„Agilität ist für uns keine Methode, sondern eine Frage der Kultur“

Von Stefan Winheller und Florian Demmler

Das Thema Digitalisierung ist aus dem Arbeitsalltag der Steuerberatung nicht mehr wegzudenken. Auch der Begriff „Agilität“ ist in den letzten Jahren zu einem Modebegriff avanciert. Doch welche Vorteile bringt die digitale und agile Arbeit in der Steuerberatung wirklich und wie kann die Umstellung gelingen? Im Interview berichten Stefan Winheller, Geschäftsführer von WINHELLER und Florian Demmler, Leiter der Unternehmenskommunikation, wie sich Agilität und Digitalisierung konkret im Arbeitsalltag der Kanzlei bemerkbar machen und welche Hindernisse überwunden werden mussten. Außerdem verraten sie, welchen bedeutenden Vorteil kleine Kanzleien gegenüber großen Kanzleien haben, wenn es um die Umstellung auf agile Arbeit geht.

Lieber Herr Winheller, Ihre Kanzlei bezeichnet sich als agile und digitale Steuerkanzlei. Was unterscheidet Sie von anderen Steuerkanzleien?

Stefan Winheller: Agil ist für uns eine Frage der inneren Einstellung. Agil bedeutet, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Hierarchiestufen hinweg Verantwortung übernehmen und sich kümmern. Wir nennen das „Ownership“. Je nach Projekt hat die Person den Hut auf, die am besten geeignet ist. Das ist nicht immer zwingend die Person, die das Unternehmensorganigramm theoretisch vorgibt. Wir alle machen Fehler und lernen daraus und werden so Tag für Tag besser. Und wir stehen zu diesen Fehlern, wir teilen Wissen und erkennen die eigenen Stärken und Schwächen und diejenigen der Kolleginnen und Kollegen an. Ganz wesentlich ist auch, dass wir in der dynamischen Umgebung, in der wir leben und arbeiten, die ständigen Veränderungen, denen wir ausgesetzt sind, als völlig normal verstehen und nicht etwa als Bedrohung, als falsch oder als Fehler im System.

Nur wo sich etwas bewegt, kann es vorangehen. Das ist für uns agil.

Digitalisierung hingegen ist eine Frage der Technik. Digital ist WINHELLER schon lange. Lange vor Corona war unser Konzept des mobilen Arbeitens etabliert. Wir haben immer schon viel im Homeoffice gearbeitet. Daneben profitieren unsere Mandanten und Mandantinnen von einer Vielzahl an digitalen Lösungen, die bei uns im Einsatz sind, um die Effizienz und Qualität unserer Arbeit zu steigern: Dazu zählen natürlich die üblichen DATEV-Lösungen und sonstige Tools von Drittanbietern (z. B. unser Live-Chat auf winheller.com), aber eben auch eigens programmierte Lösungen, wie unsere Buchhaltungssoftware für gewerbliche Kryptotrader oder in Kooperation mit Softwareunternehmen entwickelte Lösungen wieunser automatisierter GwG-Check und unsere Kooperation mit accointing.com, über die private Kryptoinvestoren einen Steuerreport für ihre Steuererklärung erstellen können.

Welche Vorteile bringt Agilität in Ihrem Arbeitsalltag?

Florian Demmler: Agilität ist für uns keine Methode, die man einfach nur anwenden muss, sondern eine Frage der Kultur. Wer aus innerer Überzeugung die Sache und nicht irgendwelche Statussymbole oder Titel in den Mittelpunkt stellt, lernwillig ist und bereit ist, Fehler zu machen, offen darüber zu sprechen und sie dann abzustellen, ist bei uns richtig. Die Vorteile liegen auf der Hand: Ein respektvoller und wertschätzender Umgang sorgt dafür, dass wir voneinander lernen und blinde Flecken vermeiden. Unsere Mandantinnen und Mandanten erhalten so Beratungsleistungen von hoher Qualität. Das gilt natürlich auch für meinen Verantwortungsbereich, das Marketing: Kreativität entsteht nicht auf Anweisung, sondern im Austausch und Miteinander.

Was sind Ihrer Meinung nach die Bereiche, die das höchste Digitalisierungspotenzial in der Steuerkanzlei haben?

Stefan Winheller: Es sind sicher keine wahrsagerischen Fähigkeiten vonnöten, um vorherzusehen, dass schon bald der Beruf des Buchhalters in seiner heutigen Form nicht mehr existieren wird oder auch, dass sich das Reiseverhalten im Vergleich zu früher deutlich ändern wird. Warum soll ich von Frankfurt nach Berlin fliegen, wenn ich mit dem Mandanten, den ich bereits persönlich kenne, einfach per Video telefonieren kann?

Daneben stehen bei uns, wie anderswo vermutlich auch, natürlich vor allem diejenigen Prozesse ganz oben auf der Digitalisierungsliste, die einen repetitiven Charakter haben und überdies besonders zeitintensiv sind und händisch möglicherweise kaum noch darstellbar sind. Das ist z. B. die Geburtsstunde unserer Buchhaltungssoftware für gewerbliche Trader von Kryptowährungen gewesen: Wenn ein Trader mithilfe eines Bots eine Millionen mal pro Jahr Kryptowährungen auf einer Börse handelt, wird es mühsam mit der Buchhaltung. Wenn er das auf mehreren Börsen tut und mit zahlreichen Währungen, erst recht. Da musste einfach eine automatisierte Lösung her, weil es ohne nicht mehr ginge. Und wenn wir intern merken, dass wir mit repetitiven Abläufen Zeit verlieren, die wir lieber in die Beratung unserer Mandanten und Mandantinnen stecken möchten, ist das auch ein klares Zeichen dafür, dass wir uns den jeweiligen Prozess einmal näher ansehen müssen. Die allgemeine Regulierungswut trifft ja auch zunehmend Anwalts- und Steuerberatungskanzleien. Wir haben daher z. B. den nötigen GwG-Check im Rahmen unseres Onboardings automatisiert und gemeinsam mit der BRYTER GmbH eine Lösung entwickelt, die uns eine Menge Zeit spart und vor allem sicherstellt, dass wir nichts vergessen. Als schöner Nebeneffekt ist dabei ein Produkt herausgekommen, das wir nun auch anderen Kanzleien anbieten, die vor denselben Herausforderungen stehen, wie bis vor Kurzem noch wir.

Welche Hindernisse gab es auf Ihrem Weg zur Digitalität und Agilität bzw. welche Hindernisse kommen immer noch auf?

Florian Demmler: Wir sind mit einem zarten Alter von 15 Jahren noch eine relativ junge Kanzlei und hatten schon immer flache Hierarchien. Auch das Duzen ist schon seit Jahren etabliert. Trotzdem ist es dem einen oder anderen natürlich schwergefallen, die agile Kultur anzunehmen. Und ehrlich gesagt, befinden wir uns auch heute noch in einem Prozess und merken hin und wieder, dass die traditionelle Arbeitsweise hier und da noch immer in den Köpfen verankert ist. Dann wird doch einmal wieder eine Ansage vom „Chef“ erwartet, obwohl es um ein Thema geht, das das Team selbst klären kann. Diese kleinen Mängel auszuhalten, ist eben auch Teil von Agilität. Wir nehmen alle mit, die eine schneller, den anderen langsamer. Wir müssen nicht von 0 auf 100 in möglichst kurzer Zeit kommen. Agilität ist kein Selbstzweck, sondern das agile Mindset soll uns insgesamt besser, erfolgreicher und zufriedener machen. Und dass das gelingt, spüren wir.

Sie haben gerade die Duz-Kultur in Ihrem Unternehmen angesprochen. Auf Titel für Mitarbeitende wie „Associate“ oder „Manager“ verzichten Sie ebenso. Wie wirkt sich das auf die Zusammenarbeit im Team aus?

Florian Demmler: Das Duzen wirkt in gewisser Weise befreiend, da Etikette und Hierarchie bei der Lösung von Problemen auch hinderlich sein können. Agiles Arbeiten heißt für uns auch, dass sich Projektteams je nach Thema unterschiedlich zusammensetzen. Wenn dann einzelne Personen anders angesprochen werden sollen als der Rest des Teams, bremst das den Prozess nur aus. Auch dass Titel bei uns keine Rolle spielen, hilft in der Zusammenarbeit. Wir sprechen eben diejenigen Kolleginnen und Kollegen an, die zum jeweiligen Thema etwas sagen können und nicht die Vorgesetzen mit dem längeren Titel, der von der konkreten Sache vielleicht noch keine Ahnung hat, aber aus Gründen der Hierarchie nicht übergangen werden darf.

Gerade kleinere Steuerkanzleien haben eventuell Bedenken, auf digitale und agile Arbeit umzustellen, aus Kostengründen oder auch, weil man nicht von gewohnten Routinen abweichen möchte. Haben Sie hier einen Ratschlag, wie die Umstellung gelingen kann?

Stefan Winheller: Das ist natürlich abhängig vom Mindset der Kanzleileitung. Ich würde jedoch empfehlen, es einfach mal unter der Überschrift „Trial and Error“ Schritt für Schritt auszuprobieren. Sobald man im Team verständlich machen konnte, dass es geschätzt wird, wenn sich jeder einbringt und dass jeder Beitrag gehört wird, auch wenn er schlussendlich nicht überzeugt, ist das agile Arbeiten auf dem richtigen Weg. Auch Schulungen zu professioneller Feedbacktechnik können bereits vieles bewirken, ebenso wie die Einführung einer Duz-Kultur. Letztlich geht es ja darum, einander zu vertrauen, und zwar so sehr, dass jeder eigene Fehler in der Gruppe und gegenüber dem Chef oder der Chefin zugeben kann, ohne dass das negative Konsequenzen hat. Wenn das geglückt ist, ist alles andere sehr einfach. Und nicht vergessen darf man, dass es kleine Einheiten, in denen sowieso jeder jeden gut kennt und es wenige Hierarchien gibt, viel einfacher haben auf dem Weg zur agilen Kanzlei als große Kanzleien mit festgefahrenen Strukturen und zahlreichen Hierarchieebenen.

Wagen wir einen Blick in die Zukunft: Wie sieht die Arbeit in der Steuerkanzlei in zehn Jahren aus? Werden Digitalität und Agilität zur Normalität?

Stefan Winheller: Ganz sicher. Dafür müssen aber nicht erst zehn Jahre vergehen. Steuerkanzleien können es sich schon heute nicht mehr leisten, stur auf alten Pfaden unterwegs zu sein. Neue Kolleginnen und Kollegen frisch aus dem Studium oder der Ausbildung wollen in Unternehmen arbeiten, die genauso digital und modern sind wie sie selbst. Kanzleien, die da nicht mithalten, werden ins Hintertreffen geraten.

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