Haben Sie auch immer wieder gute Ideen, um Dinge in Ihrer Kanzlei zu verbessern, die Sie am Ende aber doch nicht umsetzen? Vielleicht wollen Sie Prozesse in Ihrer Kanzlei digitalisieren, die Mandantenkommunikation verbessern oder Ihr Team erweitern – und trotzdem kommt immer wieder etwas dazwischen...
Gerade in Steuerkanzleien, wo der Berufsalltag von kurzfristigen Mandantenanfragen, ständigen Unterbrechungen und hoher Verantwortung geprägt ist, geraten langfristige Vorhaben schnell in den Hintergrund. Doch es gibt gute Nachrichten: Ziele zu erreichen ist kein Zufall. Es braucht jedoch das richtige System, Klarheit und die passende Strategie – dann gelingt auch Ihnen das fast spielerisch!
Das richtige System finden
Welches System hilft bei der Erreichung von Zielen?
Ziele setzen ist einfach – sie zu erreichen, erfordert Struktur. Häufig scheitern Vorhaben nicht an mangelnder Motivation, sondern daran, dass kein tragfähiges System dahintersteht. Das kann sich darin zeigen, dass Sie eine Idee haben, Sie aber nicht richtig wissen, wo Sie anfangen sollen oder das Projekt auf halben Weg stecken bleibt.
Hier helfen bewährte Systeme:
SMART-Methode
Sicher kennen Sie die SMART-Methode zur Formulierung von Zielen. Diese geht auf Edwin Locke und Gary Lathman zurück und basiert auf deren Erkenntnissen, dass klar definierte Ziele eher dazu führen, diese auch zu erreichen.
Aber: Wenden Sie sie auch an?
Tatsächlich haben verschiedene Studien belegt, dass die Formulierung von Zielen schon die halbe Miete ist. Formulieren Sie Ihre Ziele also zukünftig SMART: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert:
- Spezifisch: Was genau möchten Sie erreichen?
Beispielsweise: „Digitale Mandantenportale für alle wiederkehrenden Anfragen einrichten.“
- Messbar: Wie erkennen Sie, dass das Ziel erreicht ist?
„20 Prozent mehr digitale Anfragen bis zum Jahresende.“
- Attraktiv: Warum ist das Ziel für Sie wichtig?
„Digitale Prozesse reduzieren Fehler und sparen Zeit.“
- Realistisch: Ist das Ziel erreichbar?
„Mit einem geschulten Team und einer Software-Lösung ist das Ziel innerhalb von zwölf Monaten realistisch umsetzbar."
- Terminiert: Bis wann möchten Sie Ihr Ziel erreichen?
„Implementierung bis Ende des nächsten Quartals.“
Das bringt Klarheit. Anstelle von „Wir wollen mehr digitale Prozesse einführen“ definieren Sie lieber: „Bis Ende des Jahres wickeln wir 20 Prozent der wiederkehrenden Mandantenanfragen digital ab." Klingt machbar, oder?
Viele Steuerkanzleien scheitern an zu allgemeinen Formulierungen. Ein Mandant „möchte etwa die Digitalisierung vorantreiben" – doch ohne präzise Planung bleibt das ein Wunsch. Erfolgreiche Kanzleien definieren deshalb messbare Meilensteine und bleiben flexibel bei der Umsetzung.
Praxisbeispiel:
Eine Steuerberaterin möchte ihre Mandantenkommunikation digitalisieren. Durch die Anwendung der SMART-Methode teilt sie ihre Ziele in messbare Teilschritte: Auswahl der Software bis März, Schulung des Teams bis Mai und Live-Schaltung im Juli. Dieses Vorgehen sichert planbare Fortschritte und motiviert das gesamte Team.
Reflexionsfragen:
- „Sind Ihre Ziele spezifisch und messbar formuliert?"
- „Könnte Ihr Team Ihre Ziele in einem Satz zusammenfassen?"
OKR (Objectives and Key Results)
OKR steht für Objectives and Key Results, was soviel heißt wie Zielsetzung und Hauptergebnisse.
Es stellt ein Zielmanagementsystem dar, deren Ursprünge im Silicon Valley liegen. Entwickelt hat die OKR-Methode Andy Grove, ehemaliger CEO von Intel in den 1970er-Jahren.
Das OKR-System stellt sicher, dass Ziele nicht nur ambitioniert, sondern auch erreichbar sind. OKRs werden in zwei Bereiche unterteilt:
- Objective: Ein qualitatives Ziel, das inspirierend formuliert wird.
- Key Results: zwei bis fünf messbare Ergebnisse, die zeigen, dass das Ziel erreicht wurde.
Anders als die SMART-Methode fördert OKR die Zusammenarbeit. Steuerberater:innen können damit ihre Kanzleiziele so definieren, dass das gesamte Team daran arbeitet. Durch regelmäßige Überprüfungen (z. B. monatliche Check-Ins) wird der Fortschritt dann transparent verfolgt.
Beispiel:
Objective: „Steigerung der digitalen Effizienz in der Kanzlei.“
Key Results:
- „90 Prozent der Mandantenunterlagen werden digital erfasst.“
- „Bearbeitungszeit pro Mandantenanfrage um 30 Prozent reduzieren.“
- „Zufriedenheit des Teams mit digitalen Tools auf 85 Prozent steigern.“
Praxisbeispiel:
Eine Kanzlei definierte mit OKRs den digitalen Wandel. Das Team konnte mit Hilfe der Methode sowohl Fortschritte sehen, als auch Rückschläge analysieren und gemeinsam Anpassungen vornehmen. Nach einem Jahr hatte die Kanzlei nicht nur ihre Effizienz gesteigert, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.
Reflexionsfragen:
- „Arbeiten Sie mit Ihrem Team an denselben Zielen?"
- „Können Sie den Fortschritt Ihrer Ziele regelmäßig messen?"
Tiny Habits: Kleine Schritte, große Wirkung
Große Ziele können entmutigend wirken, wenn sie nicht in kleine, tägliche Schritte heruntergebrochen werden. Hier setzt das Konzept der Tiny Habits an: Kleine Gewohnheiten, die kaum Zeit kosten, aber nachhaltig wirken.
Wollen Sie Ihre Kanzlei digitalisieren? Beginnen Sie mit kleinen Schritten: Täglich 15 Minuten für die Digitalisierung einer Akte reservieren. Diese kleinen Handlungen wirken wie Dominoeffekte und motivieren zu größeren Schritten.
Praxisbeispiel:
Eine Steuerkanzlei wollte das papierlose Büro einführen. Anstatt das gesamte System auf einmal umzustellen, starteten sie mit der täglichen Digitalisierung der neuesten Mandantenanfragen. Nach sechs Monaten war der komplette Posteingang digitalisiert – ganz ohne Überforderung.
Reflexionsfragen:
- „Welche kleine Handlung können Sie heute starten, um Ihrem Ziel näherzukommen?"
- „Wie können Sie Gewohnheiten in Ihren Kanzleialltag integrieren?"
Was Ihnen im Weg stehen kann und wie Sie diese Hürden überwinden
Auch mit dem besten System gibt es Hürden. Kommt Ihnen Folgendes bekannt vor?
- Zeitmangel: Der Mandantenbetrieb hat immer Vorrang. Für strategische Ziele bleibt kaum Zeit.
- Fehlende Unterstützung: Ohne ein motiviertes Team wird die Umsetzung mühsam.
- Perfektionismus: „Ich muss erst alles perfekt durchdenken, bevor ich starte.“
- Externe Faktoren: Gesetzesänderungen oder der Fachkräftemangel bringen Pläne ins Wanken.
Praxisbeispiel:
Ein Steuerberater plante, seine Prozesse stärker zu digitalisieren. Doch dringende Mandantenanfragen, das Tagesgeschäft und technische Unsicherheiten verhinderten die Umsetzung. Immer wieder hat er sein Vorhaben verschoben.
Klingt das vertraut?
Fragen zur Selbstreflexion:
- „Wie oft haben Sie schon ein Projekt aufgeschoben, weil der Alltag dazwischenkam?“
- „Falls Ihr Team das Ziel nicht mitträgt, woran könnte das liegen?“
Wie Sie es dennoch schaffen
Hier kommen die guten Nachrichten: Es gibt simple Wege, Ihre Ziele trotzdem zu erreichen.
Beachten Sie dabei: Entscheidend ist nicht, wie komplex eine Lösung ist, sondern, ob Sie sie konsequent anwenden!
Prioritäten setzen
Es liegt in der Natur von strategischen Themen, dass sie eine nachgelagerte Dringlichkeit haben. Der Anschein trügt allerdings. Wenn Sie sich nicht konsequent um die Weiterentwicklung Ihrer Kanzlei kümmern, fällt Ihnen das irgendwann sehr plötzlich und sehr hart auf die Füße.
Fragen Sie sich also: „Was ist mir langfristig wichtiger – immer sofort reaktiv auf alles zu antworten oder der nachhaltige Erfolg meiner Kanzlei?"
Planen Sie bewusst regelmäßig Zeitblöcke für strategische Projekte in Ihrem Kalender. Testen Sie dabei, ob es Ihnen mehr liegt, sich einen halben Tag dafür rauszunehmen oder sich tägliche kleine Einheiten dafür zu reservieren.
Etappenziele definieren
Sie haben es bereits oben bei den Tiny Habits gelesen: Große Ziele wirken entmutigend. Deswegen belassen wir es bei großen Aufgaben oft dabei. Die Zeit scheint nie zu reichen, das Projekt ist unhandlich, unüberschaubar und damit unerreichbar.
Brechen Sie große Projekte in machbare Teilschritte herunter. Jeder erreichte Meilenstein motiviert!
Ein erster Schritt kann sein, das Projekt in eine Mindmap zu übertragen und 20 Minuten darüber nachzudenken, was eigentlich alles dazugehört. Das schafft eine gute Übersicht und im Ergebnis erhalten Sie kleine Teilprojekte, die Sie einzeln weiter runterbrechen können.
Verbindlichkeit schaffen
Die SMART-Methode hält uns an, ein Ziel klar zu definieren. Machen Sie es sich deswegen zur Gewohnheit, Ihre Ziele aufzuschreiben. Um die Verbindlichkeit zu erhöhen hängen Sie sie sichtbar auf. Und noch besser: Teilen Sie sie mit einem Geschäftsfreund und committen Sie sich ihm oder ihr gegenüber.
Verbindlichkeit erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit.
Routinen etablieren
Wir unterliegen dem Irrglauben, dass große Erfolge durch große Schritte erfolgen. Das ist oft der Grund, weswegen nach DEM Erfolgstool gesucht wird.
Leider funktioniert Erfolg so nicht. Es ist nicht der eine große Schritt oder die geheime Zutat oder die Technik. Erfolg entsteht durch viele kleine Schritte, die mit einer hohen Regelmäßigkeit und Beständigkeit umgesetzt werden.
Setzen Sie also täglich oder wöchentlich feste Zeiten für Ihre Vorhaben. Beschäftigen Sie sich beständig damit und bewegen Sie sich konsequent auf Ihr Ziel zu. Kleine Routinen – große Wirkung!
Unterstützung nutzen
Wenn Sie das Gefühl haben, nicht voran zu kommen, holen Sie sich externe Unterstützung. Ein neutraler Blick von außen kann helfen, Ziele realistischer zu definieren und zu erreichen. Und das Invest ist schnell reingeholt, wenn es ein Ziel ist, was Ihre Kanzlei effizienter und besser macht.
Reflexionsfragen:
- „Welche erste kleine Handlung können Sie noch heute umsetzen?“
- „Wer kann Sie bei Ihrem Ziel unterstützen?“
Digitale Hilfsmittel und Tools
Es existieren einige digitale Tools, die sich hervorragend für die Zielerreichung eignen:
1. Projektmanagement-Tools
Trello oder Asana helfen dabei, Ziele in übersichtliche Aufgaben und Meilensteine zu unterteilen.
Praktisch: Mit Checklisten, Fristen und Team-Zuweisungen behalten Sie Fortschritte im Blick.
2. OKR-Tools
Weekdone oder Perdoo unterstützen die Umsetzung der OKR-Methode. Sie helfen, messbare Ergebnisse festzuhalten und Fortschritte regelmäßig zu tracken.
3. Zeitmanagement-Tools
Mit Todoist oder Microsoft To Do setzen Sie Prioritäten im Tagesgeschäft, sodass wichtige Aufgaben nicht untergehen.
4. Automatisierungstools
Zapier oder Make (Integromat) automatisieren wiederkehrende Aufgaben. Dadurch bleibt mehr Zeit für strategische Projekte.
5. Reflexions- und Feedback-Tools
Notion oder Evernote eignen sich hervorragend, um Fortschritte zu dokumentieren und Ziele regelmäßig zu reflektieren.
6. Kommunikationstools
Slack oder Microsoft Teams sorgen dafür, dass Ihr Team stets auf dem neuesten Stand ist und Ziele gemeinsam verfolgt werden.
Fazit: Ziele erreichen – mit System, Klarheit und Ausdauer
Ziele zu erreichen, ist kein Hexenwerk. Mit dem passenden System, klaren Strategien und der richtigen Unterstützung können auch Sie Ihre Vorhaben umsetzen. Denken Sie daran:
- Setzen Sie realistische, klar definierte Ziele.
- Nutzen Sie Systeme wie SMART, OKR oder Tiny Habits.
- Lassen Sie sich nicht von Rückschlägen entmutigen – justieren Sie Ihre Ziele flexibel.
- Feiern Sie auch kleine Erfolge.
Welche ersten Schritte wollen Sie noch heute gehen?
Jeder Schritt zählt. Mit System, Klarheit und Ausdauer erreichen auch Sie Ihre Ziele – ganz sicher!
Marloes Göke ist Unternehmensberaterin für Steuerkanzleien. Sie unterstützt die Inhaber dabei, sich stärker zu professionalisieren — mit dem Ziel, ihre Kanzlei effektiv zu steuern und ein erfolgreiches Zeit- & Selbstmanagement zu implementieren. Ihr Buch „Selbstständigkeit ohne Selbstaufgabe“ ist im Haufe Verlag erschienen. Göke schreibt als Gastautorin für Branchen- und Fachmagazine und hält als Keynote Speakerin regelmäßig Vorträge u. a. beim Deutschen Steuerberaterkongress oder dem tax4talents-festival. Nähere Informationen finden Sie unter: Unternehmerberatung Göke.
