So gelingt die Auswahl der passenden Kanzleisoftware

Von Dieter Pfab

Viele Steuerkanzleien stehen vor der Frage, welche Softwarelösung am besten geeignet ist, um eine optimale Steuerung aller in einer Kanzlei anfallenden Mandantenaufträge zu gewährleisten.
Die größten Anbieter im Bereich der Steuerberatersoftware sind DATEV, Addison und Agenda mit einem Marktanteil von geschätzt ca. 80 bis 90 Prozent, doch daneben gibt es noch eine Reihe von kleineren Anbietern, die je nach Kanzleistruktur und Arbeitsweise auch ihre Vorzüge haben. Und auch, wenn Sie auf einen der großen Anbieter zurückgreifen – ist sichergestellt, dass Sie die Möglichkeiten dieser voll ausschöpfen und Ihren Workflow effizient organisieren?

Möchten Sie wissen, was mit moderner Kanzleisoftware möglich ist, und denken eventuell sogar über einen Wechsel nach, ist es ratsam, sich ein ganzheitliches Bild der Softwarelandschaft für Steuerberaterinnen und Steuerberater in Deutschland zu machen. Das schafft die besten Voraussetzungen dafür, eine funktionierende und zu Ihrer Arbeitsweise passende Software zu finden und einzelne Arbeitsschritte mit möglichst geringem Aufwand abzuwickeln. Das bedeutet, Sie müssen sich zunächst einmal fragen, wie Sie arbeiten möchten und welche Anforderungen damit an die Kanzleisoftware geknüpft sind. Darüber hinaus ist es häufig der Fall, dass die in den Kanzleien genutzte Software nicht richtig angewendet wird und dadurch viel Zeit verloren geht. Die Gründe für nicht ausgereiftes Arbeiten mit der jeweiligen Kanzleisoftware sind vielfältig, einige der häufigsten sind:

• Bereits bei der Einführung der Software wurde zu wenig Zeit investiert, um die für die Kanzlei passenden Organisationsstrukturen zu definieren.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden vorab nicht genau informiert, welche Vorteile eine Software bieten kann.
• Die Software passt nicht zu den eigenen Bedürfnissen und Zeitfresser kosten wertvolle Arbeitszeit.
• Prozesse sind schlecht dokumentiert und die Einarbeitung dadurch aufwendig.
• Wissen geht bei einem Mitarbeiterwechsel verloren.
• Der Einstieg in die Kanzleisoftware fällt neuen Mitarbeitenden schwer.

Die zentralen Kriterien für die Wahl der richtigen Kanzleisoftware

a) Die eigenen Anforderungen analysieren und definieren

Wichtig ist, sich im Klaren zu sein, welche Zielsetzung mit der Kanzleisoftware verfolgt werden soll, um dann entscheiden zu können, welche Kanzleisoftware die richtige für die eigene Arbeit ist.

Die wichtigsten Kriterien im Überblick:

• Schnelle Informationen zum Stand offener und abgeschlossener Aufträge
• Abwicklung von Aufträgen durch einen digitalen Workflow ohne Papier; Vermeidung unnötiger Medienbrüche
• Schnelles dezentrales (Mitarbeitende) und zentrales Controlling (Kanzleileitung, Zentrale) aller offenen Aufträge
• Effiziente Planung von Aufträgen basierend auf einer effizienten Erfassung aller Leistungen der Mitarbeitenden

Ähnlich der Vorgehensweise beim Bau eines Gebäudes ist es von größter Wichtigkeit, sich im Klaren zu sein, wie die Organisationsstruktur (der Bauplan) der Kanzlei gestaltet wird.

Beim Wechsel der Software, beziehungsweise bei einer Optimierung der Anwendung, verhält es sich wie beim Um- und Anbau eines Gebäudes. Es muss genau analysiert werden, wie die Organisation jetzt gestaltet ist und welche Veränderungen man angehen muss, um das Potenzial der Software „richtig“ zu nutzen.
Jeder Fehler, der hier gemacht wird, hat eine instabile Statik zur Folge und kann dazu führen, dass Möglichkeiten der Software ungenutzt bleiben oder die Akzeptanz durch die Mitarbeitenden nicht erreicht wird.

Gehen Sie deshalb bei der Entwicklung der Organisationsstrukturen für ihr Auftragsmanagement wie folgt vor:

1. Definition einer klaren und übersichtlichen Auftragsstruktur, die sich an den üblichen Geschäftsfeldern einer Steuerkanzlei orientiert
2. Festlegung von Auftragsartengruppen, Auftragsarten und den dazu gehörenden Gebührenpositionen gem. StBVV
3. Festlegung der erforderlichen Aufwandspositionen in den jeweiligen Auftragsarten
4. Definition bis wann Leistungen auf Aufträge erfasst und gebucht werden können
5. Definition der Rechnungsmodalitäten (mit oder ohne Lastschriftverfahren)
6. Festlegung der internen und externen Verrechnungssätze je Auftragsart
7. Festlegung einer einheitlichen Arbeitsplatzgestaltung mit Filterabfragen für

• • • Offene Aufträge
    • Fakturierte Aufträge

8. Nutzung eines internen digitalen Workflows im Bereich der Auftragsorganisation
   Dies bedeutet, dass ein Auftrag im internen Workflow zwischen Mitarbeitenden versandt werden kann und damit alle erforderlichen Informationen ohne Medienbruch im digitalen Eingangskorb verfügbar sind und so jedem Kanzleimitglied einfach zugänglich gemacht werden können:

• • • Dokumente, die zum Auftrag gehören
    • Schneller Zugang zur Leistungserfassung
    • Zugang zu allen weiteren Informationen des jeweiligen Auftrags