beSt

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Steuerberaterkanzleien aufgepasst: Im neuen Jahr geht die neue Steuerberaterplattform an den Start. Dabei wird Steuerberater:innen ab dem 1. Januar 2023 das besondere elektronische Steuerberatungspostfach – kurz beSt – zur Verfügung gestellt. Wie die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) mitteilt, soll mit dem beSt eine eindeutige und vertrauenswürdige digitale Adresse für alle Steuerberater:innen und Kanzleien geschaffen werden, um rechtssicher mit den Finanzgerichten, anderen Berufsträger:innen sowie den Kammern zu kommunizieren. 

Steuerberater:innen erhalten im ersten Quartal 2023 einen sog. Registrierungsbrief und sind verpflichtet, die notwendigen technischen Voraussetzungen zur Nutzung des elektronischen Postfachs bereitzustellen.

Digitalisierung in der Steuerberatung

In Sachen Digitalisierung zählte Deutschland bekanntlich nicht zu den Vorreitern. Doch mit dem „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“ (OZG) soll die Digitalisierung zügig voranschreiten und schon Ende 2022 sollen öffentliche Verwaltungen ihre Leistungen über entsprechende Portale auch online anbieten und verknüpfen können.

Um den Anforderungen der zunehmend digitalen Welt gerecht  zu werden, hat die Bundessteuerberaterkammer im September 2020 beschlossen, eine Steuerberaterplattform einzurichten. Im Zuge dieser Plattform wird auch das besondere elektronische Postfach für Steuerberater:innen eingerichtet und geht am 1. Januar 2023 an den Start.

Ziel der Steuerberatungsplattform ist, Steuerberater:innen einen digitalen Auftritt zu ermöglichen und eine digitale Berufsträgeridentität zu schaffen. Die Architektur der Plattform eröffnet zudem die Möglichkeit, an andere digitale Systeme anzuknüpfen. Im Laufe der Zeit soll so eine sichere digitale Infrastruktur entstehen. Die Andockung bei den Finanzgerichten soll beispielsweise schon ab dem 1. Januar 2023 möglich sein.

Das besondere elektronische Steuerberaterpostfach ist wiederum die erste Ausbaustufe der Steuerberatungsplattform. Das beSt verknüpft die digitale Identität des Steuerberaters direkt mit seiner Berufsträgereigenschaft. So sollen Nachrichten eindeutig und rechtssicher übermittelt, heißt, gesendet und empfangen werden können. Das beSt erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an ein elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Steuerberater:innen können daher über ihr Postfach künftig auch direkt an OZG-Diensten teilnehmen.

Mehr zu den rechtlichen Grundlagen rund um das beSt lesen Sie hier: Warum elektronisch mit Gerichten kommunizieren?

Das beSt ist sowohl eine Kommunikationsbasis für Steuerberater:innen untereinander als auch für den Austausch mit Gerichten, Finanzverwaltung und anderen Behörden, freien Berufen wie Notar:innen oder Rechtsanwält:innen und Steuerberaterkammern. Weitere Schritte sind in künftigen Ausbaustufen geplant.

Die Kommunikation zwischen den Steuerberater:innen und dem Finanzamt findet weiterhin über ELSTER und nicht über das beSt statt.

ERV beSt
Die neue Kommunikationsinfrastruktur

Pflicht zur Nutzung des beSt

Steuerberater:innen wie auch steuerberatende Berufsausübungsgesellschaften sind ab dem 1. Januar 2023 gesetzlich zur Nutzung des beSt verpflichtet. Konkret bedeutet das für sie, dass sie zunächst die Voraussetzungen für die Nutzung des elektronischen Postfachs schaffen müssen. Zum 1. Januar 2023 besteht auch schon die Nutzungspflicht des beSt für die Zustellung von Dokumenten an die Gerichte. Gegenüber anderen Kommunikationspartnern besteht derzeit noch keine Pflicht zur Nutzung.

Weiter besteht eine passive Nutzungspflicht für das elektronische Postfach. Das heißt, dass Nachrichten, die über das Postfach eingehen, zur Kenntnis genommen werden müssen.

Die Nutzung des beSt ist nur über die Steuerberatungsplattform möglich. Daher ist es erforderlich, dass sich Steuerberater:innen einmalig auf der Plattform registrieren. Dazu werden sie im ersten Quartal 2023 – in alphabetischer Reihenfolge – einen Brief mit der Aufforderung zur Registrierung erhalten. Der Versand der Registrierungsbriefe beginnt im Januar und endet Mitte März. Erst mit der Zustellung dieses Briefs beginnt dann auch die Nutzungspflicht des beSt. Auch angestellte Steuerberater:innen müssen sich registrieren und sind zur Nutzung des beSt verpflichtet.

Für die weiteren Möglichkeiten der Steuerberatungsplattform besteht keine Pflicht zur Nutzung. Sie sind als Angebot zu verstehen.

Steuerberaterplattform beSt
Zeitstrahl zur Einführung des beSt der BStBK

Einrichtung des besonderen elektronischen Postfachs

Um das beSt einrichten zu können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Notwendig ist dazu eine in der Kanzlei eingesetzte Fachsoftware, über die die Steuerberater:innen auf die Steuerberatungsplattform zugreifen können. Diese Software soll eine Schnittstelle zur Steuerberaterplattform enthalten und dadurch eine einfache Nutzung des beSt ermöglichen. Für Kanzleien, die keine solche Fachsoftware nutzen, soll es einen Basis-Client geben, der als Nachrichten-Client eingesetzt werden kann.

Zudem ist ein Personalausweis mit einer eID-Funktion, umgangssprachlich Online-Ausweis, nötig. Dieser wird zur Authentifizierung beim Versand von Nachrichten über das beSt benötigt. Die Authentifizierung erfolgt über einen Abgleich der Berufsträgereigenschaft bei der jeweilig zuständigen Steuerberatungskammer. Die Online-Ausweisfunktion kann hier aktiviert bzw. zurückgesetzt werden, falls die PIN nicht bekannt ist: pin-rücksetzbrief-bestellen.de

Weiterhin wird ein zertifizierter Kartenleser oder alternativ ein Smartphone oder Tablet mit Near Field Communication Standard (NFC) benötigt. Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass auch ein handelsüblicher Computer und ein Internetzugang Voraussetzung für die Nutzung des beSt sind.

Checkliste für Nutzung des beSt

  • Handelsüblicher PC und Internetzugang
  • Fachsoftware oder Basis-Client
  • Personalausweis mit Online-Funktion
  • Kartenleser oder Endgerät mit NFC

Steuerberater:innen haben die Möglichkeit, ihren Mitarbeitenden für den Empfang von Nachrichten über das Berechtigungsmanagement der genutzten Fachsoftware Zugang zum Postfach zu ermöglichen. Der Versand von Nachrichten ist den Berufsträger:innen vorbehalten. In Fällen der Abwesenheit, z. B. aufgrund von Urlaub, kann ein Vertreter bestellt werden, der Zugriff zum Postfach erhält.

Die Kosten für die Nutzung des beSt werden voraussichtlich 50 Euro im Jahr betragen und liegen damit unterhalb der Kosten für ein De-Mail-Postfach.

Für die Mandant:innen besteht hingegen kein Handlungsbedarf. Sie haben allerdings die Möglichkeit, ein eBO einzurichten und darüber mit ihrem Steuerberater bzw. ihrer Steuerberaterin zu kommunizieren.

Gesellschaftspostfach für Kanzleien

Für Steuerberatungs- und Berufsausübungsgesellschaften kann anders als für eine Einzelkanzlei auch ein Gesellschaftspostfach eingerichtet werden. Die Identifizierung über den Online-Ausweis ist nur für die vertretungsberechtigten Personen der Gesellschaft erforderlich. Für den Zugang zu dem Gesellschaftspostfach meldet sich eine gemäß § 86e Abs. 2, § 76a Abs. 1 Nr. 2i vertretungsberechtigte Person über den Schlüssel, der ihr zugeordnet wurde, und dem entsprechenden Passwort an. Beim Versand von Nachrichten muss er sich zusätzlich über seinen Online-Ausweis authentisieren.

Nur die gesetzlich zur Vertretung der Berufsausübungsgesellschaft berechtigten Steuerberater:innen, Rechtsanwält:innen, Wirtschaftsprüfer:innen etc. dürfen Dokumente für die Gesellschaft verschicken und das Postfach administrativ verwalten. Eine Begrenzung der berechtigten Personen gibt es dabei nicht. Den berechtigten Personen kann vom Inhaber des Postfachs eine Verfügungsmacht eingeräumt werden. Der Zugriff zum Postfach kann darüber hinaus auch Mitarbeitenden ohne Berufsträgereigenschaft gewährt werden. Dies kann z. B. über die verwendete Fachsoftware erfolgen. Die Personen, die Zugriff auf das Konto erhalten sollen, müssen der zuständigen Steuerberaterkammer mitgeteilt werden. Derzeit ist für jede Gesellschaft nur ein Gesellschaftspostfach vorgesehen. Es ist aber geplant, künftig auch weitere Postfächer zu ermöglichen.

Sicherheit der Datenübermittlung

Für die Nutzung des beSt wird durchgängig eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung benutzt, um ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten. Das bedeutet, dass nur Absender und Empfänger die Nachrichten unverschlüsselt sehen können, sofern sie sich über den neuen Personalausweis (nPa) identifizieren können. Weder technische Dienstleister noch die BStBK können die Nachrichteninhalte unverschlüsselt einsehen. Durch diese Maßnahmen soll gewährleistet werden, dass keine Unbefugten Zugang zu den Nachrichten haben.

Effektivere Kommunikation

Mit der Steuerberatungsplattform und dem beSt geht die Steuerberatung einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung. Dadurch sollte eine effektivere und schnellere Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien wie Steuerberater:innen und Finanzbehörden möglich werden, wovon am Ende auch die Mandantschaft profitieren sollte. Die Einstiegshürden sind vergleichsweise niedrig gehalten, so dass das beSt schnell umgesetzt werden kann.

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Tax Tech 2023

Bilder: Bundessteuerberaterkammer

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