Ihre Mandantschaft muss E-Rechnungen längst empfangen können – auch Kleinunternehmer, Vermieter und Ärzte. Wie weit Ihre Hinweispflicht dabei reicht, hängt vom Mandat ab. Dieser Beitrag ordnet die Pflichten des Mandanten, zeigt die Grenzen Ihres Mandats und benennt, welche Leistungen Sie gesondert abrechnen können.
Stand: September 2026. Der Beitrag unterscheidet zwischen Gesetzeswortlaut, Verwaltungsauffassung des BMF, berufsständischer Empfehlung und redaktioneller Einschätzung.
Die eigene Umstellung haben viele Kanzleien abgeschlossen; die Einzelheiten stehen in Teil 1 dieser Reihe. Hier geht es um die Mandantenseite: wer betroffen ist, wie weit Ihr Mandat reicht, was Sie berechnen können.
Welche Mandanten betroffen sind – und ab wann
Für inländische Unternehmer besteht seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich eine Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen – ohne Umsatzgrenze und ohne branchenbezogene Ausnahme. Nichtunternehmer sind nicht erfasst. Unternehmer ist nach § 2 UStG, wer selbständig eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausübt. Dass auch Wohnungsvermieter, Kleinunternehmer und Ärzte insoweit dazugehören, beruht auf Verwaltungsinformation des BMF – hier liegt die größte Beratungslücke.
| Mandantentyp | Empfangsbereitschaft | Ausstellung | Ebene |
| Regelbesteuerter Unternehmer | ja | gestaffelt nach Vorjahresumsatz | Gesetz |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | ja | sonstige Rechnung stets zulässig (§ 34a Satz 3 UStDV) | Gesetz, Verordnung |
| Unternehmer mit nur steuerfreien Umsätzen (Vermieter, Ärzte) | ja | für Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG keine Pflicht | Gesetz, Einordnung BMF-FAQ |
| Vermieter mit Option nach § 9 UStG | ja | gestaffelt | Gesetz |
| Juristische Person ohne Unternehmereigenschaft | keine eigene Empfangspflicht | Rechnung kann nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG geschuldet sein, nicht aber als E-Rechnung | Gesetz |
Soweit eine E-Rechnung geschuldet ist, kann der Empfänger ihre Übermittlung nicht generell durch das Verlangen einer Papierrechnung ersetzen. Während einer anwendbaren Übergangsfrist darf der Aussteller jedoch weiterhin Papier- oder, mit Zustimmung des Empfängers, sonstige elektronische Rechnungen verwenden. Eine dann zulässige sonstige Rechnung ist nicht allein deshalb fehlerhaft, weil sie keine E-Rechnung ist.
Der Vorsteuerabzug setzt grundsätzlich eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus. Nach Ablauf einer einschlägigen Übergangsfrist kann eine geschuldete, aber nicht als E-Rechnung ausgestellte Rechnung ihn gefährden; innerhalb der Übergangsfristen bleibt eine zulässige sonstige Rechnung ordnungsgemäß.
Für die Ausstellungspflicht zählt der Vorjahresumsatz (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG in Verbindung mit § 19 Abs. 2 UStG). Für Umsätze des Jahres 2027 ist der Gesamtumsatz 2026 maßgeblich: Beträgt er höchstens 800.000 Euro, kann bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin eine sonstige Rechnung verwendet werden. Wird sie überschritten, ist ab dem 1. Januar 2027 eine E-Rechnung grundsätzlich erforderlich, soweit der Umsatz sachlich und persönlich erfasst ist. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das auch für die übrigen erfassten B2B-Umsätze. Nicht EN-16931-konforme EDI-Verfahren dürfen nach § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG bis Ende 2027 genutzt werden.
Drei Zahlen werden verwechselt: Die 800.000 Euro entscheiden über das Startjahr. Die 25.000 und 100.000 Euro des § 19 Abs. 1 UStG bestimmen den Kleinunternehmerstatus; Kleinunternehmer dürfen Rechnungen über ihre steuerfreien Umsätze stets als sonstige Rechnungen übermitteln (§ 34a Satz 3 UStDV), die Empfangsbereitschaft bleibt unberührt. Die 250 Euro markieren die Kleinbetragsrechnung nach § 33 Satz 1 UStDV; sie kann nach § 33 Satz 4 UStDV stets als sonstige Rechnung übermittelt werden, die Ausnahmen des § 33 Satz 3 UStDV bleiben zu beachten.
Nach Verwaltungsauffassung des BMF ist bei umsatzsteuerlicher Organschaft auf den Gesamtumsatz des gesamten Organkreises abzustellen; bei Abrechnung mittels Gutschrift ist nach dieser Verwaltungsauffassung der Gesamtumsatz des Gutschriftausstellers maßgeblich.
Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung nach § 24 UStG unterliegen, sind nicht allein deshalb ausgenommen: Die gesetzliche Ausnahme des § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG betrifft die steuerfreien Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, nicht solche nach § 24 UStG. Nach der Verwaltungsauffassung ist daher bei im Übrigen erfüllten Voraussetzungen auch hier eine E-Rechnung auszustellen.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes gilt ein eigenständiges B2G-Regime nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV), mit einer Ausnahme für Direktaufträge bis 1.000 Euro und einem portalgestützten Übermittlungsweg. Ob sie im Einzelfall gilt, ist getrennt von der umsatzsteuerlichen Pflicht zu prüfen.
Müssen Sie ungefragt hinweisen?
Eine höchstrichterliche Entscheidung, die speziell eine ungefragte Hinweispflicht zur E-Rechnung konkretisiert, konnte im Rahmen dieser Recherche nicht verifiziert werden. Ihre Reichweite hängt insbesondere vom Mandatsumfang, einem etwaigen Dauermandat, der Erkennbarkeit des Risikos und den Umständen des Einzelfalls ab.
Berufsständische Materialien der Bundessteuerberaterkammer enthalten Hinweise zur Abgrenzung nicht beauftragter Prüfpflichten im digitalen Aufbewahrungskontext und zur vertraglichen Zuordnung von Aufgaben rund um digitale Unterlagen. Sie ersetzen keine Haftungsentscheidung, sprechen aber für klare Mandatsabgrenzung und nachvollziehbare Dokumentation.
Praktisch ist ein dokumentierter Hinweis auf Empfangsbereitschaft, Ausstellungspflichten, Archivierung und Zuständigkeiten regelmäßig der risikoärmere Weg. Eine generelle, vom Mandatsumfang unabhängige Pflicht zur umfassenden Prozess- oder IT-Beratung folgt daraus jedoch nicht.
Organisatorisch hilft: Mandatsumfang schriftlich definieren, Hinweise dokumentieren, die Haftungsbegrenzung nach § 67a StBerG prüfen und mit dem Versicherer klären, ob die Berufshaftpflicht Prozess- und IT-Beratung deckt.
Was Sie für die Beratung berechnen dürfen
Nach dem Leitfaden Honorarmanagement der Bundessteuerberaterkammer (Stand Juni 2025) können Beratungsleistungen zur Einführung der E-Rechnung, zur Verfahrensdokumentation und zum ersetzenden Scannen als Sonderarbeiten nach § 33 Abs. 7 StBVV mit der Zeitgebühr abgerechnet werden. Die Abrechnung hängt vom vereinbarten Leistungsumfang, der tatsächlichen Tätigkeit und gegebenenfalls einer Vergütungsvereinbarung ab.
E-Rechnungsberatung ist damit nicht automatisch durch die laufende Buchführungsgebühr abgegolten. Für gesondert beauftragte Beratungs- und Umsetzungsleistungen kommt eine Abrechnung als Sonderarbeit in Betracht; für Nachweiszwecke empfiehlt der Leitfaden eine detaillierte Leistungserfassung mit Zeitumfang, Bearbeitername und Tätigkeitsbeschreibung.
Berufsrechtlich ist zu differenzieren: Je nach Leistungsinhalt kann E-Rechnungsberatung originäre steuerberatende Tätigkeit oder wirtschaftsberatende vereinbare Tätigkeit nach § 57 Abs. 3 StBerG sein. Pflichtenanalyse und Beratung zur Rechnungsausstellung sind regelmäßig steuerberatungsnah; rein technische Prozess- oder Softwareberatung kann wirtschaftsberatenden Charakter haben.
Was beim Mandanten bleibt: Archivierung und Fristen
Die gesetzliche Verantwortung für die Aufbewahrung bleibt beim Unternehmer (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 AO); die Aufbewahrung selbst kann an die Kanzlei oder einen Dienstleister ausgelagert werden. Entscheidend ist, dass der strukturierte Teil der E-Rechnung unverändert in ursprünglicher Form, lesbar und maschinell auswertbar erhalten bleibt. Mandat, Zugriffsrechte, Herausgabe bei Mandatsende und Verantwortlichkeiten sollten schriftlich geregelt werden.
Nach der BMF-FAQ begründet die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems allein regelmäßig keinen Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG und die Unversehrtheit der Rechnung; von den übrigen Anforderungen an Aufbewahrung und Datenzugriff befreit das nicht. Für die Dokumentation der eingerichteten Prozesse ist der Unternehmer verantwortlich; die Kanzlei kann eine Verfahrensdokumentation gesondert übernehmen, Umfang und Verantwortlichkeiten sind zu vereinbaren.
Für Rechnungen gilt nach § 14b Abs. 1 UStG grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO gelten acht Jahre für Buchungsbelege im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO. Zehn Jahre sieht dieselbe Vorschrift weiterhin vor für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen. Nach Satz 5 läuft die Frist zudem nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Eine Checkliste zur Mandantenansprache und eine Übersicht typischer Fehler im Belegfluss stellen wir zum Herunterladen bereit.
Fazit: Eine Anforderung für alle, eine Frage des Mandats, ein abrechenbares Feld
Erstens: Die Empfangsbereitschaft betrifft jeden Mandanten mit Unternehmereigenschaft, auch die, die selbst nie ausstellen müssen. Wer seinen Mandantenstamm nicht danach durchgesehen hat, hat die größte Lücke vor sich.
Zweitens: Wie weit eine ungefragte Hinweispflicht reicht, hängt vom Mandatsumfang und vom Einzelfall ab. Ein dokumentierter Hinweis ist der risikoärmere Weg.
Drittens: Die Leistung ist honorierbar. Für gesondert beauftragte Beratung kommt nach dem BStBK-Leitfaden eine Abrechnung als Sonderarbeit nach § 33 Abs. 7 StBVV in Betracht.
Unsere redaktionelle Einschätzung: Die Pflichten des Mandanten lassen sich am Gesetz und an der Verwaltungsauffassung gut nachvollziehen; für die Reichweite der eigenen Beratungspflichten gilt das nicht. Das verschiebt das Gewicht zur Organisation: klare Mandatsabgrenzung, dokumentierte Hinweise, vereinbarte Zuständigkeiten.
Quellen und Stand
Stand der Recherche: September 2026. Rechtslage und Verwaltungsauffassung können sich ändern; im Zweifel gilt die Primärquelle.
Gesetz und Verordnung
- Umsatzsteuergesetz: §§ 2, 9, 14, 14b, 14c, 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1, 19, 24, 27 Abs. 38 – gesetze-im-internet.de/ustg_1980/
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung: § 33, § 34a – gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/
- Abgabenordnung: § 147 – gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
- Steuerberatungsgesetz: §§ 57, 67a – gesetze-im-internet.de/stberg/
- Steuerberatervergütungsverordnung: § 33 – gesetze-im-internet.de/stbgebv/__33.html
- E-Rechnungsverordnung des Bundes: §§ 1, 3, 11 – gesetze-im-internet.de/erechv/
Verwaltungsauffassung
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025, GZ III C 2 – S 7287-a/00019/007/243, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung
- BMF: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025
Berufsständische Quellen
- Bundessteuerberaterkammer: Leitfaden Honorarmanagement, Stand Juni 2025
- Bundessteuerberaterkammer: FAQ zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung, Stand 3.3.2026
- Bundessteuerberaterkammer: FAQ zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung, Stand 19.3.2026
- Teil 1 dieser Reihe auf tax-tech.de [interner Verweis prüfen: URL beim Einpflegen ergänzen]
Hinweis zur Methodik
Die Darstellung folgt einer festen Quellenhierarchie: Gesetz und Verordnung vor Verwaltungsauffassung, diese vor berufsständischen Empfehlungen. Aussagen, die nur auf Verwaltungsauffassung oder auf einer Empfehlung der Bundessteuerberaterkammer beruhen, sind als solche gekennzeichnet und nicht als gesicherte Rechtslage dargestellt. Wo eine Feststellung im Rahmen dieser Recherche nicht am Originaldokument verifiziert werden konnte, ist das im Text vermerkt. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung dar.
