Die FiBu ist total digital – was nun? So nutzen Sie Ihre Effizienzgewinne richtig

Von Angela Hamatschek

Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung galt lange als Meilenstein – für viele Kanzleien ist oder war sie ein Kraftakt. Heute, im Jahr 2025, sind viele über diesen Punkt hinaus: Die Buchhaltung läuft digital, wird jetzt noch mehr automatisiert, und bekommt durch KI-Unterstützung zusätzliche Dynamik. Die Belege kommen strukturiert, die Bankdaten landen automatisch im System, und die Prozesse wurden auf Effizienz getrimmt.

Doch mit dem Erreichen dieses Etappenziels stellen sich neue Fragen: Was fangen wir mit der gewonnenen Zeit an? Wie nutzen wir die neuen Möglichkeiten – jenseits von Technik und Tools?

Ein Tipp gleich zum Einstieg, für Kanzleien die bereits digitalisiert sind:

Wissen Sie eigentlich, wie viel Zeit jede:r Einzelne in den letzten drei Jahren ganz konkret pro Mandant oder im Arbeitsalltag durch Digitalisierung gespart hat? Lassen Sie doch mal jeden Mitarbeitenden für sich einen tatsächlichen oder gefühlten Wert auf ein Post-It notieren. Dann hängen sie die Post-It an die (digitale) Pinnwand und diskutieren darüber, wofür die eingesparten Zeiten jetzt verwendet werden.

Wer sich traut, kann versuchen, die Zeiterfassung der letzten drei Jahre mit Hilfe von KI auszuwerten – natürlich anonymisiert. Falls Ihre Kanzleisoftware diese Auswertung hergibt, umso beser. Für alle anderen ist es eine charmante Aufgabe für eine KI: einfach die Daten hochladen und prompten:

Wie viel Prozent weniger Zeit benötigen wir heute als Kanzlei für die Bearbeitung der Finanzbuchhaltung im Vergleich zu vor drei Jahren?

Wenn das klappt, ist der Beweis für den Effizienzgewinn schwarz auf weiß – oder zumindest hübsch visualisiert. Der Profi-Prompt könnte so lauten:

Analysiere die folgenden anonymisierten Zeiterfassungsdaten der letzten drei Jahre. Untersuche bitte, wie sich die aufgewendete Zeit für die Bearbeitung der Finanzbuchhaltung im Zeitverlauf verändert hat. Gib an, ob sich eine signifikante Zeitersparnis erkennen lässt – und falls ja, wie hoch diese in Prozent ausfällt. Fasse die Ergebnisse in einem kurzen, verständlichen Bericht mit einem klaren Fazit zusammen.

Von A wie Aufhören zu arbeiten bis Z wie Zusatzleistungen anbieten

Lassen Sie uns einen kleinen gedanklichen Spaziergang machen: Was könnten Kanzleien mit der gewonnenen Zeit alles anstellen?

• A wie Aufhören zu arbeiten: Natürlich nicht im wörtlichen Sinne. Aber vielleicht ist jetzt der Moment, sich von ineffizienten Gewohnheiten zu verabschieden. Nutzen Sie auf jeden Fall die Zeit, um Ihre Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Nicht jeder Arbeitsschritt der bei Pendelordner und Papier Sinn gemacht hat, ist für digitale Belegverarbeitung erforderlich.
• F wie Fortbildung: Wenn repetitive Aufgaben wegfallen, wird Raum für persönliche Weiterentwicklung frei. Eine Kanzlei in Köln hat beispielsweise jeden zweiten Freitag als „Zukunftstag“ eingeführt – für Workshops, E-Learnings oder Team-Retreats.
• F wie Freiwilligen-Tage: Ein Freitag pro Quartal steht für soziales Engagement zur Verfügung. Gemeinsam hat beispielsweise das Team einer Kanzlei beim Aufforsten des Stadtwaldes geholfen – und dabei echtes Teamgefühl erlebt.
• K wie Kündigen: Manche Mandate passen einfach nicht (mehr). Digitalisierung schafft Freiraum, selektiver zu arbeiten – und mit klarem Kanzleimarketing (zweites K!) gezielt Wunschmandanten anzusprechen. Eine Kanzlei etwa nutzt einen Online-Fragebogen zur Vorqualifikation.
• P wie Projektarbeit: Jedes Jahr ein Motto – das bringt Fokus und Wandel in Bewegung. Eine Kanzlei hat sich das Thema Nachhaltigkeit vorgenommen und ihren eigenen ökologischen Fußabdruck analysiert – vom Papierverbrauch bis zum Arbeitsweg. Daraus entstand nicht nur ein Bewusstsein im Team, sondern auch ein neues Geschäftsmodell: Beratung zu ESG-Kriterien und ESC-Reporting für KMU. Was als internes Projekt begann, wurde zur echten Positionierungschance.
• R wie Ruhezeiten: Weniger Zeitdruck heißt nicht automatisch weniger Arbeit – aber vielleicht eine neue Taktung. Wer heute nicht mehr alles gleichzeitig machen muss, kann fokussierter und entspannter arbeiten. Eine Kanzlei hat ihre Mandanten aktiv über ihre Fokuszeiten informiert und aufgezeigt, dass die „Nicht-Erreichbarkeit“ zum Vorteil für den Mandanten ist: denn konzentriert abarbeiten, heißt auch weniger Fehler und mehr Zeit für Gestaltungsberatung.
• Tools testen: Laufend kommen neue Tools auf den Markt, vorhandene werden verbessert. Gönnen Sie sich und Ihren Mitarbeitenden einmal im Monat Zeit, um sich Produktdemos zeigen zu lassen, neue Tools zu testen und natürlich die neuesten Funktionen vorhandener Tools auszuprobieren. Und mindestens einmal im Jahr lohnt sich ein Betriebsausflug zu einer der Expos für Steuerberater.
• Z wie Zusatzleistungen: Von der Einführung monatlicher BWA-Gespräche bis zur Beratung bei der eigenen Mandanten-Digitalisierung – jetzt ist Platz für Angebote, die echten Mehrwert schaffen und zum Start natürlich Zeit für Fortbildung benötigen.

Und zum Abschluss ein praktischer Tipp: Laden Sie Ihr Team zu einem kreativen Workshop ein – mit der Aufgabe, für jeden Buchstaben von A bis Z eine Idee zu entwickeln. So entsteht nicht nur ein Schatz an Inspirationen, sondern auch echte Identifikation mit dem Projekt „Digitalisierung & darüber hinaus“.

Effizienzgewinne bewusst nutzen

In der Praxis zeigt sich oft ein paradoxer Effekt: Obwohl Prozesse verschlankt wurden, bleibt der Kalender voll. Warum? Weil frei gewordene Zeit meist nicht aktiv gestaltet, sondern passiv absorbiert wird. Die klassische „Leerzeit“ wird zum „Mehrgeschäft“ – ohne Ziel, ohne Struktur.

Was dagegen hilft: eine bewusste Planung der Zeitverwendung.