Von Jasmin Kröner
Immer mehr Kanzleien suchen nach Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren, um mehr Zeit für Kernaufgaben zu schaffen. Die Hürde für die Implementierung kann dabei sehr niedrig sein: Denn der Einsatz und das Experimentieren mit Tools ist nicht immer mit (hohen) Kosten verbunden. So gibt es im Bereich der Mandatsannahme, ob per Telefon oder über die Kanzleiwebsite, schon einige vielversprechende Angebote. In diesem Beitrag stellen wir einige datenschutzkonforme Lösungen vor, die einfach zu implementieren sind, zu weniger Arbeitsunterbrechungen führen und auch für Kanzleien mit kleinem Budget geeignet sind.
Terminbuchungstools: DSGVO-konforme Alternativen zu Calendly & Co.
Termine im Steuerbüro müssen nicht nach langem E-Mail-Ping-Pong oder Telefonaten vereinbart werden. Wer seiner Mandantschaft die Möglichkeit gibt, sich passende Termine selbst auszusuchen und zu buchen, profitiert auch selbst davon, häufiger ungestört arbeiten zu können. Einer der folgenden Anbieter könnte dann für Sie in Frage kommen:
Microsoft Bookings
Microsoft Bookings ist ein Online- und Mobilplanungstool, das Teil des Microsoft 365-Angebots ist. Es bietet Unternehmen eine einfache Möglichkeit, Terminbuchungen über eine anpassbare, webbasierte Buchungsseite zu verwalten. Die Mandantschaft kann so verfügbare Zeiten einsehen, Dienstleistungen auswählen und Terminbuchungen selbst vornehmen. Das vereinfacht den Prozess für beide Seiten.
eTermin
eTermin ist eine der deutschen Alternativen zu Terminplanungstools wie Calendly. Es handelt sich um ein Online-Terminplanungssystem, das eine breite Palette an Funktionen für Unternehmen jeder Größe bietet. Der Server befindet sich in Frankfurt, wodurch das Unternehmen die Einhaltung der DSGVO garantiert. Es ermöglicht Online-Terminbuchungen rund um die Uhr über verschiedene Kanäle wie Websites, E-Mail und soziale Medien. Die Plattform bietet eine automatische Synchronisation mit den gängigsten Kalendersystemen, ein personalisierbares Service- und Personalmanagement sowie Tools für Marketing und Kundenmanagement. Der Service kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden und ist dann ab 19 Euro pro Monat erhältlich.
meetergo
Auch meetergo ist ein innovatives Online-Terminplanungstool, das als datenschutzkonforme deutsche Alternative darauf abzielt, die Koordination von Meetings und Terminen für Unternehmen und Privatpersonen zu vereinfachen. Es ermöglicht der Mandantschaft, einfach und effizient Termine zu buchen, die in beide Kalender passen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der Anbindung bzw. Synchronisation mit CRM-Systemen. Der Basic Tarif für Soloselbstständige und Freelancer ist übrigens kostenlos. Wer das Tool mit CRM-Systemen verknüpfen möchte, kann einen Tarif ab 16 Euro nutzen.
Auslagerung der Telefonannahme: Weniger Unterbrechungen für mehr Effizienz
Wenn das Telefon in der Steuerkanzlei ununterbrochen oder in unpassenden Momenten klingelt, ist das Kanzleiteam nicht nur genervt: Die Unterbrechungen führen auch dazu, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer wieder aus der Konzentration gerissen werden – in der Summe ein Rezept für Produktivitätsverluste. Diese Telefonservice-Anbieter können Abhilfe schaffen:
ebuero
Ebuero ist ein deutscher Anbieter von virtuellen Sekretariaten und Telefonservices für kleine und mittelständische Unternehmen. Das Unternehmen mit Sitz in Berlin wurde 2007 gegründet und hat sich seitdem zu einem der führenden Anbieter in Bereich Telefonservice entwickelt. Der Einsteigertarif kostet 59,90 Euro, es gibt aber auch eine zweiwöchige Testversion. Neben dem Telefonservice vermietet ebuero Geschäftsadressen und Konferenzräume in acht deutschen Städten.
Starbuero
Auch der deutsche Anbieter Starbuero hilft Kanzleien, häufiger ungestört zu arbeiten und nimmt Anrufe an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr entgegen. Hier fällt keine monatliche Grundgebühr an, die Kosten belaufen sich auf 49 Cent pro Anruf und Minute. Interessierte können einen kostenlosen und unverbindlichen Testaccount für die telefonische Unterstützung von Steuerkanzleien. Beide in diesem Beitrag vorgestellten Telefonservice-Anbieter bieten eine App zur Steuerung des Dienstes an.
Chatbots: Für Mandatsanfragen rund um die Uhr
Chatbots erfreuen sich in Zeiten des ChatGPT-Hypes wachsender Beliebtheit, bieten sie doch beispielsweise die Möglichkeit, durch automatisierte Antworten Anfragen herauszufiltern, die ohnehin nicht zu einem Mandat führen und damit keine Honorare einbringen. Auch können sie typische Fragen der Mandantschaft beantworten, ohne dass die Kanzlei jedes Mal kontaktiert werden muss.
Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Chatbots: regelbasierte Chatbots, die einer Wenn-Dann-Struktur folgen, oder KI-Chatbots, die auf Sprachmodellen basieren und so die Intention der Frage verstehen und aus Interaktionen mit Nutzenden lernen können. Wer Ratsuchenden einen regelbasierten Chatbot anbieten möchte, muss zunächst ein Skript erstellen, z. B. mit typischen Mandatsanfragen und Anwendungsfällen. Der Bot interagiert dann auf Basis dieses Skripts und antwortet, nachdem eine Nutzerin z. B. auf einen Button mit der für sie relevanten Frage bzw. dem vorhandenen Problem geklickt hat:
KI-Chatbots basieren auf Technologien wie Natural Language Processing. Stellt man dem Chatbot eine Frage, sucht dieser in einer vom Nutzer angelegten Wissensdatenbank nach der passenden Antwort. Da mittlerweile einige Anbieter von Chatbots ChatGPT integriert haben, steht den Chatbots bereits ein umfangreicher Wissenspool zur Verfügung. Wer sich für die Implementierung eines Chatbots z. B. auf der Kanzleiwebsite interessiert, kann bei folgenden Anbietern fündig werden.
Userlike
Das Kölner Unternehmen Userlike bietet eine DSGVO-konforme Chat-Software an, für deren Nutzung keine Programmierkenntnisse erforderlich sind. Kanzleien und Unternehmen können mit der Software Wissensdatenbanken aufbauen, auf deren Basis dann KI-Chatbots, intelligente FAQs (Hilfebereich auf der Website) und Kontaktformularvorschläge genutzt werden können. Userlike hat inzwischen GPT-4 in seine Lösung integriert und kann damit beispielsweise Tonalität und Intention einer Anfrage verstehen. Eingegebene (möglicherweise sensible) Daten werden nicht für das Training von OpenAI genutzt.
Die Nutzung des KI-Chatbots ist mit einem monatlichen Preis von 290 Euro nicht ganz günstig, das Unternehmen bietet aber eine 14-tägige Testphase an, damit sich jeder selbst ein Bild machen kann. Wer täglich viele und vor allem ähnliche Anfragen erhält, für den kann sich die Investition lohnen: Denn wenn das Kanzleiteam täglich Anfragen bearbeitet und irrelevante aussortiert, können die Personalkosten im Zweifel höher sein als der Kostenfaktor des Tools.
ChatBot4You
Ein weiterer DSGVO-konformer Anbieter aus Deutschland ist das Unternehmen ChatBot4You. Auch hier wird KI eingesetzt, so dass der Chatbot lernfähig ist. Das Preismodell richtet sich dann nach der Anzahl der Fragen, die der Chatbot beantworten können soll. Durch die Integration von ChatGPT verfügt aber auch Chatbot4You bereits über eine Wissensbasis.
ChatBot4You kann sogar 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Wer dann einen KI-Chatbot nutzen möchte, der bis zu 500 Fragen beantworten kann, zahlt im Tarif Starter 45 Euro im Monat. 90 Euro pro Monat kostet ein Bot, der mit bis zu 1000 Fragen arbeiten kann. Und wer einen Chatbot nutzen möchte, der unbegrenzt Fragen lernen und beantworten kann, zahlt 180 Euro im Monat.
Fazit: Überlastung muss nicht die Realität sein
Wer nicht weiß, wo er mit der Digitalisierung in seiner Kanzlei anfangen soll, kann mit niedrigschwelligen Tools für die Mandatsannahme zunächst kleine Schritte gehen, um sich Stück für Stück aus der Überforderung zu befreien. Viele der vorgestellten Tools bieten Testphasen an, so dass sich Interessierte unverbindlich mit ihnen vertraut machen können. Und wer erste Erfolge verzeichnet, fühlt sich vielleicht auch motiviert, sich mit weiteren Digitalisierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten zu beschäftigen und größere Projekte in Angriff zu nehmen.
Jasmin Kröner
Jasmin Kröner ist beim FFI-Verlag im Bereich Produktmanagement und Redaktion tätig.
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