Sekretariat neu gedacht: So übernimmt KI den Papierkram – und mehr

Der Tag beginnt, noch bevor die erste Tasse Kaffee halb leer ist: Bescheide häufen sich im digitalen Postfach, das Telefon blinkt pausenlos und schon steht die nächste Mandantin am Empfang. Im Minutentakt prasseln Fragen ein – von „Wo bleibt mein Steuer­bescheid?“ bis „Was heißt E-Rechnung für mich?“. Zwischen Telefon­vermittlung, E-Mails und spontanen „Haben Sie kurz …?“-Besuchen muss das Sekretariat jede Frist und jede Akte im Blick behalten. Ein falsch abgelegter Bescheid oder eine vergessene USt-VA – und die Hektik ist perfekt. Doch so muss der Kanzleialltag nicht aussehen: Dieser Beitrag zeigt anhand einiger Praxisbeispiele, wie typische Aufgaben im Sekretariat an ChatGPT delegiert werden können – und mit welchen Kniffen das besonders gut klappt.

Das Kanzleiteam erledigt weit mehr als Papierkram: Es koordiniert Geburtstags­grüße, plant Fort­bildungen, organisiert Team­events und stemmt Sonder­projekte wie die Einführung der E-Rechnung. Je weniger automatisiert die Abläufe, desto häufiger heißt es „nur kurz“ nachsortieren, zurück­rufen oder erneut versenden – Sandkörner im Getriebe, die wertvolle Zeit kosten.

Genau hier setzt moderne KI an. Ein clever konfiguriertes ChatGPT kann hier Abhilfe schaffen.

Was ChatGPT heute leisten kann – und warum gerade jetzt

Wenn das letzte „Ich bräuchte da mal schnell …“ verklungen ist und der Mail-Zähler trotzdem weiter nach oben tickt, wird klar: Hier hilft nur noch Entlastung von außen.

Genau an diesem Punkt greift ChatGPT ein – ein sogenanntes Large Language Model (Großes Sprachmodell).

Praxisbeispiel 1: Der System-Prompt als digitales Kanzlei-Handbuch

ChatGPT soll deine Kanzlei so gut kennenlernen, dass jede Antwort klingt, als käme sie direkt vom Empfangstresen – mit deinem individuellen Kanzlei-Jargon, typischen Abläufen und der passenden Höflichkeit.

Schritt 1 – Einstellungen öffnen

Klicke rechts oben auf dein Profil-Icon und dann auf „Einstellungen“.

Bevor ChatGPT deine Kanzlei kennenlernen darf, liegt mir ein kleiner, aber wichtiger Zwischenschritt am Herzen:

Geh auf „Datenkontrollen“ und schalte dort die Funktion „Das Modell für alle verbessern“ unbedingt aus. Damit stellst du sicher, dass OpenAI (die Firma hinter ChatGPT) deine Eingaben nicht zum allgemeinen KI-Training nutzt. Laut OpenAI verbleiben deine Daten dann innerhalb deines Accounts.

Trotzdem gilt immer: Gib niemals personenbezogene Daten oder Mandanteninformationen ein – diese müssen immer vorher anonymisiert sein!

Gut, das hätten wir geklärt – jetzt kann es weitergehen.

Schritt 2 – Personalisierung aktivieren und Systemprompt hinterlegen

Klicke nun auf „Personalisierung“, aktiviere die „Erinnerung“ und öffne anschließend den Bereich „Individuelle Hinweise“. Hier kannst du jetzt ChatGPT ganz genau erklären, wie deine Kanzlei „tickt“ – mithilfe eines sogenannten Systemprompts.

Ein optimal formulierter Systemprompt sorgt dafür, dass ChatGPT in Zukunft automatisch Texte generiert, die bereits perfekt auf deine Kanzlei abgestimmt sind – und du sparst dir jedes Mal aufwendige Anpassungen im Chat.

Aber keine Sorge: Du musst diesen Prompt nicht allein schreiben.

Wer weiß am besten, wie ein solcher Prompt aussehen sollte, damit die KI ihn optimal versteht? Richtig – die KI selbst!

Öffne einfach einen neuen Chat, nutze gerne die Diktierfunktion und erzähle ChatGPT alles, was du über deine Kanzlei weißt (bis zu fünf Minuten Aufnahmezeit). Beginne z. B. so: