Im Unterschied zu Kanzleisoftware handelt es sich bei Tools meist um Programme, die Steuerberaterkanzleien nur für einen speziellen Bereich verwenden. Aufgrund ihres fokussierten Anwendungsgebietes besitzen sie in der Regel detailliertere Funktionen. Die Anwendungsgebiete umfassen zum Beispiel digitale Belegsysteme, Buchhaltung, aber auch die Gestaltung der Kanzleihomepage oder die Bilanzierung.

Einige Tools schaffen aber auch Schnittstellen zwischen unterschiedlicher Software oder Arbeitsprozessen in der Kanzlei. Deswegen sollte bei der Wahl eines neuen Tools auch die gesamte IT-Infrastruktur berücksichtigt werden. So wie in einer Maschine müssen die unterschiedlichen Werkzeuge und Komponenten auch in einer Steuerberaterkanzlei sinnvoll aufeinander abgestimmt werden.