Von Stefan Kaumeier
Die Digitalisierung macht auch vor der Steuerberatung keinen Halt. Doch wie positioniere ich mich als Steuerkanzlei in Sachen Digitalisierung und wie verschaffe mir einen Wettbewerbsvorteil? Stefan Kaumeier, Geschäftsführer von dekodi, verrät im Interview, worauf es bei der erfolgreichen Digitalisierung in Steuerkanzleien ankommt und wie Steuerberater und Steuerberaterinnen sowie deren Mitarbeitenden von der Fortbildung zum Buchhaltroniker® profitieren können.
Herr Kaumeier, wie beurteilen Sie die Entwicklung der Digitalisierung im Bereich der Steuerberatung in den vergangenen fünf Jahren?
Stefan Kaumeier: In unseren täglichen Gesprächen mit Steuerkanzleien erleben wir das gesamte Spektrum: Von digitalen Pionieren über Kanzleien mit einzelnen Digitalisierungsbeauftragten bis hin zu kompletten Verweigerern. Letzteren scheint der Ernst der Lage nicht bewusst zu sein: Denn auch das angestrebte „Hinüberretten“ in den Ruhestand wird schon bald nicht mehr funktionieren, da eine veraltete Kanzlei substanziell an Mandanten und Mandantinnen und an Wert verliert. Das macht sie für potenzielle Nachfolger oder Nachfolgerinnen uninteressant. Erfreulicherweise erkennen jedoch immer mehr Kanzleiinhaber bzw. -inhaberinnen die Chancen, die ihnen eine erfolgreiche Digitalisierung bietet. Sie verstehen, dass es sich lohnt, zielgerichtet in Köpfe und in Technik zu investieren – und zwar genau in dieser Reihenfolge. Sie folgen einem Trend, der im Mittelstand bereits vor einigen Jahren begonnen hat: Die Digitalisierung wird zur Chef- bzw. Chefinnensache erklärt.
Auf einen gravierenden Denkfehler stößt man jedoch noch viel zu oft: Aus Gewohnheit suchen viele Entscheider und Entscheiderinnen nach einem Komplettangebot ihres „Haus-und-Hof-Lieferanten“. Die Digitalisierung ist inzwischen aber zu komplex geworden für All-in-One-Lösungen. Hier ist stattdessen Eigeninitiative bei der Suche nach spezialisierten Anbietern für die unterschiedlichen Aufgabenstellungen gefragt.
Was raten Sie Kanzleien, die noch am Anfang der Digitalisierung stehen?
S. K.: Mein Rat: Stellen Sie die Frage nach dem Nutzen – erfolgreiche Automatisierung erkennt man daran, dass Sie Zeit und Geld spart! Streben Sie keine Digitalisierung ohne Plan und Ziel an, sondern eine umfassende Strategie zur Erreichung von messbaren Verbesserungen. Als Kanzleiinhaber oder -inhaberin müssen Sie zwar die Strategie formulieren, aber bei der Umsetzung alle Mitarbeiter:innen mit ins Boot holen. Die Strategie können Sie jedoch nur entwickeln, wenn Sie die technologischen Möglichkeiten und rechtlichen Anforderungen kennen. Verschaffen Sie sich also einen Überblick über die vielfältigen Angebote, die der Markt bietet und wählen Sie dann geeignete Lösungen unterschiedlicher Partner und Partnerinnen für Ihre Bedürfnisse aus. Auch intern kann es nicht nur eine:n Digitalisierungsbeauftragte:n geben, sondern jede:r muss über das notwendige Wissen verfügen, eigene Mandanten und Mandantinnen selbstständig zu digitalisieren.
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Die Anforderungen der Mandant:innen verändern sich, weshalb Sie den in Deutschland einmaligen Lehrgang zum Buchhaltroniker® anbieten. Was kann man sich darunter vorstellen?
S. K.: Der Buchhaltroniker® hat seinen Ursprung im E-Commerce: Onlinehändler sind buchhalterisch gesehen nichts anderes als volldigitale Mandate. Allein mit ihrer beruflichen Ausbildung sind Steuerfachangestellte und Buchhalter:innen jedoch nicht in der Lage, diese in derselben Qualität zu betreuen wie klassische Mandate. Um diese gravierende Lücke zu schließen, hat dekodi 2017 die branchenspezifische Fortbildung zum Buchhaltroniker® entwickelt – ein zu dieser Zeit einmaliges Angebot in Deutschland. Neben dem technologischen Know-how mangelt es oft an einem Verständnis der komplexen Zusammenhänge. Häufig treten systemische Fehler auf, deren Ursache in den zugrunde liegenden Prozessen zu finden sind. Daher wird im Seminar hauptsächlich Prinzipienwissen vermittelt und weniger die Bedienung von Tools. Dadurch können wir auch eine Herstellerneutralität gewährleisten. Neben dem Prinzipienwissen spielt aber auch das Wissensmanagement eine wichtige Rolle: Digitalisierung darf nicht daran scheitern, dass Kollege X im Urlaub ist und Kollegin Y bei ihren Mandant:innen einen anderen Prozess implementiert hat.
Digitale Buchhaltung in vier Tagen
S. K.: Da unsere Referent:innen aus der Praxis kommen, sind sie in der Lage, auf konkrete Wünsche und aktuelle Probleme der Teilnehmenden einzugehen. Generell steht der Praxisbezug im Fokus. So erhalten die Teilnehmenden neben den Skripten ein eigenes Heft mit anspruchsvollen Übungsfällen, die gemeinsam im Seminar gelöst werden. Der Lehrgang besteht aus einem viertägigen Basisseminar mit den Modulen „Technik“, „Prozesse & Organisation“ sowie „Recht“. Wer sich speziell für das Thema Onlinehandel qualifizieren möchte, kann im Anschluss das zweitätige Erweiterungsseminar „E-Commerce“ mit den Modulen „Onlinehandel“ und „Recht im Onlinehandel“ absolvieren. Der Schwerpunkt im Rechtsteil liegt dabei auf der internationalen Umsatzsteuer, denn E-Commerce findet selbst bei Anfängern und Anfängerinnen sehr schnell grenzüberschreitend statt.
Wer besucht den Lehrgang in der Regel?
S. K.: Als der Buchhaltroniker® im Jahr 2017 seine Premiere feierte, haben sich vor allem Steuerfachangestellte und Buchhalter:innen zu der branchenspezifischen Fortbildung angemeldet. Inzwischen können wir jedoch immer häufiger Steuerberater:innen und Inhaber:innen von Kanzleien begrüßen. Wir freuen uns natürlich über diese Entwicklung und haben darauf mit speziellen Themen für Führungskräfte reagiert. Da der Großteil unserer Referent:innen selbst als Inhaber:in Kanzleien oder Unternehmen führt, entstehen hier spannende Diskussionen auf Augenhöhe.
Was ist das Ziel des Lehrgangs zum Buchhaltroniker®? Inwiefern profitieren Steuerkanzleien Ihrer Erfahrung nach von den Inhalten?
S. K.: Die Fortbildung zum Buchhaltroniker® verfolgt ganz klar ein Ziel: Aus Getriebenen der Digitalisierung Gestalter:innen der Digitalisierung zu machen. Gestalter:innen, die durch eine fundierte Strategie und eine zielgerichtete Umsetzung von der Automatisierung ihres kaufmännischen Rechnungswesens profitieren. Und zwar nicht nur gefühlt, sondern messbar in Zeit und Geld. Daneben gewinnen Steuerkanzleien zudem an Attraktivität: für bestehende und neue Mandanten und Mandantinnen einerseits, sowie für bestehende und neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen andererseits. Denn im Wettbewerb um hochwertige Mandate und kompetente Fachkräfte kann der digitale Vorsprung ein entscheidender Faktor sein. Und letzten Endes geht es leider auch um die Existenzsicherung; denn ist der Rückstand in der Automatisierung erst einmal zu groß, gefährdet dies die Zukunftsfähigkeit der Kanzlei.
Vielen Dank für das Interview, Herr Kaumeier!
Stefan Kaumeier studierte in Nürnberg Betriebswirtschaftslehre. Nach mehreren Jahren im Software-Vertrieb gründete er die dekodi GmbH, die Lösungen zur Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung entwickelt. Als Antwort auf die zahlreichen Fragen seiner Kunden und Kundinnen konzipierte Stefan Kaumeier 2017 die Fortbildung zum Buchhaltroniker®.
