Von Fabian Wallrapp
Das Wachstumschancengesetz, dem der Bundesrat nach einem Vermittlungsverfahren am 22.03.2024 zugestimmt hat, enthält umsatzsteuerrechtliche Bestimmungen zur verpflichtenden E-Rechnung. Die Umsetzung beschränkt sich dabei nur auf den B2B-Bereich, betrifft daher nur Leistungen zwischen Unternehmen. Im folgenden Artikel erhalten Sie einen Überblick über die neuen Regelungen zur E-Rechnung.
Neue Begriffsdefinitionen
Ab dem 1.1.2025 wird zwischen elektronischer Rechnung (in der Gesetzesbegründung als E-Rechnung bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Eine elektronische Rechnung ist demnach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm (EN 16931) für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen.
Unter den Begriff sonstige Rechnungen fallen Papier- und per Mail versandte PDF-Rechnungen. Diese gelten ab 1.1.2025 nicht mehr als E-Rechnung und dürfen nur noch bis 31.12.2026 als sonstige Rechnung versendet werden.
Strukturierte elektronische Formate
Das hybride ZUGFeRD-Format (Kombination aus einem PDF-Dokument und eingebetteter XML-Datei) oder die XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits verwendet wird, stellen die Formatanforderungen dar. Allerdings können auch andere Rechnungsformate den Anforderungen genügen. Wichtig hierbei ist, dass bei hybriden Formaten der strukturierte Teil immer der führende sein muss.
Auch im weithin bekannten und genutzten EDI-Verfahren konnte man sich einigen: mit Zustimmung des Empfängers/der Empfängerin können auch weiterhin in einem gemeinsam vereinbarten Format Rechnungen ausgetauscht werden. Voraussetzung dafür ist, dass sich die nach dem UstG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, welches der europäischen Norm (EN 16931) entspricht.
Verpflichtung für Rechnungsempfänger:innen
Grundsätzlich gilt die E-Rechnungsverpflichtung ab 1.1.2025. Aus diesem Grund müssen alle inländischen Rechnungsempfänger:innen bereits ab Anfang 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen in den gängigen Formaten empfangen und verarbeiten zu können.
Durch die Änderungen, die sich durch das Wachstumschancengesetz ergeben, ist die elektronische Rechnungsstellung nicht mehr an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers/der Rechnungsempfängerin geknüpft. Diese ist, wie oben beschrieben, nur noch bei Abweichungen von der Norm notwendig.
Wichtig: Die E-Rechnung muss zusätzlich zur korrekten Verarbeitung auch im strukturierten Format archiviert werden.
Übrigens: Der Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen ist in der neuen gesetzlichen Regelung nicht festgelegt worden. Man geht daher davon aus, dass erstmal viele Dokumente weiterhin per E-Mail versendet werden.
Verpflichtung für Rechnungsversender:innen
Der Gesetzgeber hat Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen, da ein hoher Umsetzungsaufwand erwartet wird. Die Übergangsfristen wurden dabei in der vom Bundestag verabschiedeten Gesetzesfassung nochmals angepasst:
- Bis 31.12.2026: Alle Unternehmen können E-Rechnungen sowie Papierrechnungen versenden. Andere elektronische Rechnungsformate dürfen (wie bislang) nur nach Zustimmung des Empfängers/der Empfängerin versendet werden.
- Ab 1.1.2027: Alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden. Für Unternehmen mit einem niedrigeren Umsatz bleiben die Sonderregelungen für 2025 und 2026 (s. o.) weiterhin bestehen.
- Ab 1.1.2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden.
Ausnahmen von der Verpflichtung
Kleinbetragsrechnungen mit einem Bruttobetrag von weniger als 250 Euro sowie Fahrausweise gelten weiterhin als sonstige Rechnungen und sind daher von der E-Rechnungsverpflichtung ausgenommen. Diese können weiterhin als PDF-Dokument oder in Papierform versendet werden.
Fazit und Ausblick
Die Verpflichtung zum Empfang und Versand der E-Rechnung sollte man zum Anlass nehmen, Prozesse rechtzeitig zu digitalisieren und zu optimieren. Die Gestaltung neuer Prozesse ist immer eine Herausforderung und nimmt Zeit und Ressourcen in Anspruch.
Im ersten Schritt sollte man die Empfangsbereitschaft für die Verarbeitung von E-Rechnungen herstellen, sodass man in der Lage ist diese zu empfangen, weiterzuverarbeiten und zu archivieren. Wie viele Unternehmen tatsächlich ab 1.1.2025 E-Rechnungen versenden werden, bleibt jedoch fraglich.
Mit folgenden Softwarelösungen ist es bereits jetzt möglich, E-Rechnungen zu empfangen, weiterzuverarbeiten und zu archivieren:
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Mit unserer E-Broschüre als Leitfaden gelingt Ihnen die erfolgreiche Implementierung der E-Rechnung in Ihrer Steuerkanzlei
Fabian Wallrapp ist Product Management Associate Director bei Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland.
