Von Nadia Neuendorf
Auch auf dem diesjährigen Deutschen Steuerberaterkongress 2024, der am 13. und 14. Mai in Berlin stattfand, spielte die Digitalisierung eine große Rolle. Für rund 1.500 Steuerberater:innen bot der Kongress mit dazugehöriger Fachausstellung erneut die Möglichkeit, neue Impulse für die eigene Arbeit zu erlangen, sich mit Kolleg:innen über Erfahrungen und Entwicklungen auszutauschen und Zukunftsperspektiven kennenzulernen. Welche neuen Entwicklungen sich insbesondere im Bereich der Digitalisierung der Steuerberatung, rund um Produktivität, KI und E-Rechnung abzeichneten und die Branche beschäftigen, haben wir für Sie zusammengefasst.
Funktioniert New Work in der Steuerkanzlei?
Die Frage „New Work als Lösung für Steuerberaterkanzleien?“ nahm beim diesjährigen Steuerberaterkongress eine zentrale Rolle ein. Die Steuerberater:innen Heike Liebermann, Denise Sandmann, Dr. Axel von Bredow sowie Prof. Dr. Susanne Schmidt-Pfeiffer diskutierten die von Prof. Dr. Axel Minten und John Henry Mee verfassten Thesen rund um den Themenkomplex New Work.
Was steckt hinter dem Begriff New Work?
New Work bezieht sich auf neue Arbeitskonzepte und -modelle, die Flexibilität, Digitalisierung und moderne Technologien integrieren, um die Arbeitswelt zu verändern. Es umfasst flexible Arbeitszeiten, Remote-Arbeit, Coworking-Spaces und agile Methoden. Ziel ist es, die Arbeitsbedingungen zu verbessern, die Produktivität zu steigern und eine bessere Work-Life-Balance zu ermöglichen. New Work fördert die Selbstbestimmung und Zusammenarbeit in Teams und betont die Bedeutung von Wertschätzung und Kompetenzentwicklung.
Das Thema New Work helfe einerseits, personelle Engpässe durch Effizienzsteigerung aufzulösen, andererseits steigere es die Attraktivität des Berufes. So könnten Mitarbeitende leichter gehalten und neue Fachkräfte gewonnen werden. Auch das Thema Personalführung spiele in Zeiten des Fachkräftemangels eine umso wichtigere Rolle, so die einhellige Meinung des Panels.
Diskutiert wurde u. a. die Frage, ob Steuerberatung von überall funktionieren kann. Ist die Steuerberatung beispielsweise mit 100 Prozent Homeoffice vereinbar? Die Mehrheit der Anwesenden konnte diese Frage bejahen, auch wenn gerade in der Ausbildung des Nachwuchses das persönliche Erleben, Austauschen und Lernen wichtig sei. Denn dort würden nicht nur fachliche Kenntnisse vermittelt, sondern auch berufliche Gepflogenheiten und Kommunikationsstile, wie das Kommunizieren und Telefonieren sowohl mit Kolleg:innen als auch mit Mandant:innen, so Prof. Dr. Minten. Auch persönliche Mandantenbesuche seien oftmals nötig und förderlich.
Der Trend geht also in Richtung Remote Work, aber der persönliche Kontakt vor Ort ist in bestimmten Situationen unersetzlich.
Schluss mit der Dauererreichbarkeit!
Wie oft werden Sie während eines normalen Arbeitstages bei der Erledigung einer Aufgabe unterbrochen? Laut Unternehmensberaterin Marloes Göke eine entscheidende Frage, wenn es darum geht, zu beurteilen, wie effizient Sie wirklich arbeiten. In ihrem Vortrag „Schluss mit Dauerreichbarkeit – so steuern Steuerkanzleien ihre Mandantenkommunikation gezielt und erobern sich ihre Selbstbestimmtheit zurück“ wies sie darauf hin, dass wir bei der Wissensarbeit im Schnitt alle vier Minuten unterbrochen werden, wobei regelmäßige Unterbrechungen die Produktivität erheblich mindern. Um Zufriedenheit und Effizienz zu steigern, sollte man täglich mindestens 90 Minuten ohne Unterbrechungen an wirklich wichtigen Aufgaben arbeiten, mindestens sollte man sich zweimal die Woche eine Stunde hierfür blocken. Ganz nach dem Motto „Wenn Sie nicht planen, werden Sie verplant!“.
Um regelmäßige, ungeplante Anrufe der Mandantschaft zu verhindern, empfahl sie die Nutzung von Terminvereinbarungstools wie Meetfox, Calendly, Brevo oder SimplyBook.me. So sei immer ein schneller Kontakt zwischen Berater:in und Mandant:in gewährleistet, ohne auch nur eine E-Mail zur Planung des Austauschs versenden zu müssen.
Kanzlei trifft Maschine – Steuerkanzleien im Zeitalter von KI
Wieder steht eine neue Version des Chatbots ChatGPT bereit. Die Version 4o ist noch besser, präziser und schneller, wie auch KI-Experte Stefan Groß einmal mehr eindrücklich veranschaulichte. Denn die KI bietet auch für die Steuerberatung echte Vorteile. Mögliche Einsatzgebiete sind u. a.:
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- Brainstorming mit dem Bot
- ChatGPT mit dem eigenen Sprachstil trainieren
- Fachtexte mandantengerecht aufbereiten
- Texte korrigieren und optimieren lassen
- Videos transkribieren
- PDFs oder Webseiten zusammenfassen lassen
- FAQs zu einer PDF erstellen lassen
Darüber hinaus gibt es neue GPTs, die bei der Generierung von Fachinhalten unterstützen können. Das Besondere an GPTs: Sie greifen auf einen geschlossenen Wissenspool, z. B. zum Thema GoBD zu, und beantworten fachliche Fragen zu diesem Thema korrekt und seriös. Passende GPTs für Steuerexpert:innen sind z. B. Pillar 2 und Steuerassistent Gerhard (Umsatzsteuer-Guide).
Auch die Verlage verknüpften zunehmend Inhalte mit KI, um die neuen Möglichkeiten im Bereich des Steuerrechts vollauszuschöpfen. Neu auf dem Markt oder gerade noch in der Beta-Phase sind z. B.
Daneben bietet DATEV eine KI-Werkstatt an. Dabei handelt es sich um ein Innovationslabor, in dem neue Technologien und Anwendungen im Bereich KI entwickelt werden. Ziel ist es, innovative KI-Lösungen zu schaffen, die den Arbeitsalltag von Steuerberater:innen und anderen Expert:innen erleichtern und effizienter gestalten. Dazu gehören u. a. automatisierte Datenanalysen und intelligente Assistenzsysteme.
Das lässt erwarten, dass die steuerrechtliche Recherche und Wissensaufbereitung schon bald anders und schneller funktionieren wird.
Digitalisierungsbooster E-Rechnung
Laut Stefan Groß und Alexander Kollmann, Bereichsleiter Steuern International, ist die E-Rechnung ein echter „digitaler Glücksfall“, denn sie bringt ein einheitliches Rechnungsformat, schafft Automatisierungspotenziale auf Berater- und Mandantenseite und ist darüber hinaus ressourcenschonender als Papierrechnungen.
Ab dem 1.1.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen versenden und ab dem 1.1.2028 müssen schließlich sämtliche Unternehmen im Format der E-Rechnung versenden. Eine einfache PDF-Rechnung erfüllt die Anforderungen der E-Rechnung nicht.
Wer DATEV nutzt, ist in der Lage, E-Rechnungen auszulesen. Auch Addison ermöglicht es, Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu empfangen und optisch darzustellen.
Formatvorgaben E-Rechnung und ZUGFeRD
E-Rechnung (XML): Wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt so eine elektronische Verarbeitung zu.
- Strukturiertes Format: Die E-Rechnung im XML-Format folgt der CEN-Norm (europäische Norm).
- Datenfelder: Enthält standardisierte Datenfelder für alle relevanten Informationen einer Rechnung (z.B. Rechnungsnummer, Datum, Beträge).
- Maschinenlesbarkeit: Erleichtert die automatisierte Verarbeitung und den Datenaustausch zwischen Unternehmen und Behörden.
ZUGFeRD: Branchenübergreifendes Datenformat, das ebenso wie die XRechnung dem europäischen Standard EN 16931 entspricht.
- Hybridformat: Kombination aus PDF und eingebettetem XML-Datensatz.
- Visuell und Maschinell: Ermöglicht die menschliche Lesbarkeit (PDF) und die maschinelle Verarbeitung (XML).
- Kompatibilität: Erfüllt die Anforderungen der E-Rechnungsvorgaben und unterstützt die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen.
Fazit: Offenheit für neue Zeiten in der Steuerberatung
Der Deutsche Steuerberaterkongress 2024 hat erneut gezeigt, dass die Branche Lust auf Veränderung und Weiterentwicklung hat. Nicht nur die vielen jungen Steuerberater:innen interessierten sich für Themen wir New Work, und auch das Thema KI hat von seiner Relevanz und Aktualität nichts eingebüßt – im Gegenteil. Die Vorteile und Chancen der neuen Technologie werden für die Steuerberatung zunehmend konkret und greifbar, und so ebnet nicht zuletzt die neue E-Rechnung den Weg in eine digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung.
Bilder: FFI-Verlag
Nadia Neuendorf
Nadia Neuendorf ist Leiterin des Produktmanagements im FFI-Verlag. Ein Schwerpunkt ihrer Arbeit ist das Thema Tax Tech.
