Von Hans-Günther Gilgan
Eine Kaufmannsweisheit lautet: Der Gewinn liegt im Einkauf. Im Zeitalter von 2.0 oder 4.0 müsste sie lauten: Der Gewinn steckt in den Prozessen. Je nachdem wie die Kanzleiprozesse strukturiert sind, steckt in ihnen eine Menge Geld, das entweder in die Kosten geht – oder in den Gewinn. Und das geht schon mit der Aufnahme neuer Mandanten in der Kanzlei los.
Die Mandatsannahme heute
Die Aufnahme eines neuen Mandats bewältigt jede Kanzlei im Freestyle, da keiner der Kanzleisoftware-Anbieter hier großartig Unterstützung bietet. Also behilft man sich mit Tools, wie selbstgestrickten Checklisten oder Vertragsmustern, deren Herkunft man nicht mehr kennt, die aber schon mal in anderen Fällen eingesetzt wurden und andere „Büro-Hacks“. Natürlich sind die verwendeten Unterlagen so gut wie möglich verknüpft, aber trotzdem werden noch genug Daten händisch übertragen.
Dabei ist gerade zu Beginn des Mandats wichtig, dass die Weichen sauber und geordnet gestellt werden. Denn worauf kommt es letztlich an? Primär benötigen Sie eine Reihe an Informationen über den Mandanten in spe. Diese Informationen sind jedes Mal dieselben. Anschließend müssen Sie den Beratungsbedarf ermitteln, und natürlich auch die Formalien wie Steuerberatungsvertrag, Vergütungvereinbarung, Identifizierung nach GwG etc. erledigen. Letztlich sind das eine Menge Einzelschritte, die bei jedem Mandat mehr oder weniger gleich ablaufen. Trotzdem wird in vielen Kanzleien mit jedem Mandanten das Rad mehr oder weniger neu erfunden.
Chatbots – eine zeitgemäße Lösung
Ein vielversprechender Ansatz solche Probleme zu lösen, liegt in der Chatbot-Technologie. Ein Chatbot ist eine Software basierend auf künstlicher Intelligenz (KI), die ein Gespräch (oder einen Chat) mit einem Benutzer in natürlicher Sprache führt. Wenn Sie auf eine Webseite gehen und nach einer Weile poppt am Bildschirmrand ein kleines Fenster auf, in dem Sie gefragt werden, ob sie Hilfe benötigen, dann sind Sie einem Chatbot begegnet. Gute Chatbot-Anwendungen führen den Anwender durch den Dialog und rationalisieren so die Interaktionen zwischen Menschen und Diensten. Gleichzeitig bieten sie neue Möglichkeiten, die Kundenansprache und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Eine gute Chatbot-Lösung sollte in der Lage sein, diese beiden Aufgaben effektiv zu erfüllen.