Kanzleisoftware

Von Dieter Pfab

Viele Steuerkanzleien stehen vor der Frage, welche Softwarelösung am besten geeignet ist, um eine optimale Steuerung aller in einer Kanzlei anfallenden Mandantenaufträge zu gewährleisten.
Die größten Anbieter im Bereich der Steuerberatersoftware sind DATEV, Addison und Agenda mit einem Marktanteil von geschätzt ca. 80 bis 90 Prozent, doch daneben gibt es noch eine Reihe von kleineren Anbietern, die je nach Kanzleistruktur und Arbeitsweise auch ihre Vorzüge haben. Und auch, wenn Sie auf einen der großen Anbieter zurückgreifen – ist sichergestellt, dass Sie die Möglichkeiten dieser voll ausschöpfen und Ihren Workflow effizient organisieren?

Möchten Sie wissen, was mit moderner Kanzleisoftware möglich ist, und denken eventuell sogar über einen Wechsel nach, ist es ratsam, sich ein ganzheitliches Bild der Softwarelandschaft für Steuerberaterinnen und Steuerberater in Deutschland zu machen. Das schafft die besten Voraussetzungen dafür, eine funktionierende und zu Ihrer Arbeitsweise passende Software zu finden und einzelne Arbeitsschritte mit möglichst geringem Aufwand abzuwickeln. Das bedeutet, Sie müssen sich zunächst einmal fragen, wie Sie arbeiten möchten und welche Anforderungen damit an die Kanzleisoftware geknüpft sind. Darüber hinaus ist es häufig der Fall, dass die in den Kanzleien genutzte Software nicht richtig angewendet wird und dadurch viel Zeit verloren geht. Die Gründe für nicht ausgereiftes Arbeiten mit der jeweiligen Kanzleisoftware sind vielfältig, einige der häufigsten sind:

  • Bereits bei der Einführung der Software wurde zu wenig Zeit investiert, um die für die Kanzlei passenden Organisationsstrukturen zu definieren.
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden vorab nicht genau informiert, welche Vorteile eine Software bieten kann.
  • Die Software passt nicht zu den eigenen Bedürfnissen und Zeitfresser kosten wertvolle Arbeitszeit.
  • Prozesse sind schlecht dokumentiert und die Einarbeitung dadurch aufwendig.
  • Wissen geht bei einem Mitarbeiterwechsel verloren.
  • Der Einstieg in die Kanzleisoftware fällt neuen Mitarbeitenden schwer.

Die zentralen Kriterien für die Wahl der richtigen Kanzleisoftware

a) Die eigenen Anforderungen analysieren und definieren

Wichtig ist, sich im Klaren zu sein, welche Zielsetzung mit der Kanzleisoftware verfolgt werden soll, um dann entscheiden zu können, welche Kanzleisoftware die richtige für die eigene Arbeit ist.

Die wichtigsten Kriterien im Überblick:

  • Schnelle Informationen zum Stand offener und abgeschlossener Aufträge
  • Abwicklung von Aufträgen durch einen digitalen Workflow ohne Papier; Vermeidung unnötiger Medienbrüche
  • Schnelles dezentrales (Mitarbeitende) und zentrales Controlling (Kanzleileitung, Zentrale) aller offenen Aufträge
  • Effiziente Planung von Aufträgen basierend auf einer effizienten Erfassung aller Leistungen der Mitarbeitenden

Ähnlich der Vorgehensweise beim Bau eines Gebäudes ist es von größter Wichtigkeit, sich im Klaren zu sein, wie die Organisationsstruktur (der Bauplan) der Kanzlei gestaltet wird.

Beim Wechsel der Software, beziehungsweise bei einer Optimierung der Anwendung, verhält es sich wie beim Um- und Anbau eines Gebäudes. Es muss genau analysiert werden, wie die Organisation jetzt gestaltet ist und welche Veränderungen man angehen muss, um das Potenzial der Software „richtig“ zu nutzen.
Jeder Fehler, der hier gemacht wird, hat eine instabile Statik zur Folge und kann dazu führen, dass Möglichkeiten der Software ungenutzt bleiben oder die Akzeptanz durch die Mitarbeitenden nicht erreicht wird.

Gehen Sie deshalb bei der Entwicklung der Organisationsstrukturen für ihr Auftragsmanagement wie folgt vor:

  1. Definition einer klaren und übersichtlichen Auftragsstruktur, die sich an den üblichen Geschäftsfeldern einer Steuerkanzlei orientiert
  2. Festlegung von Auftragsartengruppen, Auftragsarten und den dazu gehörenden Gebührenpositionen gem. StBVV
  3. Festlegung der erforderlichen Aufwandspositionen in den jeweiligen Auftragsarten
  4. Definition bis wann Leistungen auf Aufträge erfasst und gebucht werden können
  5. Definition der Rechnungsmodalitäten (mit oder ohne Lastschriftverfahren)
  6. Festlegung der internen und externen Verrechnungssätze je Auftragsart
  7. Festlegung einer einheitlichen Arbeitsplatzgestaltung mit Filterabfragen für
      • Offene Aufträge
      • Fakturierte Aufträge
  1. Nutzung eines internen digitalen Workflows im Bereich der Auftragsorganisation
    Dies bedeutet, dass ein Auftrag im internen Workflow zwischen Mitarbeitenden versandt werden kann und damit alle erforderlichen Informationen ohne Medienbruch im digitalen Eingangskorb verfügbar sind und so jedem Kanzleimitglied einfach zugänglich gemacht werden können:
      • Dokumente, die zum Auftrag gehören
      • Schneller Zugang zur Leistungserfassung
      • Zugang zu allen weiteren Informationen des jeweiligen Auftrags

Tipp: Achten Sie darauf, dass Sie für alle Firmenkunden einen Steuerberatervertrag abschließen, um klare Regeln für die Zusammenarbeit mit den Mandantinnen und Mandanten zu haben und eine klare Definition der Leistungen, die die Kanzlei erbringen muss und die dem Mandanten bzw. der Mandantin obliegen, vorliegt.

Tipp: Achten Sie ebenfalls darauf, dass die Auftragsstrukturen nicht zu kompliziert aufgebaut sind. Dies bedeutet sowohl bei der Einführung als auch im laufenden Betrieb einen vermeidbaren Mehraufwand.

b) Die Vorteile der auftragsorientierten Arbeitsweise

In meiner beratenden Tätigkeit in Kanzleien zeigte sich, dass die auftragsorientierte Arbeitsweise in der Regel der mandantenorientierten Arbeitsweise vorzuziehen ist. Der wohl größte Vorteil einer auftragsorientierten Arbeitsweise besteht in folgenden Bereichen:

  1. Alles ordnet sich dem Auftrag unter; der gesamte Workflow ist ohne Medienbruch darauf ausgerichtet
  2. Schnellere Ablage und Suche von Dokumenten
  3. Schnelle Übersicht nach Auftragsarten wie Einkommensteuer, Abschluss etc.
  4. Schneller Überblick über die Effizienz der abgerechneten Leistungen
  5. Schnelle Planung offener Aufträge

c) Auftragsstrukturen einer Steuerkanzlei

Standard-MandantenaufträgeGrundstruktur bei Standard-Mandantenaufträgen

Wichtig für effiziente und leicht zu vermittelnde Kanz­leistrukturen, ist eine übersichtliche Auftragsstruktur innerhalb der Kanzlei. Eine Grundstruktur zur Abwick­lung von Mandantenaufträgen, die sich an den üblichen Geschäftsfeldern einer Steuerkanzlei orientiert, wird in der Abbildung exemplarisch vorgestellt.

Fazit

Die Herausforderung besteht darin, sich der eigenen Arbeitsläufe bewusst zu werden und diese kritisch zu hinterfragen. Daraus ergeben sich Optimierungsansätze und Anforderungen an die genutzte Software. Hier setzt auch die neue Fachinfo-Broschüre „Auswahl und Nutzung der passenden Kanzleisoftware in der Steuerberatung“ an. Hier werden die Vorteile der auftragsorientierten gegenüber der mandantenorientierten Arbeitsweise erläutert und anhand zentraler Tätigkeiten (Finanz- und Lohnbuchhaltung, Dokumentenmanagement, Controlling etc.) Ansätze zur Effizienzsteigerung aufgezeigt.

Zur Übersicht der Softwareangebote für Steuerberaterkanzleien

Foto: Adobe Stock/Yurii

Mehr zum Thema Auswahl und Nutzung der richtigen Kanzleisoftware lesen Sie in unserer eBroschüre

Auswahl und Nutzung der passenden Kanzleisoftware

Dieter Pfab
Dieter Pfab

Dieter Pfab ist seit 1992 selbstständiger Steuerberater, Umweltbeauftragter des LSWB und berät Kanzleien in den Bereichen Eigenorganisation, Prozessoptimierung, Qualitätsmanagement und Digitalisierung der Mandantenbuchhaltungen.

Wie ist ihr beruflicher Status?

Vielen Dank für Ihre Antwort.

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