Stand: Juni 2026. Dieser Überblick ordnet die aktuelle Toollandschaft für Steuerkanzleien nach Einsatzfeldern, trennt gesicherte Funktionen von Anbieterversprechen und fasst die berufs-und datenschutzrechtlichen Leitplanken zusammen.
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Steuerkanzleien ist kein Zukunftsthema mehr, sondern Teil des Arbeitsalltags. KI-gestützte Systeme buchen Belege vor, durchsuchen Kommentarliteratur, entwerfen Einspruchsbegründungen und formulieren Mandantenschreiben. Gleichzeitig ist der Markt unübersichtlich geworden: Neben spezialisierten Steuer- und Buchhaltungslösungen drängen allgemeine KI-Systeme wie ChatGPT, Claude, Microsoft 365 Copilot oder Perplexity in die Kanzleien – häufig ohne dass klar geregelt ist, wer sie wofür und mit welchen Daten nutzt.
Für Kanzleien ist deshalb weniger die Frage interessant, welches Tool „das beste" ist. Wichtiger ist, welches KI-Tool zu welcher Kanzlei, zu welcher Aufgabe und zu welchem rechtlichen Rahmen passt. Genau dabei soll diese Beitragsreihe helfen. Im ersten Teil konzentrieren wir uns auf KI-Tools und Funktionen für die Buchhaltung und Belegverarbeitung.
Eine Vorbemerkung zur Einordnung: Nicht alles, was als „KI" vermarktet wird, ist dasselbe. In der Belegverarbeitung steckt hinter dem Etikett meist eine Kombination aus Texterkennung (OCR) und lernender Mustererkennung – also ein eng umrissenes, gut beherrschbares Verfahren. In der fachlichen Recherche und bei den allgemeinen Assistenten geht es dagegen um generative Sprachmodelle (Large Language Models), die Texte frei erzeugen und dabei auch frei irren können. Diese beiden Welten haben unterschiedliche Stärken, Grenzen und Risiken. Wir trennen sie deshalb im Folgenden bewusst.
Was Steuerkanzleien vor dem KI-Einsatz wissen sollten
Bevor eine Kanzlei ein KI-Tool produktiv einführt, sollten nicht nur Funktionsumfang und Bedienkomfort geprüft werden. Mindestens ebenso wichtig sind Verschwiegenheit, Datenschutz, Berufsrecht und die technische Einbindung. Anders als bei vielen anderen Branchen ist die Verschwiegenheit hier nicht nur eine vertragliche, sondern eine strafbewehrte Berufspflicht.
Verschwiegenheit ist mehr als Datenschutz
Steuerberaterinnen und Steuerberater unterliegen der Verschwiegenheitspflicht nach § 57 Abs. 1 StBerG (ergänzt durch § 5 BOStB), deren Verletzung über § 203 StGB strafbar ist. Diese Pflicht reicht weiter als das Datenschutzrecht: Sie schützt nicht nur personenbezogene Daten, sondern grundsätzlich alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist – einschließlich der bloßen Tatsache, dass ein Mandatsverhältnis besteht. Geschützt sind dabei auch Informationen über Mandanten, die keine natürlichen Personen sind, etwa Kapitalgesellschaften. Genau hier liegt ein häufiges Missverständnis.
Der vermutlich wichtigste Punkt für die Tool-Auswahl: Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) nach Art. 28 DSGVO allein genügt für Berufsgeheimnisträger nicht. Die DSGVO und § 203 StGB schützen unterschiedliche Rechtsgüter.
Wer Mandantendaten an einen externen KI-Dienstleister gibt, muss diesen nach § 62a StBerG zusätzlich in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten und über die Strafbarkeit einer Pflichtverletzung belehren; setzt der Anbieter seinerseits Subunternehmer ein (etwa eine Cloud-Infrastruktur wie Microsoft Azure oder AWS), müssen auch diese entsprechend verpflichtet werden. Unterbleibt das, kann sich der Steuerberater selbst strafbar machen. Wer also bei einem KI-Tool nur prüft, ob es „DSGVO-konform" ist und eine AVV anbietet, prüft nur die halbe Miete. Die zweite Frage – existiert eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG / § 203 StGB? – wird in der Praxis oft übersehen.
Die Alternative zur vertraglichen Absicherung ist, gar keine identifizierenden Daten einzugeben: Mandatsbezogene Inhalte werden vor der Nutzung anonymisiert oder pseudonymisiert. Hier ist allerdings Vorsicht geboten. Sowohl die Bundessteuerberaterkammer als auch der Deutsche Steuerberaterverband weisen darauf hin, dass auch scheinbar abstrahierte Inhalte Rückschlüsse auf konkrete Mandate zulassen können – eine ungewöhnliche Branche plus eine markante Kennzahl plus eine Region kann schon ausreichen. Pseudonymisierung ist deshalb gerade bei offenen Systemen kein Freibrief.
Was Kammer und Verband empfehlen
Zur Orientierung gibt es inzwischen zwei wichtige berufsständische Dokumente. Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) hat am 11. Februar 2026 einen FAQ-Katalog „KI im steuerberatenden Berufsstand" veröffentlicht (die Antworten beruhen auf dem Rechtsstand Juli 2025). Sie positioniert KI darin ausdrücklich als Werkzeug und „Sparringspartner", nicht als Ersatz fachlicher Expertise: Entscheidungen und die Verantwortung für die Ergebnisse bleiben beim Berufsträger. Eine gesetzliche Pflicht, KI zu nutzen oder einen KI-Beauftragten zu bestellen, besteht nicht; die Kammer empfiehlt aber nachdrücklich, einen internen Ansprechpartner zu benennen und ein KI-Verzeichnis als Governance-Werkzeug zu führen.
Ergänzend stellt der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) eine Muster-KI-Anwendungsrichtlinie bereit, die Kanzleien als Vorlage für eigene Regeln dienen kann. Kernaussage auch hier: Die Verschwiegenheitspflicht bleibt durch den KI-Einsatz uneingeschränkt bestehen, mandatsbezogene Daten dürfen nur in freigegebenen Systemen verarbeitet werden, und ohne AVV gehören ausschließlich anonymisierte oder nicht identifizierbare Inhalte in externe Systeme. Beide Dokumente begründen keine neue Rechtslage – sie machen geltendes Recht praxistauglich. Verschwiegenheit nach § 57 StBerG und KI-Kompetenz nach der KI-Verordnung gelten unabhängig davon, ob eine Kanzlei die Papiere kennt.
KI-Kompetenz, GoBD und Endkontrolle
Seit dem 2. Februar 2025 gilt nach Art. 4 der KI-Verordnung (EU 2024/1689) die Pflicht, für ausreichende KI-Kompetenz des Personals zu sorgen. Das bedeutet kein Großprojekt, wohl aber, dass die verantwortlichen Berufsträger und Mitarbeitenden Funktionsweise, Grenzen und Risiken der eingesetzten Systeme verstehen – und dass entsprechende Schulungen dokumentiert werden. Die Lektüre eines FAQ-Katalogs ersetzt diese Schulung nicht. Die typische Kanzleinutzung von KI (Recherche, Buchhaltungshilfe, Textformulierung) fällt nach Einschätzung der BStBK in der Regel nicht in die Hochrisiko-Kategorien des AI Act; das kann sich je nach Einsatzgebiet aber ändern, etwa bei KI im Bewerbungs- und Personalbereich.
Bei Buchhaltungs- und Belegtools kommt der GoBD-Bezug hinzu: Buchungen müssen nachvollziehbar und auf ihren Ursprungsbeleg zurückführbar sein, Originale unveränderbar aufbewahrt werden, und das fachliche Urteil darf nicht durch die Maschine ersetzt werden. KI-Vorschläge bleiben Vorschläge.
Damit zur wichtigsten organisatorischen Regel, die sich durch alle Empfehlungen zieht: die Endkontrolle. Kein KI-Ergebnis darf ungeprüft in einen Steuerbescheid-Einspruch, eine Buchung, ein Mandantenschreiben oder eine Beratungsempfehlung einfließen. Die fachliche Letztverantwortung verbleibt vollständig bei der Kanzlei.
Kurze Prüf-Checkliste vor dem Einsatz:
- Wofür? Welche konkrete Aufgabe soll das Tool übernehmen – und ist dafür überhaupt generative KI nötig oder reicht ein spezialisiertes Verfahren?
- Welche Daten? Werden mandatsbezogene Daten verarbeitet? Wenn ja: Liegen AVV und Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG vor – oder werden nur anonymisierte Inhalte eingegeben?
- Endkontrolle? Wie ist Prüfung, Freigabe und Dokumentation der Ergebnisse organisiert?
- Schwerpunkt? Liegt der Fokus des Tools auf deutschem Steuerrecht, auf Buchhaltung, auf allgemeiner Produktivität oder auf Kanzleiorganisation?
- Integration? Wie gut fügt sich das Tool in die bestehenden Abläufe (insbesondere DATEV) ein?
Buchhaltung und Belegverarbeitung
In diesem Feld ist KI am weitesten und am unspektakulärsten verbreitet. Hinter den meisten Funktionen steht keine frei textende Sprach-KI, sondern Texterkennung plus lernende Kontierung – ein Verfahren, das aus historischen Buchungen Vorschläge ableitet. Das Halluzinationsrisiko ist hier gering; entscheidend ist stattdessen die Datenqualität, und die Endkontrolle der Buchführung bleibt unverändert nötig.
Candis
Candis ist kein Buchhaltungsprogramm im engeren Sinne, sondern eine Lösung für
Rechnungsmanagement und Rechungsfreigabe: Eingangsrechnungen werden automatisch erfasst, vorkontiert, durch mehrstufige Freigabe-Workflows geleitet und revisionssicher archiviert, bevor sie an die Buchhaltung bzw. DATEV übergeben werden. Die KI lernt aus den Korrekturen der Buchhalter. Das ist besonders für mittelständische Mandate mit hohem Belegvolumen und echten Genehmigungsprozessen interessant.
Wichtig für die Einordnung: Candis ersetzt ausdrücklich keine (vorbereitende) Buchführung, sondern deckt den Ausschnitt davor ab. Für sehr kleine Unternehmen ist die Lösung zudem vergleichsweise teuer. Wer dagegen einen sauberen, prüffähigen Freigabeprozess für viele Eingangsrechnungen braucht, findet hier einen spezialisierten Baustein – der seinen Nutzen aber nur im richtigen Mandatszuschnitt entfaltet.
DATEV
Für die meisten deutschen Steuerkanzleien führt am DATEV-Universum kein Weg vorbei, und DATEV hat seine KI-Bausteine zuletzt deutlich ausgebaut. Im Rechnungswesen erzeugen die Automatisierungsservices
Rechnungen (seit 2021) und Bank (seit 2024) in der DATEV-Cloud Buchungsvorschläge aus Eingangs-und Ausgangsrechnungen sowie Kontoumsätzen; das System lernt mit jeder bestätigten Buchung dazu und kennzeichnet Vorschläge als sicher, unsicher oder unvollständig. Nach DATEV-Angaben war allein der Automatisierungsservice Rechnungen im Spätsommer 2025 für über 100.000 Buchführungen bei rund 7.000 Kanzleien im Einsatz. Daneben stehen die DATEV Datenprüfung mit KI-gestützter Anomalieerkennung (etwa zur Vorbereitung von Betriebsprüfungen), recherchenahe Funktionen wie LEXchat in LEXinform und der Einspruchsgenerator, der aus einer Sachverhaltsbeschreibung und LEXinform-Quellen Einspruchsentwürfe vorschlägt, sowie der schrittweise ausgerollte DATEV Copilot.
Bemerkenswert nüchtern ist die Kommunikation des Anbieters selbst: DATEV weist ausdrücklich darauf hin, dass fehlerhafte Buchungsvorschläge zwar selten, aber nie vollständig auszuschließen seien und die Buchführung „wie gewohnt" zu prüfen sei. Genau so sollte man die Tools auch einsetzen. Der Vorteil der DATEV-Lösungen liegt in der tiefen Integration und im berufsständischen Hintergrund; der Nachteil ist die Bindung an dieses eine Ökosystem. Wie groß die Zeitersparnis tatsächlich ausfällt, hängt stark von Mandantenstamm und Datenqualität ab und sollte je Bestand praktisch erprobt werden.
Lexware Office
Lexware Office (vormals lexoffice, Teil der Haufe Group) ist eine cloudbasierte Buchhaltungslösung, die in Kanzleien vor allem auf der Mandantenseite relevant ist: Sie erfasst Belege per Foto oder Upload, erkennt die Daten und schlägt Kontierungen vor, bevor alles per DATEV-Schnittstelle in die Kanzlei fließt. Pluspunkte sind die etablierte DATEV-Anbindung, die Verbindung von Buchhaltung und Lohn in einem System sowie eine formale GoBD-Testierung und Zertifizierung, die bei internen Audits und Datenschutzfolgenabschätzungen Aufwand spart.
Für Kanzleien interessant ist Lexware Office daher weniger als Kanzleisoftware, sondern als Werkzeug, das man Mandanten für eine saubere vorbereitende Buchführung empfiehlt. Anbieter werben mit hohen Akzeptanzquoten der Buchungsvorschläge – solche Werte sind plausibel, aber von der jeweiligen Datenbasis abhängig und im eigenen Mandantenkreis zu überprüfen. Das Onboarding gilt als etwas aufwändiger als bei schlankeren Wettbewerbern.
sevDesk
sevDesk zielt auf Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen und punktet mit einer einfachen, modernen Oberfläche, die auch ohne Buchhaltungsvorkenntnisse nutzbar ist. KI-gestützte Belegerkennung, automatischer Zahlungsabgleich und DATEV-Export gehören zum Funktionsumfang; für die Kanzlei ist auch hier der Mehrwert in erster Linie die strukturierte Zulieferung durch den Mandanten.
Zwei Punkte sind erwähnenswert: Erstens braucht die lernende Kontierung erfahrungsgemäß einige Wochen, bis die Trefferquote hoch ist – ein Tool dieser Art entfaltet seinen Nutzen nicht am ersten Tag. Zweitens gehört sevDesk seit der Übernahme durch Cegid rechtlich zu einer französischen Konzernstruktur; für Kanzleien, die Wert auf eine bestimmte Eigentümer- oder Hosting-Konstellation legen, ist das eine Erwägung, die man im Einzelfall prüfen sollte.
Neben diesen vier gibt es weitere Werkzeuge mit ähnlicher Stoßrichtung, etwa BuchhaltungsButler (KI-Belegerkennung und Vorkontierung), GetMyInvoices (automatischer Belegimport aus vielen Quellen) sowie kanzleinahe Lösungen wie Tabula oder Jessy, die Belegstatus, Rückfragen und Buchungsvorschläge bis zur DATEV-Übergabe bündeln. Sie alle bewegen sich im selben Muster aus OCR und lernender Kontierung und sind primär nach Belegvolumen, Schnittstellen und Mandantenportal auszuwählen.
In Teil 2 werden wir nächste Woche die Einsatzbereiche Recherche und Analyse, Mandantenkommunikation und Organisation sowie allgemeine KI-Systeme unter die Lupe nehmen.
