Gute Hausordnung statt Superhelden-Magie

Neulich hat ein Steuerberater einen Satz gesagt, der bei mir hängen geblieben ist: „Ich habe jeden Tag das Gefühl, ich muss 20 Bälle gleichzeitig jonglieren. Ich brauch einen KI-Agenten, der mir das alles endlich abnimmt.“ 

Da kommen morgens gefühlt 50 Mails rein: zehn von Mandanten, fünf aus dem Team – und der Rest ist Werbung, Spam und „nur kurz eine Info“. Der Kalender ist voll, das Telefon klingelt, irgendwo wartet ein Bescheid, irgendwo ein Fristthema. Und am Ende des Tages ist das, wofür Sie eigentlich angetreten sind – produktive Beratungszeit – wieder nach hinten gerutscht. 

Wenn Sie jetzt nicken: Willkommen im Club. 

Und dann lesen Sie auf LinkedIn: 

„KI-Agenten machen das alles für Dich.“ 

Garniert mit: „Schreib AGENT in die Kommentare und Du bekommst die Anleitung für …“ 

Doch das Ergebnis ist dann entweder sehr oberflächlich oder so technisch, dass man nachher genauso schlau ist wie vorher. 

Denn es herrscht ziemlich viel Unklarheit, was eigentlich genau gemeint ist.  

• Was ist ein KI-Assistent?  

• Was ist ein KI-Agent?  

• Und brauchen Steuerkanzleien wirklich sofort einen autonomen digitalen Mitarbeiter – oder zunächst einmal einen gut eingerichteten Assistenten, der klar definierte Aufgaben übernimmt? 

Ich beschäftige mich seit einiger Zeit intensiv mit diesem Thema. Inzwischen habe ich selbst ein Team aus rund 25 virtuellen Helferlein im Einsatz. Manche unterstützen mich bei Texten, andere bei Ideen, Recherche, Struktur, rechtlichen Vorüberlegungen, Podcast-Vorbereitung oder internen Prozessen.  

Aus dieser Praxis und aus der Auseinandersetzung mit dem Buch „Agentic AI“ von Pascal Bornet, das ich auch in meinem Podcast Leseoptimistin besprochen habe, ist für mich vor allem eine Erkenntnis hängen geblieben: 

Der eine KI-Agent, der alles kann, ist nicht die Lösung. Die eierlegende Wollmilchsau wurde auch hier noch nicht erfunden bzw. wäre sogar kontraproduktiv – dazu später mehr. 

Die bessere Frage lautet: Welche Aufgabe soll überhaupt erledigt werden? 

1. Die 5 Stufen der KI-Autonomie:
Vom regelbasierten Assistenten zum vollautonomen Agenten

Assistent ist nicht gleich Agent. Hilfreich ist der Vergleich mit dem autonomen Fahren. Auch dort sprechen wir allgemein vom „Auto“. Trotzdem macht es einen erheblichen Unterschied, ob Sie selbst schalten, einen Tempomaten nutzen oder das Fahrzeug theoretisch allein fahren könnte. 

Ähnlich ist es bei KI-Systemen. Im Buch „Agentic AI“ werden verschiedene Stufen beschrieben, die helfen, die Begriffe besser einzuordnen: 

Stufe 0: Manuell
Alles läuft ohne KI. Der Mensch denkt, sucht, schreibt, prüft und verschickt. In der Kanzlei wäre das zum Beispiel die klassische Erinnerung an fehlende Belege, die eine Mitarbeiterin komplett selbst formuliert und versendet. 

Stufe 1: Regelbasiert
Hier geht es um Wenn-dann-Logik. Wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt, passiert automatisch ein vorher definierter Schritt. Beispiel: Wenn ein Beleg fehlt, wird nach sieben Tagen eine Erinnerung ausgelöst. Das ist nützlich, aber noch keine „intelligente“ KI. 

Stufe 2: Intelligente Unterstützung
KI hilft bei einzelnen Aufgaben. Sie formuliert Texte, erkennt Muster, fasst Informationen zusammen oder macht Vorschläge. Beispiel: Ein KI-Assistent erstellt aus Stichpunkten eine freundliche Mandantenmail. 

Stufe 3: Agentic Workflow
Hier wird es spannend. Mehrere spezialisierte KI-Assistenten oder Agenten können in einem Prozess zusammenarbeiten. Ein System prüft, ob Unterlagen fehlen, ein zweites erstellt einen Nachrichtenvorschlag, ein drittes bereitet eine Aufgabe für das Team vor. 

Stufe 4: Teilautonom
Der Agent arbeitet über längere Strecken selbstständig und meldet sich nur bei Ausnahmen. Etwa dann, wenn ein Mandant wiederholt nicht reagiert oder eine Frist kritisch wird. 

Stufe 5: Vollautonom
Das ist die große Zukunftsvision: eine KI, die weitgehend eigenständig handelt. Davon sind wir in Kanzleien aktuell weit entfernt – und bei Steuern, Finanzen, Fristen und sensiblen Daten wäre ohnehin größte Vorsicht geboten. 

Der wichtigste Punkt: Sie entscheiden, auf welcher Stufe Sie sich bewegen. Und je höher die Stufe, desto wichtiger werden klare Regeln, Freigaben und Kontrollmechanismen. 

Kurz gesagt: 

• Ein KI-Assistent hilft beim Denken, Schreiben, Sortieren, Strukturieren und Vorbereiten. Er arbeitet im Dialog. Er erstellt Entwürfe, fasst Inhalte zusammen, entwickelt Ideen oder bereitet Entscheidungen vor. Er greift nicht eigenständig in andere Systeme ein. Er bewegt sich auf Stufe 1 und 2. 

• Ein KI-Agent geht einen Schritt weiter. Er kann – innerhalb definierter Grenzen – Tools, Datenquellen oder Schnittstellen nutzen. Er kann also nicht nur eine Mail formulieren, sondern zum Beispiel vorher prüfen, welche Unterlagen fehlen, eine Aufgabe vorbereiten oder einen Prozessschritt anstoßen. Er beginnt ab Stufe 3. 

Klingt nach einem kleinen Unterschied. In der Praxis ist es ein großer. 

Denn sobald ein System nicht nur antwortet, sondern handelt, braucht es eine Hausordnung.  

• Was darf der Agent lesen?  

• Was darf er schreiben?  

• Was darf er ändern?  

• Was darf er niemals ohne Freigabe tun? 

Eine KI, die Ihnen eine Mandantenmail vorschlägt, ist hilfreich. Eine KI, die ohne Rückfrage Mandantenmails verschickt, kann sehr schnell für Puls sorgen. Und zwar nicht im sportlichen Sinne. 

 2. Der größte Denkfehler: Ein Assistent, der alles kann

Wenn man anfängt, eigene KI-Assistenten zu bauen, ist die Versuchung groß: Dann bauen wir doch gleich den einen großen Kanzlei-Assistenten. 

Der beantwortet Mandantenfragen, schreibt Newsletter, prüft Bescheide, macht Recruiting, erinnert an Belege, denkt strategisch mit, bleibt immer freundlich, ist fachlich präzise und liefert nebenbei noch drei LinkedIn-Ideen. 

Klingt beeindruckend. Funktioniert aber selten gut. 

Denn unterschiedliche Aufgaben brauchen unterschiedliche Profile. Ein Assistent für rechtliche Vorüberlegungen soll vorsichtig, exakt und quellenorientiert arbeiten. Ein Marketing-Assistent darf sprachlich mutiger sein und Varianten liefern. Ein Onboarding-Assistent für neue Mitarbeitende sollte geduldig erklären. Ein Strategie-Assistent braucht analytische Tiefe und kreative Perspektiven. 

Und das wirkt sich auf Modell und Kreativitätslevel aus. Für manche Assistenten ist Gemini die bessere Wahl, für andere Claude. Manche Assistenten haben einen niedrigen Kreativitätslevel – im Fachjargon spricht man hier von Temperatur – andere einen hohen. Das sollte je Agent eingestellt werden.  

Ich arbeite deshalb lieber mit einem Team aus spezialisierten Assistenten. Einer meiner Assistenten ist beispielsweise streng auf rechtliche Vorüberlegungen ausgerichtet. Er soll nicht kreativ sein, sondern sauber, vorsichtig und strukturiert. Ein anderer Assistent hilft mir bei Beispielen, Analogien und Ideen für Vorträge. Sie darf deutlich bunter denken. 

Übertragen auf die Kanzlei heißt das: Bauen Sie nicht den einen digitalen Super-Steuerberater. Bauen Sie lieber ein Team aus klar spezialisierten Helfern. 

Zum Beispiel: 

• einen Mandantenkommunikations-Assistenten 

• einen Beleg-Erinnerungs-Assistenten 

• einen Bescheid-Erklär-Assistenten 

• einen Wissensmanagement-Assistenten 

• einen Recruiting-Assistenten 

• einen Onboarding-Assistenten 

• einen Marketing-Assistenten 

• einen Qualitätscheck-Assistenten 

Ein Assistent, der alles können soll, wird oft in allem mittelmäßig. Ein Team aus spezialisierten Assistenten kann dagegen richtig nützlich werden. 

3. Die Kanzlei der Zukunft: Mensch und KI im Team

Die spannende Frage lautet also nicht: „Welche KI nutzen wir?“ 

Die bessere Frage lautet: „Welche Aufgaben wollen wir künftig anders organisieren?“ 

In der Kanzlei der Zukunft arbeiten Menschen und KI nicht gegeneinander, sondern miteinander. Die KI übernimmt nicht die Verantwortung. Sie übernimmt Vorarbeit. Sie sortiert, formuliert, prüft, strukturiert, erinnert, vergleicht und bereitet vor. 

Der Mensch bleibt dort in der Entscheider- und Kontrollposition, wo es darauf ankommt: bei fachlicher Einordnung, Mandantenbeziehung, Haftung, Strategie, Kommunikation in kritischen Situationen und unternehmerischer Entscheidung. 

Man könnte sagen: Die KI sitzt nicht am Steuer. Aber sie kann eine ziemlich gute Beifahrerin sein. Sie hält die Karte, weist auf Baustellen hin und schlägt eine Route vor. Entscheiden, ob Sie wirklich rechts abbiegen, sollten weiterhin Sie. 

Gerade in Steuerkanzleien ist dieser Gedanke entscheidend. Wir arbeiten mit sensiblen Daten, wirtschaftlichen Folgen und hoher Verantwortung. Deshalb braucht KI-Einsatz nicht weniger Menschlichkeit, sondern eine bewusstere Rollenverteilung zwischen Mensch und Maschine. 

 4. Erst die Aufgabe, dann das Tool

Viele KI-Projekte starten falsch herum. Da ist ein neues Tool, eine neue Plattform, ein neuer Hype – und dann wird überlegt, was man damit machen könnte. 

Sinnvoller ist die umgekehrte Reihenfolge: 

• Welche Aufgabe kostet regelmäßig Zeit, Nerven oder Qualität? 

• Wo entstehen Wartezeiten? 

• Wo gehen Informationen verloren? 

• Wo schreiben Mitarbeitende immer wieder ähnliche Texte? 

• Wo brauchen Mandanten bessere Erklärungen? 

• Wo bleibt Beratung liegen, weil Routineaufgaben den Tag auffressen? 

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lohnt sich der Blick auf die Technik. 

Ein Beispiel: „Wir brauchen einen KI-Agenten für die Buchhaltung“ ist noch kein sinnvoller Arbeitsauftrag. Besser wäre: „Wir brauchen einen Assistenten, der prüft, welche Unterlagen fehlen, eine freundliche Erinnerung vorbereitet und dem Team eine Übersicht gibt.“ 

Das ist konkret. Das ist testbar. Und es nimmt dem Team Arbeit ab, ohne gleich die ganze Kanzlei umzubauen. 

Wichtig ist auch die Kommunikation im Team. Wenn KI nur mit „Zeit sparen“ begründet wird, entsteht schnell Sorge. Die unausgesprochene Frage lautet dann: Und was passiert mit der eingesparten Zeit – oder mit mir? 

Besser ist die Frage: Was wird durch die gewonnene Zeit möglich? Mehr Beratung? Bessere Mandantenkommunikation? Weniger Abendstress? Schnellere Reaktionszeiten? Mehr Qualität? 

KI wird dann nicht als Sparprogramm eingeführt, sondern als Entlastung und Weiterentwicklung der Kanzleiarbeit. 

5. Die Stellenbeschreibung: der KOMPASS für gute KI-Assistenten

Damit aus einem spontanen Prompt ein brauchbares digitales Teammitglied wird, habe ich für mich den KOMPASS entwickelt. Er hilft mir, meine KI-Assistenten und später auch Agenten sauber zu beschreiben. 

K – Klare Aufgabe
Was soll der Assistent konkret tun – und was ausdrücklich nicht? „Hilf mir bei Kommunikation“ ist zu vage. „Formuliere Mandanteninformationen verständlich, freundlich und handlungsorientiert“ ist deutlich besser. 

O – Organisationskontext
Für wen arbeitet der Assistent? Für die Kanzlei, ein Team, eine bestimmte Rolle oder einen bestimmten Prozess? Ohne Kontext klingt KI schnell generisch. 

M – Modell und Modus
Welches Modell und welcher Modus passen? Braucht es wirklich einen Agenten? Oder reicht ein Prompt, ein Skill oder ein Assistent? Außerdem: Soll das Modell besonders präzise, besonders kreativ oder möglichst effizient arbeiten? 

P – Persönlichkeit und Profil
Wie soll der Assistent kommunizieren und entscheiden? Analytisch, empathisch, direkt, kreativ? Hier kann ein einfaches Persönlichkeitsprofil helfen. Meine Assistenten haben ein passendes Insights-Pofil. Ein Prüf-Assistent braucht ein anderes Verhalten als ein Marketing-Assistent. 

A – Arbeitsweise
Welche Informationen braucht der Assistent? Welches Wissen steht zur Verfügung? Welche Rückfragen soll er stellen? In welchen Schritten arbeitet er? Auf welche Tools darf er zugreifen, welche Integrationen gibt es? Wie soll das Ergebnis aussehen? 

S – Sicherheit
Was darf der Assistent nicht? Wo braucht es fachliche Prüfung? Welche Daten darf er verwenden und welche nicht? Welche Handlungen sind ausgeschlossen? Spätestens bei Agenten mit Toolzugriff ist dieser Punkt unverzichtbar. 

S – Steuerung und Verbesserung
Wie wird getestet? Wer prüft die Ergebnisse? Wie wird Feedback gesammelt? Wann und wie oft wird der Assistent aktualisiert? 

Denn ein guter KI-Assistent braucht keine Magie. Er braucht eine Stellenbeschreibung. Und ein guter KI-Agent zusätzlich eine Hausordnung. 

Wer meinen KOMPASS für eigene Assistenten nutzen möchte, kann die ausführliche Checkliste gern per Mail an angela@kanzleioptimisten.de anfordern. 

Fazit: Klein anfangen, aber richtig 

Steuerkanzleien müssen nicht sofort komplexe Agentensysteme bauen. Der erste Schritt kann sehr klein sein: ein Assistent für Mandantenmails, ein Assistent für interne Wissensfragen oder ein Assistent, der Besprechungsnotizen in Aufgaben übersetzt. 

Wichtig ist nur: klein, klar und kontrolliert starten. 

Wählen Sie eine konkrete Aufgabe. Beschreiben Sie den Assistenten so, als würden Sie eine neue Kollegin einarbeiten. Testen Sie ihn mit echten Kanzleifällen. Legen Sie fest, was er darf und was nicht. Und holen Sie Ihr Team frühzeitig mit ins Boot. 

Die Kanzlei der Zukunft wird nicht dadurch besser, dass irgendwo ein Super-Agent alles übernimmt. Sie wird besser, wenn Menschen lernen, digitale Teammitglieder klug einzusetzen: spezialisiert, kontrolliert und mit einem klaren Ziel. 

Der erste Schritt ist also nicht der perfekte Agent. 

Der erste Schritt ist die Auswahl der richtigen Aufgabe.

Bild: Erstellt mit ChatGPT