Von Ralph Schmieder
Das Thema Quellensteuer stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Oft fehlt eine vollständige und Compliance-gerechte Würdigung von quellensteuerrelevanten Sachverhalten beziehungsweise ein aktueller Überblick dazu. Vielfach wissen Betriebe nicht, ob sie zu viel oder zu wenig Quellensteuer bezahlt haben oder die Sachverhalte überhaupt gewürdigt wurden. Eine neue Tax Tech-Lösung schafft hier Abhilfe und ermöglicht, den Aufwand deutlich zu reduzieren.
Viel Aufwand, wenig Überblick
Oftmals können Einkäufer im Unternehmen nicht beurteilen, ob überhaupt Quellensteuer zu bezahlen ist, da dies nicht ihr Kompetenzbereich ist. Um festzustellen, ob ein Beleg quellensteuerrelevant ist oder nicht, sind meist mehrere Mitarbeitende involviert. Die Quellensteueranmeldung erfolgt regelmäßig durch die Abgabe manuell befüllter Formulare im CSV-Format. Auch die Ausstellung der Steuerbescheinigungen für alle Vertragspartner erfolgt oftmals per Hand. Bei mehreren tausend Belegen entsteht so erheblicher Aufwand.
Quellensteuer-Prozess mit Tool automatisieren
Erstmals gibt es nun ein digitales Tool, das die fachlich korrekte und effiziente Abwicklung komplexer Quellensteuersachverhalte nach § 50a EStG deutschen Rechts, von der Identifikation bis zur Steuermeldung, ermöglicht. Dabei handelt es sich um die Tax Tech-Lösung WITAX, die dabei unterstützt, die relevanten steuerlichen Sachverhalte transparent abzuwickeln und revisionssicher zu dokumentieren. Die Softwarelösung stellt die Tax Compliance für die Quellensteuer und entsprechende Sachverhalte – wie Lizenzen, Darbietungen und deren Verwertung, Aufsichtsratsvergütungen, Sponsoring und Influencer – sicher.
Quellensteuerrelevante Belege automatisch identifizieren
Das Tool importiert und identifiziert Belege direkt aus SAP und auch aus anderen Einkaufssystemen, sucht automatisch nach quellensteuerrelevanten Belegen, stellt selbstständig den Auslandsbezug fest und filtert nach vielen weiteren Entscheidungskriterien, die auch kundenspezifisch gestaltet werden können. So werden nicht nur die Steuerabteilungen entlastet, sondern auch Einkauf, Marketing oder Vorstandsbüro. Auch das mühsame und fehleranfällige Exportieren und Importieren von Listen und Belegen sowie E-Mails mit Fragen und Tabellen fallen weg. Damit lässt sich der relevante Arbeitsaufwand maßgeblich reduzieren und ein großes Einsparungspotenzial realisieren.
Automatische Bewertung und Beurteilung der Belege
Für die transparente, nachvollziehbare und revisionssichere Identifikation quellensteuerrelevanter Belege nutzt die Lösung einen Algorithmus, der die Anwender mit einfachen, gut verständlichen Fragen durch einen digitalen Entscheidungsbaum führt. Ergebnis dieses Identifikationsprozesses und der anschließenden automatischen Bewertung ist, die vom Tool ermittelte, korrekte Beurteilung der Belege. Wiederkehrende Rechnungen erkennt das System, bewertet sie automatisch und ermittelt Steuerkennzeichen sowie Steuersatz. Die Lösung würdigt die Belege in einem digitalen, durchgängigen Prozess. Dabei wird der Zahlungslauf gestoppt, bis die finale Quellensteuerbewertung erfolgt ist. Auch Freistellungsbescheinigungen berücksichtigt das System. Neben der umfassenden Abbildung von Sonderfällen, bietet die integrierte Chatfunktion die Möglichkeit, offene Punkte direkt mit Steuerexperten im Unternehmen oder mit dem Steuerberater bzw. der Steuerberaterin zu klären.
Quellensteuer-Tool für digitales Meldewesen und Reporting
Das Tool berechnet auf Knopfdruck den korrekten Betrag, der zur Quellensteuer angemeldet werden muss. Auch die Ausstellung der Steueranmeldung für das Finanzamt und der Steuerbescheinigungen für Vertragspartner erfolgt automatisch. Für Sonderfälle sind die richtigen Steuersätze und Grenzwerte hinterlegt. Die Lösung deckt damit den gesamten Purchase-to-Pay Prozess ab, wird aber künftig auch die Überprüfung der Quellensteuer-Relevanz bei der Vertragserrichtung berücksichtigen. Außerdem sind weitere, länderspezifische Versionen geplant, um die Digitalisierung des Quellensteuerprozesses auch für Unternehmen außerhalb Deutschlands zu ermöglichen.
