KI-Verordnung: Diese Pflichten gelten für Steuerkanzleien

Schulungspflicht

Art. 4 KI-VO verpflichtet Betreiber von KI-Systemen dazu, sicherzustellen, dass eine hinreichende KI-Kompetenz bei den Nutzenden aufgebaut wird. Mitarbeitende müssen wissen, wie das eingesetzte KI-System funktioniert, wie es zielführend und verantwortungsvoll eingesetzt wird und welche Chancen und Risiken damit einhergehen.

In der Praxis hat sich als Best Practice herausgebildet, Mitarbeitende im Rahmen einer internen Schulung mit den Grundlagen vertraut zu machen. Ergänzend hat sich die Einführung einer internen KI-Richtlinie bewährt. In dieser kann u. a. festgelegt werden, welche KI-Chatbots verwendet werden dürfen, welche Regeln bei der Prüfung von KI-Antworten gelten und wie mit sensiblen Daten umzugehen ist.

Idealerweise wird festgehalten, wann Schulungen stattgefunden haben und wer daran teilgenommen hat. Als Nachweis eignen sich zum Beispiel Schulungsbescheinigungen.

Eine Musternutzungsrichtlinie für den Einsatz von KI in der Kanzlei kann hier heruntergeladen werden.

Transparenzpflicht

Neben Schulungsmaßnahmen sieht die KI-VO auch bestimmte Transparenzanforderungen vor. Ziel ist es, Täuschung, Desinformation oder Manipulation durch KI-Systeme zu vermeiden.

Für den Kanzleialltag sind viele dieser Vorschriften wenig praxisrelevant – etwa die Pflicht, Deepfake-Bilder als solche zu kennzeichnen, gem. Art. 50 Abs. 4 Unterabsatz 1 KI-VO.

Relevanz kann Art. 50 Abs. 4 Unterabsatz 2 KI-VO erlangen. Danach ist kenntlich zu machen, wenn durch KI generierte Inhalte veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Themen von allgemeinem Interesse zu informieren. Fraglich ist, ob zum Beispiel Blogbeiträge einer Kanzlei zu Gesetzesänderungen davon betroffen sind.

Die KI-VO sieht eine praxisnahe Ausnahme vor. Wird der KI-generierte Inhalt vor der Veröffentlichung überprüft und redaktionell verantwortet, entfällt die Pflicht zur Kennzeichnung als KI-generierter Inhalt.

Des Weiteren müssen nach Art. 50 Abs. 1 KI-VO KI-Systeme so gestaltet sein, dass jede Interaktion für die Nutzenden eindeutig als solche erkennbar ist. Den Nutzenden muss hierfür ein klarer Hinweis angezeigt werden, dass sie mit einem KI-System kommunizieren. Dies ist bei größeren Anbietern wie OpenAI oder Microsoft gegeben.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Transparenzpflichten für den Kanzleialltag überschaubar bleiben und sich in der Praxis gut handhaben lassen.

Fazit: Überschaubare Pflichten für Steuerkanzleien

Die KI-VO betrifft auch Steuerkanzleien – allerdings in den meisten Fällen in einem überschaubaren Rahmen. Bei der klassischen Nutzung von KI-Systemen wie ChatGPT als SaaS-Lösung ist weder ein Verbot noch eine Hochrisikoeinstufung zu erwarten. Kanzleien sind in den meisten Fällen als Betreiber einzustufen und müssen vor allem die Schulungs- und Transparenzpflicht beachten.

Mit überschaubarem Aufwand lassen sich die Anforderungen bei kleineren Kanzleien in der Praxis gut umsetzen. Eine interne Schulung, klare Nutzungsrichtlinien und ein bewusster Umgang mit veröffentlichten KI-Inhalten bilden die Basis für einen rechtssicheren KI-Einsatz im Kanzleialltag.

In den kommenden Jahren wird die Umsetzung der KI-VO schrittweise erfolgen. Die EU-Kommission plant ergänzende Leitlinien, um die Anwendungspraxis zu konkretisieren. Zudem ist vorgesehen, ein zentrales europäisches KI-Register aufzubauen, in dem bestimmte Systeme erfasst werden müssen.

Auch nationale Aufsichtsbehörden werden ihre Prüftätigkeit aufnehmen und Standards für die Dokumentation und den Nachweis der Pflichterfüllung entwickeln. Kanzleien sollten die weitere Entwicklung aufmerksam verfolgen, da Anpassungen einzelner Pflichten und Konkretisierungen durch Durchführungsrechtsakte zu erwarten sind.