Immer mehr Kanzleien suchen nach Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren, um mehr Zeit für Kernaufgaben zu schaffen. Die Hürde für die Implementierung kann dabei sehr niedrig sein: Denn der Einsatz und das Experimentieren mit Tools ist nicht immer mit Kosten und hohem Zeitaufwand verbunden. So gibt es im Bereich der Mandatsannahme, ob per Telefon oder über die Kanzleiwebsite, schon einige vielversprechende Angebote. In diesem Beitrag stellen wir einige Tools vor, mit denen Steuerkanzleien direkte Quick Wins erzielen – datenschutzkonforme Lösungen, die einfach zu implementieren sind, zu weniger Arbeitsunterbrechungen führen und auch für Kanzleien mit kleinem Budget geeignet sind.
Terminbuchungstools: DSGVO-konforme Alternativen zu Calendly & Co.
Termine im Steuerbüro müssen nicht nach langem E-Mail-Ping-Pong oder Telefonaten vereinbart werden. Wer (potenziellen) Mandantinnen und Mandanten die Möglichkeit gibt, sich passende Termine selbst auszusuchen und zu buchen, profitiert auch selbst davon, häufiger ungestört arbeiten zu können. Einer der folgenden Anbieter könnte dann für Sie in Frage kommen:
Microsoft Bookings
Microsoft Bookings ist ein Online- und Mobilplanungstool, das Teil des Microsoft 365-Angebots ist. Es bietet Unternehmen eine einfache Möglichkeit, Terminbuchungen über eine anpassbare, webbasierte Buchungsseite zu verwalten. Die Mandantschaft kann so verfügbare Zeiten einsehen, Dienstleistungen auswählen und Terminbuchungen selbst vornehmen. Das vereinfacht den Prozess für beide Seiten.
eTermin
eTermin ist eine der deutschen Alternativen zu Terminplanungstools wie Calendly. Es handelt sich um ein Online-Terminplanungssystem, das eine breite Palette an Funktionen für Unternehmen jeder Größe bietet. Der Server befindet sich in Frankfurt, wodurch das Unternehmen die Einhaltung der DSGVO garantiert. Es ermöglicht Online-Terminbuchungen rund um die Uhr über verschiedene Kanäle wie Websites, E-Mail und soziale Medien. Die Plattform bietet eine automatische Synchronisation mit den gängigsten Kalendersystemen, ein personalisierbares Service- und Personalmanagement sowie Tools für Marketing und Kundenmanagement. Der Service kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden und ist dann ab 19 Euro pro Monat erhältlich.
meetergo
Auch meetergo ist ein innovatives Online-Terminplanungstool, das als datenschutzkonforme deutsche Alternative darauf abzielt, die Koordination von Meetings und Terminen für Unternehmen und Privatpersonen zu vereinfachen. Es ermöglicht der Mandantschaft, einfach und effizient Termine zu buchen, die in beide Kalender passen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der Anbindung bzw. Synchronisation mit CRM-Systemen. Der Basic Tarif für Soloselbstständige und Freelancer ist übrigens kostenlos. Wer das Tool mit CRM-Systemen verknüpfen möchte, kann einen Tarif ab 16 Euro nutzen.
SimplyBook.me
Mit den Lösungen von SimplyBook.me können Kanzleien Buchungen über verschiedene Kanäle annehmen. Das Unternehmen bietet einerseits die Möglichkeit, eigene Buchungsseiten zu erstellen, die an die Farbgebung der Kanzlei angepasst sind und das Kanzleilogo enthalten.
Die Buchungsfunktion kann aber nicht nur über ein iFrame in die Kanzleiwebsite eingebunden werden. Auch über Kanäle wie Google und Instagram können Termine angenommen werden. Wer das Tool in der kostenpflichtigen Version nutzen möchte (ab 8,25 Euro pro Monat), kann zudem eine Zahlungsfunktion nutzen – dann können Buchende nach der Buchungsbestätigung digital bezahlen. Das Tool kann 14 Tage lang kostenlos getestet werden.
Brevo
Wer die Plattform Brevo nutzt, z. B. zur Erstellung von Kanzlei-Newslettern, kann diese auch verwenden, um Buchungen online entgegenzunehmen, Videoanrufe durchzuführen und Zahlungen einzuziehen.
Interessierte können bereits vor einem Termin ein Buchungsformular ausfüllen, damit Kanzleien sich besser auf sie vorbereiten können. Die über das Buchungssystem angebotenen Services können in Rechnung gestellt werden, sodass Zahlungen in Echtzeit erhalten werden können.
Auslagerung der Telefonannahme: Weniger Unterbrechungen für mehr Effizienz
Wenn das Telefon in der Steuerkanzlei ununterbrochen oder in unpassenden Momenten klingelt, ist das Kanzleiteam nicht nur genervt: Die Unterbrechungen führen auch dazu, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer wieder aus der Konzentration gerissen werden – in der Summe ein Rezept für Produktivitätsverluste. Damit potenzielle Mandantinnen und Mandanten trotzdem die Kanzlei erreichen, können folgende Telefonservice-Anbieter Abhilfe schaffen:
ebuero
Ebuero ist ein deutscher Anbieter von virtuellen Sekretariaten und Telefonservices für kleine und mittelständische Unternehmen. Das Unternehmen mit Sitz in Berlin wurde 2007 gegründet und hat sich seitdem zu einem der führenden Anbieter in Bereich Telefonservice entwickelt. Der Einsteigertarif kostet 59,90 Euro, es gibt aber auch eine zweiwöchige Testversion. Neben dem Telefonservice vermietet ebuero Geschäftsadressen und Konferenzräume in acht deutschen Städten.
Starbuero
Auch der deutsche Anbieter Starbuero hilft Kanzleien, häufiger ungestört zu arbeiten und nimmt Anrufe an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr entgegen. Hier fällt keine monatliche Grundgebühr an, die Kosten belaufen sich auf 49 Cent pro Anruf und Minute. Interessierte können einen kostenlosen und unverbindlichen Testaccount für die telefonische Unterstützung von Steuerkanzleien. Beide in diesem Beitrag vorgestellten Telefonservice-Anbieter bieten eine App zur Steuerung des Dienstes an.
Bueroservice24
Bueroservice24 ist ein weiterer deutscher Anbieter für Telefonsekretariate. Die monatlichen Kosten beginnen bei 49 Euro (Anrufszenarien begrenzt), es gibt eine einmonatige Testversion. Auch dieser Anbieter bietet eine App an, in der Anweisungen umgesetzt werden können. Zusätzlich können Nutzerinnen und Nutzer in ihrem Adressbuch VIPs markieren, deren Anrufe durch entsprechende Anweisungen beispielsweise immer durchgestellt werden sollen.
Fazit: Überlastung muss nicht die Realität sein
Wer nicht weiß, wo er mit der Digitalisierung in seiner Kanzlei anfangen soll, kann mit niedrigschwelligen Tools für die Mandatsannahme zunächst kleine Schritte gehen, um sich Stück für Stück aus der Überforderung zu befreien. Viele der vorgestellten Tools bieten Testphasen an, so dass sich Interessierte unverbindlich mit ihnen vertraut machen können. Und wer erste Erfolge verzeichnet, fühlt sich vielleicht auch motiviert, sich mit weiteren Digitalisierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten zu beschäftigen und größere Projekte in Angriff zu nehmen.
