Von Franz Scheuering
Das Problem ist bekannt. Die Steuerberatung von gestern war zu ineffektiv, weil die innerbetriebliche Organisation zu langsam war: So wurde nicht nur der Termin für die nächste Umsatzsteuervoranmeldung eines Mandanten versäumt. Die Überlastung der Steuerkanzlei zum Jahresende führte auch dazu, dass die Bilanz nicht fristgerecht beim Finanzamt eintraf. Die Folge: unzufriedene Mandant:innen, die zu einer anderen Steuerberatung wechselten.
Mit Einführung der elektronischen Umsatzsteuervoranmeldung und der E-Bilanz hat die Finanzverwaltung wichtige Schritte in Richtung Digitalisierung unternommen. In der Verantwortung eines Kanzleiinhabers/einer Kanzleiinhaberin liegt es heute, die Vorteile der digitalen Welt auch in der Steuerberatung zu nutzen. Dies gilt insbesondere dann, wenn man sich gerade selbstständig macht und eine neue Steuerkanzlei gründet.
In diesem Beitrag zeigen wir auf, was sich konkret hinter dem Begriff der digitalen Steuerberatung verbirgt und welche Vorteile die Transformation in der Zukunft verspricht. Außerdem beleuchten wir, was die Digitalisierung für das Finanzmanagement verheißt, und welche weiteren Steuertipps sich in einer neuen Steuerkanzlei umsetzen lassen.
Was bedeutet digitale Steuerberatung?
In einer digitalen Steuerberatung werden alle notwendigen Prozesse digital durchgeführt. Die Digitalisierung erstreckt sich sowohl auf das Kanzleimanagement selbst als auch auf die mandantenorientierten Tätigkeiten. Diese fallen z. B. für die Finanzbuchführung, die Lohnbuchführung oder die Erstellung und Übermittlung einer E-Bilanz an.
Zu den Softwarelösungen, die in der digitalen Steuerberatung eine Rolle spielen,
gehören z. B.
- eine Online-BWA,
- der cloudbasierte Transfer der monatlichen Belege,
- Software zu DATEV Unternehmen online und zu Arbeitnehmer online,
- und der digitale Kontoauszugsmanager.
Digitalisierte Steuerberatung: Transformation in die Zukunft
Der Erfolg der Digitalisierung in der Steuerberatung lebt davon, dass verstaubte Akten aus den Regalen verschwinden und das Belegmanagement neu organisiert wird. Wer eine Steuerkanzlei neu gründet, setzt die digitalisierten Prozesse von Anfang an um. Dies bezieht sich sowohl auf die Kommunikation als auch auf die digitale Erfassung von Belegen und die Vorteile eines papierlosen Büros.
Mit der Umstellung auf ein papierloses Büro lassen sich in einer Steuerkanzlei viele Vorteile nutzen. Alle Prozesse vom Posteingang bis hin zu dem Verfassen eines Einspruchs gegen einen Steuerbescheid lassen sich zeitsparender organisieren. Zudem kann eine erhöhte Informationsgewinnung sichergestellt werden, weil jede:r Mitarbeiter:in per Mausklick Zugang zu allen relevanten Dokumenten hat.
Die Digitalisierung in der Steuerberatung erweist sich auch mit Blick auf die Kosten als positiv. Weil der ständige Bedarf an Druckmaterialien abnimmt, kann die Steuerkanzlei die Kosten für die Beschaffung des Kopierpapiers senken. Die Miete für einen Lagerraum entfällt zukünftig, weil die Archivierung von Bilanzen, Kontoauszügen und anderen Geschäftsunterlagen digital organisiert werden kann.
Für die Erledigung der Aufgaben, die täglich in einer Steuerkanzlei anfallen, nutzen viele Steuerberatungen eine geeignete Kanzleisoftware. Diese unterstützt Kanzleiinhaberinnen und -inhaber nicht nur bei der Erledigung der administrativen Aufgaben. Sie führt auch die Ergebnisse der Finanz- und der Lohnbuchhaltung in einer Bilanz zusammen.
Vorteile der digitalisierten Steuerberatung
Die digitalisierte Steuerberatung ist sowohl produktiv als auch mandantenfreundlich. Sie hat für beide Seiten einen Mehrwert, da die Arbeitsweise dank der digitalen Übermittlung der Belege prozessorientierter gestaltet werden kann. Hiermit entfällt auch der Zeitaufwand, der für die Fahrt zur Steuerberaterkanzlei einkalkuliert werden muss. Dies verschafft den Beratenden wiederum mehr Zeit, die sie für die ausführliche Beratung ihrer Mandantschaft aufwenden können. Darüber hinaus bringt die Digitalisierung der Steuerkanzlei folgende Vorteile:
- Die Digitalisierung vereinfacht die einzelnen Arbeitsschritte in einer Kanzlei. So erleichtert sie z. B. die laufende Finanzbuchhaltung, wenn die Mandantschaft die Belege einscannt und diese vom System übernommen werden.
- Eine einheitliche Organisation der Kanzlei wird auch von der Mandantschaft wahrgenommen. Mit neuen Mandantinnen und Mandanten kann der Umsatz erhöht werden.
- Die Motivation der Mitarbeitenden steigt, weil sich viele Arbeitsschritte auf ein Minimum reduzieren lassen. Dies wirkt sich auf die Produktivität der gesamten Kanzlei aus.
Was leistet die Digitalisierung für das Finanzmanagement?
Die Digitalisierung in der Steuerberatung nutzt frischgebackenen Steuerberater:innen auch bei dem Finanzmanagement ihrer eigenen Kanzlei und zur Beratung ihrer Mandantschaft. Dies zeigt sich z. B. bei der Buchhaltung und im Bereich Controlling.
Jedes Finanzmanagement basiert auf einer übersichtlichen Buchhaltung. Dies lässt sich mit einer vollständig digitalisierten Belegverwaltung praktisch und rechtssicher umsetzen. Bei einer doppelten Buchführung hat die Steuerkanzlei den Vorteil, dass die Belege mit den steuerlichen Konten verknüpft werden können.
Durch die Digitalisierung kann die Kanzlei ihre Einnahmen und ihre Ausgaben besser budgetieren. Alle Daten werden chronologisch und tagesaktuell erfasst. So lässt sich eine Live-BWA ebenso schnell erzeugen wie eine Cashflow-Analyse und auch die Übermittlung einer Bilanz an den Bundesanzeiger erfolgt im Handumdrehen.
Die Übersicht über die zu zahlenden Steuern wird durch die Digitalisierung optimal gestaltet. Dies zeigt sich z. B. durch die Umsatzsteuervoranmeldung, die in Echtzeit vorliegt. Selbstbuchende Mandant:innen haben die Möglichkeit, ihre Daten über eine Schnittstelle komfortabel an ihre Steuerkanzlei zu übermitteln. Dies verkürzt die Zeit, die für die Abschlussbuchungen der Bilanz einkalkuliert werden muss.
Weitere Steuertipps für eine neue Steuerkanzlei
Wer neu auf dem Markt ist, muss sich gegenüber Mitbewerbern behaupten und seine Finanzen im Griff haben. Praktisch ist es dann, wenn Neueinsteiger:innen Zugang zu Steuertipps für eine neue Steuerkanzlei haben. So können etwa die folgenden Steuertipps nützlich sein:
- Geeignete Rechtsform wählen
- Kleinunternehmerregelung nutzen
1. Geeignete Rechtsform wählen
Welche Rechtsform sich für die Neugründung als empfehlenswert herausstellt, hängt von verschiedenen Faktoren haben. Dabei spielen die persönlichen Vorstellungen des zukünftigen Kanzleiinhabers/der zukünftigen Kanzleiinhaberin eine tragende Rolle. Wer selbst alles entscheiden und auf die Abstimmung mit weiteren Gesellschafter:innen verzichten möchte, gründet ein Einzelunternehmen. Als Einzelkämpfer:in muss der Kanzleigründer/die Kanzleigründern jedoch in Kauf nehmen, dass er bzw. sie auch mit dem Privatvermögen haftet und im Ernstfall von externen Gläubigern in Regress genommen werden kann.
Ist die Gründung einer GmbH angedacht, muss als Einlage mindestens ein Stammkapital von 25.000 Euro eingebracht werden. Dafür beschränkt sich die Haftung eines GmbH-Gesellschafters/einer GmbH-Gesellschafterin auf das geschäftliche Vermögen. Nachteilig ist die Gewerbesteuerpflicht, die der Steuerberater/die Steuerberaterin dann beachten muss.
2. Kleinunternehmerregelung nutzen
Die Kleinunternehmerregelung funktioniert nicht nur als Steuertipp für eine neue Steuerkanzlei. Sie verschafft dem Inhaber/der Inhaberin den Vorteil, den bürokratischen Aufwand in Grenzen zu halten. Soweit die Voraussetzungen für eine Behandlung als Kleinunternehmer:in erfüllt sind, muss keine regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung erstellt werden. Als Nachteil erweist sich die Kleinunternehmerregelung, weil sie den Unternehmer/die Unternehmerin von dem Vorsteuerabzug ausschließt. Daher dürfte sich dieser Steuertipp in erster Linie für Neugründer:innen eignen, die bislang keine großen Investitionen tätigen mussten.
Weitere Steuertipps finden Sie hier. Erfahren Sie z. B., wie Sie die Homeoffice-Pauschale ansetzen oder warum es sich lohnt, die Vorauszahlungen zur Einkommensteuer, Körperschaftsteuer oder Gewerbesteuer unterjährig anpassen zu lassen.
Digitale Steuerberatung: Eine Zusammenfassung
Die digitale Steuerberatung ist der beste Weg, um die Zukunft einer Steuerkanzlei produktiv und mandantenorientiert zu gestalten. Wer sich dies als Gründer:in einer neuen Steuerkanzlei zum Vorsatz macht, hat die folgenden Ziele vor Augen:
- Die Transformation zur digitalen Steuerberatung wird zur Chefsache erklärt.
- Die Kanzlei sollte als papierloses Büro funktionieren.
- Mit einer geeigneten Kanzleisoftware werden aktuelle Auswertungen, z. B. BWA, online erstellt.
- Digitale Steuerberatung bedeutet, dass einzelne Arbeitsschritte besser organisiert werden und die Mitarbeitermotivation steigt.
- Eine neue Steuerkanzlei lebt von einem innovativen Finanzmanagement und der richtigen Rechtsform.
Fazit
Die Steuerberatung leistet in unserem Wirtschaftsleben einen wertvollen Dienst. Privatleute und Unternehmer:innen werden auf diverse Möglichkeiten hingewiesen, ihre Steuerlast optimal zu gestalten. Zudem übernimmt die Steuerberatung mit der Erstellung von Buchführung, Bilanz und Steuererklärung eine wichtige Dienstleistung.
Eine neue Steuerberaterkanzlei muss sich mit der Konkurrenz am Markt messen. Vorteile können sich dadurch ergeben, dass man von Anfang an die Digitalisierung einbezieht. Dies hat nicht nur Vorteile für die Kanzlei selbst. Auch die Mandantschaft weiß es zu schätzen, dass sie die Belege digital übermitteln kann.
Von 1998 bis 2001 absolvierte Frank Scheuering die Ausbildung zum Steuerfachangestellten und arbeitete danach ein Jahr lang in einer Steuerkanzlei. 2005 absolvierte er die Prüfung zum Steuerfachwirt. Seit 2016 führt er seine eigene Steuerberatungskanzlei.
