Die E-Rechnung ist in aller Munde und so gibt es auch von der DATEV zwei neue Lösungen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht in Kanzlei und Unternehmen: Die E-Rechnungsplattform und das E-Rechnungspostfach. Erfahren Sie, was sich hinter den beiden Plattformen verbirgt und warum Sie sich jetzt damit auseinandersetzen sollten.
Turbo-Zündung für das digitale Rechnungswesen
Elektronische Rechnungen sind dem deutschen Gesetzgeber bereits seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 bekannt. Zu diesem Zeitpunkt wurden sie der Papierrechnung gleichgestellt, was nun ab 2025 sukzessive fortgesetzt wird, bis ab 2028 die Papierrechnung die Ausnahme im B2B-Bereich sein wird. Das Gute daran: Digitale Rechnungen lassen sich automatisieren.
Die Rechnung wird für verschiedene Prozesse benötigt, von der Erfassung in der Warenwirtschaft über die Zahlung und Verbuchung bis hin zur GoBD-konformen Ablage. Die Finanzverwaltung erwartet, dass der oder die Steuerpflichtige „Geschäftsbriefe“, zu denen auch Rechnungen gehören, unveränderbar aufbewahrt. Hierzu ist ein Dokumentenmanagement-System notwendig, das ein rückstandsloses Löschen verhindert. Bei diesen Grundaufzeichnungen handelt es sich um eine Pflicht des Unternehmers bzw. der Unternehmerin.
Schon heute gibt es viele Möglichkeiten, diese Grundaufzeichnungen effizient zu gestalten. Von der regelbasierten E-Mail-Weiterleitung über Exchange-Tools bis hin zu externen Tools wie InvoiceFetcher oder GetMyInvoices. Dieser Umweg über das persönliche Postfach entfällt in Zukunft. Stattdessen gibt man als Unternehmer:in die Rechnungsadresse des E-Rechnungspostfachs direkt an.
So wäre es zumindest am einfachsten, aber leider ist die Adresse des E-Rechnungs-Postfachs nicht besonders nutzerfreundlich. Mit ihren 32 alphanumerischen Zeichen vor dem @ ist sie nichts, was man gerne eintippt. So kommt es vor, dass Anwender:innen auf die Idee kommen, die alte E-Mail-Weiterleitung wie bisher zu nutzen und statt an DATEV Unternehmen online nun an das DATEV-E-Rechnungspostfach weiterzuleiten. Das ist natürlich weiterhin möglich, doch sollte man dabei beachten, dass der Eingang via E-Mail ab dem 01.07.2025 ab der 26. Rechnung 0,50 Euro pro Beleg kostet. Die E-Mail ist jedoch nur ein Übergangsmedium auf dem Weg zur Zustellung via Netzwerk. Der Zielübertragungsweg ist im E-Rechnungspostfach kostenfrei: EN16931-Rechnungen über das TRAFFIQX-Netzwerk. Glückwunsch an alle, die wissen, was das bedeutet, ohne nachschauen zu müssen.
Was sind EN16931-Rechnungen?
Als EN16931-Rechnungen werden elektronische Rechnungen bezeichnet, die den europäischen Standards der Norm EN16931 entsprechen. Diese Norm legt die Anforderungen an die Erstellung und den Austausch von elektronischen Rechnungsdaten fest.
In Deutschland werden diese Rechnungen häufig in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung verwendet. Die DATEV E-Rechnungsplattform unterstützt die EN16931-konformen Formate ZUGFeRD und XRechnung.
Was steckt hinter dem TRAFFIQX-Netzwerk?
Das TRAFFIQX-Netzwerk ist ein Zusammenschluss von acht führenden E-Rechnungs-Dienstleistern in Deutschland, darunter die DATEV und die Bundesdruckerei. Es ermöglicht Unternehmen und Behörden den sicheren und effizienten Austausch elektronischer Rechnungen und anderer Geschäftsdokumente.
Das TRAFFIQX-Netzwerk bietet eine offene Schnittstelle, die von Programmen zur Rechnungsschreibung genutzt werden kann, um Kund:innen Rechnungen zuzustellen.
Vorbild für ein solches Netzwerk ist Italien: Dort wurde vor einigen Jahren ein ähnliches System eingeführt; dort ist sogar der Zugang zum System sogar Voraussetzung für die Fälligkeit einer Rechnung! Auch Spanien hat ein Echtzeit-Umsatzsteuersystem eingeführt; bis 2028 wird es ein solches System dann europaweit geben. Ab diesem Zeitpunkt berechtigen grundsätzlich nur noch solche Rechnungen zum Vorsteuerabzug, die als „EN16931-Rechnung“ über ein Netzwerk (z. B. TRAFFIQX) bereitgestellt werden.
All diejenigen, die nicht an ihren Papierrechnungen hängen, können sich schon jetzt auf vollständige und korrekt erkannte Daten freuen; denn sobald dies flächendeckend funktioniert, wird vieles deutlich einfacher. Keine Fragen mehr, ob der Umsatzsteuersatz richtig ausgewiesen ist und was es mit der Rechnungs- und Steuernummer auf sich hat. In Zeiten schwindender Ressourcen in der Steuerberatung ein echter Lichtblick.
Insbesondere die Betreuung problematischer Mandant:innen wird einfacher, da die Ausgangsbelege nicht „weg“ sein können. Entweder hat der/die Steuerpflichtige die Rechnungen über ein Netzwerk erhalten oder es gibt keinen Vorsteuerabzug. Da hilft auch kein Suchen, sondern nur rechtzeitiges Kümmern. Dafür reicht das E-Rechnungspostfach aus, zumindest als erster Schritt. Das Postfach dient aber nicht der Archivierung, dafür sind Folgesysteme wie DATEV Unternehmen online in Kombination mit Belege online notwendig. Darauf kann dann der Steuerberater/die Steuerberaterin zugreifen und alle Daten sind jederzeit für alle verfügbar.
Rechnungsausgang mit DATEV E-Rechnungspostfach
Richtig Spaß macht die E-Rechnungsplattform als Versender:in. Wer heute schon mit DATEV E-Rechnungen versendet, wird nach kurzer Umgewöhnung freudig festgestellt haben, dass ein bis zwei Schritte ersatzlos weggefallen sind: Das individuelle Anpassen der Rechnung, damit diese ansprechend aussieht sowie der Versendevorgang, der regelmäßig ein Anschreiben erfordert. Stattdessen endet der Rechnungsprozess mit der Rechnungserstellung.
Für die Unternehmen, die tatsächlich Rechnungen verschicken, sollte allein die GuV-Position „Porto“ Grund genug sein, etwas zu ändern. Hinzu kommt, dass die Rechnung schneller bei der Kundschaft ist; gut für die Liquidität, und Zustellprobleme fallen sofort auf und werden dokumentiert.
Ausblick und Besonderheiten
Automatische Prüfung von Rechnungen
Ab 2025 prüft die DATEV beim Eingang einer Rechnung, ob diese eine gültige E-Rechnung ist. Dies ist der Fall, wenn ein strukturierter Datensatz vorliegt. Der Vorteil dieser strukturierten Datensätze besteht darin, dass sich zwei Maschinen damit „unterhalten“ können. Für jedes Datum ist festgelegt, in welchem Format es erscheinen soll, z. B. der Steuersatz als Zahl, der Absender als Text, die Steuernummer als Zahl mit Text usw. Dadurch können die Werte korrekt interpretiert und einer vollautomatischen Verarbeitung zugeführt werden. Die bisher genutzte Alternative OCR ist damit für das Auslesen nicht mehr notwendig.
Einrichtung und Verbindung zu Unternehmen online
Das E-Rechnungspostfach ist der digitale Briefkasten der Mandantschaft. Deshalb muss die Inbetriebnahme, anders als bei DATEV Unternehmen online, durch die Mandant:innen selbst geschehen.
Die Anbindung an Unternehmen online wird derzeit pilotiert, das E-Rechnungspostfach kann damit in Kürze den Rechnungseingang über Outlook ablösen. Ein weiterer Vorteil ist die Dublettenprüfung schon beim Upload. Denn Dubletten sind ein echtes Problem in der digitalen Buchhaltung: Wer hier nicht streng nach Prozess arbeitet, hat schnell doppelte Belege in der Buchhaltung; also ein weiterer Schritt in die richtige Richtung.
Fazit: DATEV E-Rechnungspostfach ein weiterer Schritt in die richtige Richtung
Mitmachen lohnt sich. Der konsequente Einsatz von E-Rechnungen schrumpft der Aufwand für administrative Aufgaben. Die Prozesse werden schneller, einfacher und besser nachvollziehbar. Das E-Rechnungspostfach ist hierfür zwar erst ab 2028 notwendig, doch schon heute verspricht es echte Vorteile wie Zeitersparnis und eine verbesserte Datenqualität.
Fünf Prozesse, die jede Steuerkanzlei digitalisieren sollte
Die neue Spezialausgabe des Tax Tech-Magazins stellt fünf Prozesse vor, die durch digitale Lösungen nachhaltig optimiert werden können – vom Neumandatsprozess über die Belegverarbeitung bis hin zur digitalen Mandantenkommunikation.
Rechtsanwalt Eike Hagena leitet die Hagena Steuerberatung, eine Steuerkanzlei mit etwa 15 Mitarbeitenden und einer über 100-jährigen Historie in Norden, Ostfriesland, die sich auf die native Digitalisierung der Mandantschaft spezialisiert hat. Seit 2024 referiert er als Dozent für die DATEV zum Thema „Next-Level-Digitalisierung“, zudem ist er als ehemaliger DATEV-Entwickler der Erfinder von meineKanzlei.io , einer Software zur Anbindung von Mandant:innen an den DATEV-Arbeitsplatz.
