Mit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zur obligatorischen Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich ab 2025 erhoffte sich die Praxis Erläuterungen und Handreichungen. Leider wurden die Erwartungen nur teilweise erfüllt, auch blieben bestehende Fragen unbeantwortet. Nunmehr erschien am 25.06.2025[1] ein Entwurf mit dem Titel „Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses“. Dieser Beitrag soll im Überblick die wesentlichen Entwicklungen und Änderungen in Kurzform darstellen.
1. Entwicklung und Fahrplan
Die obligatorische Verwendung der E-Rechnung betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (inländische B2B-Umsätze). Davon ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die
a) nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind,
b) sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und
c) Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Die Entgegennahme einer E-Rechnung ist im inländischen B2B-Bereich für Umsätze und Rechnungslegung nach dem 31.12.2024 verpflichtend. Für den debitorischen Bereich gibt es Übergangsregelungen.
Mit der Einführung der (inländischen) E-Rechnung 2025 ist der erste Schritt zur Umsetzung des Drei-Stufen-Plans erfolgt.
Der Drei-Stufen-Plan:
1. Stufe:
- Einführung der E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich ab 01.01.2025
- Es bestehen Befreiungs- und Übergangsregelungen
- Übermittlung z. B. per E-Mail-Anhang, aber einheitliches Format der E-Rechnung
- Bilaterale Vereinbarungen zur Verschlüsselung der Rechnungsdaten sind möglich
2. Stufe:
- Einführung eines Meldesystems (Y-Modell) im inländischen B2B-Bereich
- Der Rechnungsaustausch, wie auch die Rechnungsberichtigung müssen standardisiert (Datensatz) erfolgen
- Bilaterale Verschlüsselungen sind dann nicht (mehr) möglich
- Einführungszeitpunkt für 2030 geplant
3. Stufe:
- EU-weites E-Rechnungsaustauschverfahren ab 01.07.2030
- Wegfall der Sammelrechnungen
- Wegfall der Zusammenfassenden Meldungen.
- Die Bankverbindungsdaten werden Pflichtbestandteil einer E-Rechnung
Bei der E-Rechnung handelt es sich um einen strukturierten Datensatz, der maschinell auswertbar sein muss. Ab dem Jahr 2025 bedeutet Lesbarkeit, dass die Rechnung maschinell lesbar sein muss. Somit entfällt die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments. Die Norm EN 16931 erfüllt diese Vorgaben.[2] Eine solche Datei kann wiederum bei Bedarf durch ein Visualisierungstool menschenlesbar angezeigt werden. Die zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments ist nicht erforderlich, kann aber optional erfolgen, z. B. beim ZUGFeRD-Format.
2. Geplante Änderungen zum BMF-Schreiben vom 15.10.2025
2.1. Rechnungstellung
Im BMF-Schreiben wird klargestellt, dass alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich zum Empfang von E-Rechnungen, auch ohne deren Zustimmung, verpflichtet sind. Daraus leitet sich die Verpflichtung zur E-Rechnungstellung ab. Sie gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger oder die -empfängerin ein Kleinunternehmen, Land- und Forstwirtschaftsbetrieb oder ein Unternehmen mit steuerfreien Umsätzen ist. Somit ist z. B. der „private“ Vermieter zur E-Rechnungsannahme verpflichtet, da er Unternehmer i. S. d. § 2 UStG ist.
2.2. Empfang von E-Rechnungen
Bei einem Empfang mittels E-Mail ist lt. BMF-Schreiben kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich. Ist ein Unternehmen technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung empfangen zu können, bzw. verweigert es die Annahme, hat es kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall sollte der leistende Unternehmer oder die Unternehmerin in der Übergangsregelung bis grds. 2026 eine sonstige Rechnung an den Leistungsempfänger versenden, um diesen in Verzug setzen zu können. Wie dies nach 2026 geschehen kann und darf lässt auch der Entwurf offen. Ab 2026 darf eine sonstige Rechnung nicht versendet werden, es wäre ein Bußgeld nach § 26a UStG denkbar, aber ohne Rechnung kann der Leistungsempfänger nicht in Verzug gesetzt werden. Eine Lösung wird seitens des BMF nicht angeboten.
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2.3. Rechnungsformate
Das Format einer E-Rechnung muss gewährleisten, dass die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt und elektronisch weiterverarbeitet werden können. Anderenfalls handelt es sich nicht um ein umsatzsteuerrechtlich zulässiges Format. Die Verwendung von Rechnungsformaten, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, ist immer zulässig. Die Verwendung elektronischer Rechnungsformate ist nicht auf nationale Formate beschränkt, sofern diese der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Für die Ausstellung einer E-Rechnung kommt insoweit auch eine Verwendung von weiteren europäischen Rechnungsformaten nach dem vorbezeichneten Standard in Betracht. Welches – zulässige – Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist.
2.4. Rechnungspflichtangaben
Verträge können beispielsweise als Rechnung angesehen werden, wenn sie die nach §§ 14, 14a UStG erforderlichen Angaben enthalten. In diesen Fällen ist zwischen der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung und der Möglichkeit zur Ausstellung einer sonstigen Rechnung zu unterscheiden. Besteht eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung, kann der zugrundeliegende Vertrag als ergänzende Angabe in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden, da die im Vertrag fehlenden Angaben in anderen Unterlagen enthalten sind, auf die im Vertrag hinzuweisen ist (vgl. § 31 Abs. 1 UStDV). Dabei ist zu beachten, dass die Pflichtangaben der Rechnung weder durch Verweise noch durch Links ersetzt werden, sondern diese müssen vollständig im strukturierten Datensatz der Rechnung enthalten sein.
Ergänzende Angaben können jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z. B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei). Ein enthaltener Link erfüllt weder die Voraussetzungen nach § 14 Abs. 1 S. 3 UStG noch nach § 31 Abs. 1 UStDV.
Es wird auch darauf hingewiesen klargestellt, dass bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD künftig stets der strukturierte XML-Teil Vorrang vor dem PDF-Bildteil hat.
2.5. Änderung der Bemessungsgrundlage
Mindert sich nach Rechnungsausstellung die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG aufgrund des in der Bauwirtschaft häufig anzutreffenden Falles von Unstimmigkeiten über die Höhe des abgerechneten Entgelts (z. B. Mängelrügen hinsichtlich der Bauausführung), ist eine Rechnungsberichtigung nicht erforderlich. Es wird im Schreiben klargestellt, dass Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt (z. B. relevante Aufmaßänderungen) hingegen keine bloße Änderung der Bemessungsgrundlage darstellen und damit erfordert dies grundsätzlich eine Rechnungsberichtigung hinsichtlich der Leistungsbeschreibung.
2.6. Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug
Entspricht eine Rechnung (der Datensatz) nicht den Vorgaben, so handelt es sich um eine sonstige Rechnung. Das kann auch durch Formatfehler passieren. Mit der Folge der Nichterfüllung der Anforderungen an eine ordnungsgemäße E-Rechnung, ist der Vorsteuerabzug ist (nach der Übergangsregelung) grundsätzlich ausgeschlossen. Eine fehlerhafte Rechnung kann nachträglich durch die Ausstellung einer ordnungsgemäßen E-Rechnung berichtigt werden. Es bestehen im Rahmen der Übergangsregelungen jedoch eine Sonderregelung. Liegt der Fehler ausschließlich im Format der Rechnung, führt dies nicht automatisch zur Versagung des Vorsteuerabzugs, sofern der Empfänger davon ausgehen durfte, dass der Aussteller die Übergangsregelungen anwenden darf, also mit einer sonstigen Rechnung abgerechnet hat.
2.7. Revisionssicherheit und Archivierung
Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt, dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems kein Verstoß gegen § 14b Absatz 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts im Sinne von § 14 Abs. 3 UStG vorliegt.
Ergänzungen finden sich im Änderungsschreiben zu den GoBD vom 14.07.2025.[3] Darin heißt es, dass es bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 S. 3 und 6 UStG ausreichend ist, wenn nur der strukturierte Teil aufbewahrt wird und die weiteren Anforderungen des GoBD-Schreibens erfüllt werden. Eine Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer hybriden E-Rechnung (z. B. des PDF-Teils einer ZUGFeRD-Rechnung) ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke).
Die endgültige Veröffentlichung des BMF-Schreibens ist für das IV. Quartal 2025 geplant. Über weitere Entwicklungen werden wir an dieser Stelle berichten.
[1] GZ: III C 2 - S 7287-a/00019/007/230
[2] Somit entsprechen z. B. die Formate tif, pdf, doc oder xls nicht den E-Rechnungsvorgaben sondern gelten als sog. Sonstige Rechnungen.
[3] GZ: IV D 2 - S 0316/00128/005/088, DOK: COO.7005.100.2.12452742
Dirk J. Lamprecht leitet seit dem Jahr 2004 die Steuerrechtsabteilung in einer Göttinger Anwalts- und Steuerkanzlei. Von 1999 bis 2014 war er Lehrbeauftragter der Hochschule Nordhessen und der Hochschule Bremen. Weiterhin ist er als Dozent und Prüfer im Rahmen der IHK-Prüfung zum Bilanzbuchhalter bzw. zur Bilanzbuchhalterin sowie als Herausgeber und Autor tätig.
