Empfangen müssen Sie seit 2025, ausstellen je nach Umsatz ab 2027 oder erst ab 2028. Ob 2027 oder 2028, entscheidet allein Ihr Gesamtumsatz des Vorjahres 2026. Dieser Beitrag ordnet die Fristen; die Checkliste für die Umsetzung steht als Download bereit. Was Sie in Sachen Mandantenberatung beachten müssen, folgt in Teil 2 der Artikelreihe.
Stand: September 2026. Der Beitrag betrachtet die Kanzlei als eigenes Unternehmen und trennt, was das Gesetz verlangt, was die Finanzverwaltung vertritt und was offen ist.
Zum Jahreswechsel 2026/2027 endet die erste Übergangsregelung. Ab dann darf ein Teil der Kanzleien für Leistungen an andere inländische Unternehmer keine Papier- oder PDF-Rechnung mehr schreiben — für die eigenen Honorarrechnungen, nicht für die Mandate. Gesetzliche Ausnahmen bleiben davon unberührt.
Empfangen müssen Sie längst, ausstellen erst ab 2027 oder 2028
Inländische Unternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen empfangen zu können. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht, und Kleinunternehmer sind davon nicht ausgenommen: Von der Ausstellung befreit sie § 34a UStDV, vom Empfang nicht. Wie Sie das technisch lösen, gibt das Gesetz nicht vor — nach der Verwaltungsauffassung genügt ein E-Mail-Postfach (BMF-FAQ, Frage 12).
Welche Ihrer Rechnungen betroffen sind
Die E-Rechnungspflicht knüpft an den einzelnen Leistungsfall an, nicht an den Mandanten. Sie setzt eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen voraus und verlangt, dass leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebieten ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Ansässig ist nach § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG, wer dort seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine an dem Umsatz beteiligte Betriebsstätte hat; fehlt ein Sitz, zählen Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt. Ein ausländischer Auftraggeber ist deshalb nicht schon wegen seines Auslandssitzes ausgeschlossen: Rechnet er über eine inländische Betriebsstätte ab, die an genau diesem Umsatz beteiligt ist, gilt er als im Inland ansässig — und die Pflicht kann greifen. Nicht erfasst sind:
- Leistungen an Privatmandanten: Ob Sie eine Rechnung ausstellen, richtet sich nach den allgemeinen Regeln; eine E-Rechnungspflicht besteht dafür nicht,
- Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind — für sie greift schon die Rechnungsausstellungspflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG nicht,
- Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Rechnungen, die Ihre Kanzlei als Kleinunternehmerin ausstellt (§ 34a UStDV) — sie können stets als sonstige Rechnung übermittelt werden,
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind: Eine Rechnungsausstellungspflicht besteht hier nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG, eine E-Rechnungspflicht dagegen nicht — die ordnet nur Nummer 1 an.
Der Kleinunternehmerstatus Ihres Mandanten ändert nichts an Ihrer Pflicht als Ausstellerin. Ist dagegen Ihre Kanzlei selbst Kleinunternehmerin nach § 19 UStG, kann sie ihre Rechnungen stets als sonstige Rechnung ausstellen; eine Pflicht zur E-Rechnung besteht dann nicht. Für Dauerschuldverhältnisse — etwa laufende Beratungsmandate mit monatlichem Honorar — sieht die Verwaltung eine Vereinfachung vor: Sobald für Sie die Pflicht besteht, genügt es, einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen, die den zugrundeliegenden Vertrag als Anhang enthält oder dessen Angaben selbst wiedergibt. Für die weiteren Zeiträume reicht dann eine sonstige Rechnung, etwa ein Zahlungsbeleg, die auf diese E-Rechnung verweist.
Die 800.000-Euro-Weiche entscheidet über Ihr Startjahr
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG des vorangegangenen Kalenderjahres, nicht der laufende Umsatz. § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG knüpft daran die zusätzliche Übergangsfrist für 2027.
Die folgende Tabelle gilt nur für die von der E-Rechnungspflicht erfassten, nicht ausgenommenen inländischen B2B-Umsätze. Für jede Zeile zählt der Zeitraum, in dem der Umsatz ausgeführt wird, und die Übermittlung muss selbst noch in den jeweiligen Übergangszeitraum fallen.
| Rechnungsform | bis 31.12.2026 | 2027 | ab 01.01.2028 |
|---|---|---|---|
| E-Rechnung | zulässig | zulässig | bei den hier erfassten, nicht ausgenommenen Umsätzen verpflichtend |
| Papier | zulässig, ohne Zustimmung | nur bei Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 Euro, ohne Zustimmung | nicht mehr zulässig |
| Einfaches PDF oder anderes nicht strukturiertes elektronisches Format | zulässig, mit Zustimmung des Empfängers | nur bei Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 Euro und mit Zustimmung | nicht mehr zulässig |
| EDI in einem vereinbarten Format nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG | zulässig | zulässig | zulässig; es ist selbst E-Rechnung |
| EDI nach Empfehlung 94/820/EG, Format noch nicht normkonform | zulässig, mit Zustimmung | zulässig, mit Zustimmung, unabhängig vom Umsatz (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG) | nicht mehr zulässig |
Beim Zustimmungserfordernis kommt es auf zweierlei an: auf den Übermittlungsweg und darauf, ob für den Umsatz überhaupt eine E-Rechnungspflicht besteht. Papier bedarf nie der Zustimmung — ob es zulässig ist, ist eine andere Frage. Für die elektronische Übermittlung gilt: Besteht die Pflicht, brauchen Sie für die E-Rechnung keine Zustimmung. Besteht sie nicht, brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers für jede elektronische Übermittlung — auch für eine E-Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Eine besondere Form ist für die Zustimmung nicht nötig; sie kann auch konkludent erfolgen, etwa durch widerspruchslose Annahme.
Was bis wann erledigt sein muss
Drei Dinge verlangt das Recht, und sie hängen an verschiedenen Zeitpunkten. Empfangen können müssen Sie seit 2025. Ausstellen können müssen Sie ab Ihrem Startjahr nach der Staffelung oben. Aufbewahren müssen Sie unabhängig davon, seit jeher und für jede Rechnung, und zwar acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Archivierung muss dabei den strukturierten Teil der E-Rechnung unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten; er allein genügt. Den menschenlesbaren Teil einer hybriden Rechnung müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er abweichende oder ergänzende Angaben enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind — etwa Buchungsvermerke.
Alles Weitere ist Vorbereitung, und ihr Schwerpunkt liegt im Jahr 2026: Softwareformat und Profil prüfen, Testlauf und Freigabeprozess dokumentieren, Archivierung einrichten, Verfahrensdokumentation anpassen. Die Verfahrensdokumentation verlangen dabei die GoBD, also die Finanzverwaltung; die übrigen Schritte sind organisatorische Empfehlungen. Keiner dieser Punkte ist ein gesetzlicher Stichtag, aber alle müssen vor dem gesetzlichen Stichtag fertig sein. Ab 2027 verschiebt sich die Arbeit vom Aufbau zum Betrieb.
Die vollständige Liste stellen wir als Checkliste zum Herunterladen bereit. Sie enthält alle Aufgaben nach Zeitpunkt sortiert, jeweils mit der Angabe, worauf sie beruht: auf dem Gesetz, auf der Auffassung der Finanzverwaltung oder auf der Praxis.
Was bei einem Verstoß droht
Wer vorsätzlich oder leichtfertig entgegen § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, handelt ordnungswidrig (§ 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG); der Bußgeldrahmen liegt bei bis zu fünftausend Euro (§ 26a Abs. 3 UStG). Einen eigenen Tatbestand allein für das falsche Dateiformat enthält die Norm nicht — ob sie eine fristgerecht erteilte Rechnung im falschen Format erfasst, ist nicht ausdrücklich geregelt und im Zweifel fachlich zu klären. Praktisch wiegt ohnehin anderes schwerer: Wo eine E-Rechnungspflicht besteht, ist eine Datei im falschen Format keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung — und muss im vorgeschriebenen Format berichtigt werden.
Fazit: Ihr Startjahr hängt an einer einzigen Zahl
Erstens ist Ihr Startjahr eine Rechenaufgabe, keine Planungsentscheidung. Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 schon jetzt über 800.000 Euro, ist es 2027; liegt er darunter, klärt sich die Einordnung erst zum Jahresende — vorbereiten müssen Sie sich trotzdem.
Zweitens kostet nicht nur die verspätete Umstellung. ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die festlegen, wie viele Daten strukturiert übertragen werden — und zwei davon, MINIMUM und BASIC-WL, beruhen nicht auf der Norm EN 16931. Eine damit erzeugte Datei ist keine E-Rechnung. Prüfen Sie deshalb, welches Profil Ihre Software eingestellt hat, bevor Sie umstellen.
Unsere redaktionelle Einschätzung: Die Empfangspflicht seit 2025 hat vielen Kanzleien ein trügerisches Erfolgserlebnis beschert: Das Postfach stand, also schien das Thema erledigt. Zum 31. Dezember 2026 endet aber nur die erste Übergangsfrist, nicht der Umstellungsaufwand. Softwareprüfung und Verfahrensdokumentation sind keine gesetzlichen Termine, müssen aber vorher fertig sein.
Quellen und Stand
Stand der Recherche: September 2026. Die tragenden Aussagen dieses Beitrags wurden am Wortlaut von § 14, § 26a und § 27 UStG, der BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025, der BMF-FAQ sowie des GoBD-Änderungsschreibens vom 14. Juli 2025 überprüft. Rechtslage, Verwaltungsauffassung und Fristen können sich ändern; im Zweifel gilt die Primärquelle.
Rechtsgrundlagen
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Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 Ausstellung von Rechnungen (www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)
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Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14b Aufbewahrung von Rechnungen
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Umsatzsteuergesetz (UStG), § 19 Besteuerung der Kleinunternehmer
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Umsatzsteuergesetz (UStG), § 26a Bußgeldvorschriften (www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__26a.html)
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Umsatzsteuergesetz (UStG), § 27 Allgemeine Übergangsvorschriften, Abs. 38 (www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html)
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Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), § 33 Rechnungen über Kleinbeträge, § 34 Fahrausweise, § 34a Kleinunternehmer
Verwaltungsanweisungen
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Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben vom 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001:007, BStBl I S. 1320
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Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 – S 7287-a/00019/007/243
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Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025, Stand März 2026
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GoBD-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14. Juli 2025, IV D 2 – S 0316/00128/005/088 (www.bundesfinanzministerium.de, Downloads, 2025-07-14-GoBD-2-aenderung.pdf)
Fach- und Verbandsquellen
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Haufe: BMF-Schreiben v. 15.10.2025 zur E-Rechnung – Kernaussagen im Überblick
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RSM Ebner Stolz: Zweites BMF-Schreiben zur E-Rechnung
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RSM Ebner Stolz: Einführung der verpflichtenden eRechnung
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Rödl & Partner: Endgültiges BMF-Schreiben zu E-Rechnungen mit wichtigen Anpassungen und Konkretisierungen
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Der Betrieb: Neues BMF-Schreiben zur E-Rechnung (mit DStV-Stellungnahme S 06/25)
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Deutscher Steuerberaterverband (DStV): Neuer BMF-Entwurf zur E-Rechnung – DStV fordert praxisnahe Klarstellungen
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IHK Darmstadt: Archivierung von E-Rechnungen – Klarstellung veröffentlicht
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IHK Darmstadt: E-Rechnung (B2B) seit 2025
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IHK Dresden: E-Rechnung ab 2025 – Pflicht, Fristen, Ausnahmen
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GS1 Germany: E-Rechnungen – Pflicht und Vorteile für Unternehmen ab 2025
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Mittelstand-Digital Wertnetzwerke: PDF ist nicht gleich E-Rechnung
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Genoverband: E-Rechnung ab 2027 – Warum Unternehmen jetzt handeln sollten
Anbieter- und sonstige kommerzielle Quellen
Diese Quellen stammen von Unternehmen mit wirtschaftlichem Eigeninteresse am Thema. Sie sind keine Rechtsquelle und tragen im Beitrag keine tragende Aussage.
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Candis: E-Rechnungspflicht 2027 – Fristen, Versand und Empfang
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pds.de: E-Rechnungspflicht – Ausnahmen, die Betriebe kennen sollten
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kleinunternehmer.de: Korrekte Kleinunternehmer-Rechnung mit Rechnungspflichtangaben
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mind-forms.de: Welches ZUGFeRD-Profil kann ich verwenden?
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norman.finance: ZUGFeRD-Rechnung erstellen 2026 – Anleitung und Profile
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rechnungsapi.de: ZUGFeRD „Basic-WL“ – Ist es ausreichend für die E-Rechnung?
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d.velop: Verfahrensdokumentation nach GoBD im Überblick
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Lexware: Verfahrensdokumentation nach GoBD – das ist Pflicht
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rechnex.de: E-Rechnung für Steuerberater – Pflichten, DATEV und Mandanten
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DATEV: Verfahrensdokumentation gemäß GoBD erstellen
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DATEV: E-Rechnung – Erfolgreiche Umsetzung in der Kanzlei
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easy-software: Elektronische Rechnungen richtig und revisionssicher aufbewahren
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Hamburger Software: GoBD 2025 und E-Rechnung – Neue Pflichten und Erleichterungen
Weiterführend auf tax-tech.de
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tax-tech.de: E-Rechnung ab 1.1.25 Pflicht – Leitfaden zur effizienten Umstellung [interner Verweis prüfen und verlinken]
