IT & Digitalisierung bei der mittelständischen Steuerberatungsgesellschaft Acconsis tätig. Mit seiner Dienstleistung Chief Digital Officer as a Service (CDOaaS) hilft er Steuerberater:innen, die ihre Kanzlei digitalisieren wollen, im Kanzleialltag aber keine Zeit dazu finden.
